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分类:本科论文 原创主题:现代化管理论文 发表时间: 2019-10-16

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文/新特能源股份有限公司康娜王莉

【摘 要】在单位档案管理中,文书档案借助各种载体全面记录了单位发展的历史,是极其珍贵的资源,因此一直是医院管理中不可或缺的组成部分.随着信息技术的发展,文书档案管理也要与时俱进,才能更好地发挥出其作用,在新形势下,文书档案的现代化管理成为必然趋势,对档案的保存、管理有着重要意义.

【关键词】文书档案管理;问题;对策

文书档案记载与再现了单位的历史,能够为单位作出重大决策时提供可靠、客观、真实的依据,因此显得尤为珍贵,随着社会的发展,对文书档案管理提出了更高的要求,加强文书档案的现代化管理势在必行.

一、文书档案管理工作存在的问题

(一)重视程度不够.很多单位对文书档案的重要性认识不足,重视程度不够,认为文书档案管理可有可无,也不能给企业带来利益,只要保存好文字资料就可以了,抄抄写写、对相关事务进行简单处理,这种存在偏差的认知,不仅影响了工作人员的态度,更影响了档案管理的质量,不利于文书档案管理.其次,文书档案管理方法单一,对相关业务掌握不熟练,缺乏相应的专业知识和技能,收集、管理意识薄弱.另外,没有专门的档案管理工作人员也是一个突出的问题,很多单位从事档案管理的人员都是身兼数职,对工作不能全身心投入,造成工作效率和水平较低.

(二)规范程度不高.档案管理工作内容繁多、管理程序复杂,包括资料的收集、整理、存储等诸多环节,但很多单位存在规范程度不高,如卷宗分类不规范、卷内目录缺少等现象.其次文书档案较低的检索效率,影响了档案的使用价值.目前有电子和人工两种检索方式,很多单位仍然沿用人工检索的方法,速度慢、效率低,对档案管理的质量产生了影响.此外,档案管理人员自身水平低,出现材料归档错误或者错误传达信息的问题,无不体现出工作中的不足.另外,文书档案管理设备陈旧,更新慢,硬件设施不到位,使档案出现丢失、销毁等情况,严重影响了档案管理的质量,给今后的工作造成了很大的困扰.

二、加强文书档案现代化管理的对策

(一)提高认识,加强重视程度.首先,通过多种形式的宣传,提高单位上下对档案管理工作重要性的认识,为档案管理实现现代化、提高档案管理水平奠定坚实的思想基础,更新理念,并积极落实到工作当中,尤其是单位领导对文书档案管理工作的重视程度,直接影响着工作的质量.其次,因为文书档案管理工作的服务性质突出,提升服务水平很有必要,增强服务意识,提高服务质量,才能充分发挥好档案管理工作的作用,为单位发展、社会主义现代化建设服务.最后,实现从传统模式向现代模式的转变,给档案管理工作提供极大的便利,使档案管理工作的效率大大提高. 

(二)规范文书档案管理工作.加快档案管理现代化建

设,不仅简化了档案管理的程序,使之易于操作,提高了档案信息管理的灵活性与有效性,还能更好地满足对信息资源利用的需求,信息的分类和筛选变得简单易行,传输更加快捷,检索准确性提高了,工作效率更高效了,大大提高了管理效率,还能实现资源共享,减轻了工作人员的工作压力,促使他们以更高的热情投入到工作中去.其次,更利于档案的保存.利用电子资源,及时备份,不仅保存时间更长,节省了大量空间,还不易损坏,满足了人们的要求,保存的稳定性大幅度提升.另外,单位要从人力、物力等方面加大对档案管理工作的支持,现代化建设离不开先进的硬件设备,及时更新、更换,为文书档案管理的现代化建设提供保障.

(三)提升文书档案管理人员的综合素质.人才是档案信息化建设的关键,传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作.文书档案的现代化建设需要高素质的人员进行管理、操作,需要更多技术过硬、专业技能过强的人员加入到文书队伍中来,因此,注重从多角度提升档案管理人员的素质,充分调动其工作的积极性、主动性、创造性,从根本上改变目前的档案管理工作现状,最大程度发挥其功能.因此,管理人员不仅要具备档案管理技能,还要熟练地掌握计算机能力.一方面,加强学习,提高其业务能力,提高工作人员的整体素质,提高档案管理工作的效率和工作质量.另一方面,使档案工作人员了解档案工作的需求形势,使档案管理工作适应形势发展的需要,促进档案资源的开发和利用.

三、结语

文书档案管理工作不但繁琐而且复杂,涉及方方面面,范围比较广,利用现代化手段进行管理,档案信息管理的空间进一步拓宽,工作更加规范、更加严格.尤其是在档案管理信息化已成为必然的环境下,加快文书档案现代化管理进程,才能使档案管理工作更好地推动单位的发展,发挥出档案信息高效、便捷的服务功能,更好地适应新时代的发展.

【参考文献】

[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务, 2012(01).

[2]单阳松,张万刚.文书档案管理工作改革与问题研究[J].办公室业务,2013(09).

[3]赵琳.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务,2013(13).

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参考文献:

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