论文档案数字化业务外包工作，该文是关于档案数字化方面电大毕业论文范文跟档案和外包和数字化方面毕业论文格式模板范文.
【摘 要】档案数字化是档案管理工作的重要组成部分,档案管理机构在处理档案数字化工作时,经常采取的办法是业务外包,一方面提升了档案机构的工作效率,另一方面节约了档案管理的财务支出,但是,业务外包也存在安全、财物等方面的隐患.对此,本文将从外包前期准备、公司选择、安全防控、验收交接出发,对档案数字化业务外包给予一些建议.
【关键词】档案数字化；业务外包；研究
所谓档案数字化业务外包是指相关档案管理机构结合自身工作需求,将档案数字化业务委托给专业外包公司,外包公司利用计算机、多媒体、数字摄影存储等技术手段,对纸质、电子等档案资源进行扫描、加工、处理,档案管理机构对数字化成果直接利用的一种工作方式.我国于20世纪90年始正式推广档案数字化业务外包,经过几代人的努力,在外包公司业务能力、数字化技术、法律制度、信息化利用等方面积累了一定的成果.然而,在实际工作中,档案数字化业务外包工作也存在着潜在的风险,档案管理机构要高度重视,严格把控,推动档案数字化业务外包工作持续稳定发展.
一、做好档案数字化前期准备
档案管理机构确定档案数字化外包后,应积极部署,做好前期准备工作.首先,档案管理机构应成立档案数字化外包管理组织,明确组成人员及工作职责,做到任务清楚、责任明晰.其次,结合国家标准和本单位工作实际,系统整理本单位档案基本情况,包括档案数量、载体形式、档案类型、保存状况、保存期限、秘密等级等,综合考虑职能、成本、风险、利益等因素,对需要进行数字化管理的档案进行分类,根据分类情况来确定外包的业务范围.最后,走访调研、借鉴经验,制定一套切实可行、科学合理的业务外包工作方案,从转化流程、保密管理、风险防范预警等方面细化规章制度,为档案数字化业务外包工作提供方向指引、操作指南.
二、准确选择外包服务公司
（一）审核外包服务公司.档案数字化工作具有复杂性和专业性的特点,档案管理机构在选择外包公司时要综合考虑多方面因素.一方面,审查外包公司资质,外包公司是否具有工商管理部门核发的有效营业执照,档案数字化加工或数据处理类项目是否属于其业务范围,是否具有独立的法人资格,是否具有相关的专业技术人员、软硬件设备,评估公司的财务状况、信誉等级、成功案例等.另一方面,考察外包团队的业务能力及素质.从总体上讲,外包团队人员专业技能的高低决定了外包业务开展质量的好坏.所以,档案管理机构要选择高素质的外包人员及外包公司.这就需要档案机构在与外包公司签订外包合同的时候,就必须选择那些具有专业技能、较强责任心以及良好道德品质的外包人员,能够熟悉数字化工作流程,熟练操作数字化设备,不泄露档案信息资料秘密,确保工作保质保量地完成.
（二）签订合作协议.在选择出合适的外包公司后,需要制定合同和制度来明确外包业务范畴、责权以及外包公司的服务界限,内容要细致规范,合同中要详细记录外包模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等方面,使得外包公司明确自身的职责,并且保质保量地按时完成外包业务.除此之外,还需制定保密条款,双方签订保密合同,一旦出现档案信息泄露情况,按照保密条款,严肃追究相关责任人和责任单位.
三、全程监控档案数字化过程
（一）制定标准化业务流程.档案管理机构要结合外包工作事项制定相应规范和操作标准,使得外包公司有章可循,按照标准进行档案数字化转化工作.档案数字化转化工作程序复杂且繁琐,既包括转化前期的准备工作,如提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理等,又包括转化中的扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引等,还包括转化后期的打印目录、 装订(装盒)、 还档、 登记、 归档、 备份、 抽检等.在具体项目实施过程中,要有效把握好每一个环节,使得业务流程的各环节之间有效衔接,避免发生错误.在提卷工作中,要注意形成数据表格,方便日后查证；在拟标题时,也要使拟定的条目表达清晰；在档案整理过程中,如发现一些损坏严重的档案影响扫描工作甚至无法进行扫描,需要先进行相应的处理,恢复档案内容以确保档案扫描工作可以高效地完成；在对档案进行扫描工作时,如果装订物的存在影响到被扫描档案的内容,这时需要拆除装订物以确保档案的完整性；在拆装过程中,要保证档案完好无损,并及时做好档案记录,以保证档案在装订后无错误情况；在装订过程中,要严格按照国家规定,确保合法合规.要确保每一项工作都有记录,每一天的工作都装订成档,方便日后查找问题出现的根源.
（二）加强数字化场所安全防控.档案数字化外包工作开展较为复杂,涉及到的人员较多,无形之中增加了不安全风险因素的可能性.由于历史沿革等客观原因,档案总有可能存在编号错误、文件损毁等现象,在档案数字化过程中,档案机构人员也要参与其中,如果发生问题及时处理,避免发生较大失误.档案机构完善制度防线,制定相应的监管制度,将各项规章制度张贴上墙,要求外包人员时刻遵守,加强监督检查,确保制度落实到位.加强档案加工人员安全教育,明确规定不得擅自翻印、复印档案机密文件或资料,不得在日常通信或普通电话中泄露档案机密.要加强对数字化现场加工转化的管理,安装视频摄像设备控制系统进行实时监控,做好防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护工作,每天检查门窗电的开关情况.在技术层面,为了禁止电子档案的肆意传播,可以针对USB接口进行设置,禁止外包人员私自携带手机、相机以及U盘等电子设备进入加工场所,非档案工作人员不得进入加工场所.配备专人负责*交接手续,使得档案数字化交接离不开责任人,每天对工作进行整理统计,将扫描完毕的档案资料存放于专用橱柜内,分类归档,在数字化转化过程中形成的各种草稿、图像、废纸等一律按保密纸处理或销毁,不得携带出加工场所.
（三）引入第三方监理机构.俗话说“招标保证经济,监理保证效率”,档案管理机构与外包公司之间也需要这样的第三方团体,一个优秀的监理机构可以提供档案数字化全过程、全方面的服务.一般情况下,监理机构可以选择具备档案数字化业务指导能力的团体或者个人,可以是档案行政业务人员、档案学专业人员或者信息管理专业人员,也可以是一些档案培训组织、学会等.在档案数字化项目确立之后,监理机构为档案管理部门提供设计管理、招标投标、设备采购、实施推进、安全防控、验收评估等服务,代表档案管理机构对项目进度、质量、经费、安全、信息等进行管理和控制,第三方需要在监督和管理过程中及时发现问题、解决问题,统筹协调档案机构与外包公司之间的管理、组织、奖惩、验收等工作,确保数字化工作按照时间节点稳步推进、按期完成.
四、接收与维护档案数字化成果
外包公司档案数字化工作完成后,档案管理机构应及时对数字化成果进行系统评估验收,组织专业技术人员对数字化原始资料、成果、存储设备、移动备份介质进行检查.对照移交项目表,对实体档案数量、顺序、状况等进行清点、核对,重点检查档案有无损毁、丢失、涂改等情况,确保完好无损.对数字化图像数据进行检查,主要包括图像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正确、顺序是否连贯.对数据备份进行验收,检查硬盘、光盘等存储备份设备是否能阅览、内容是否正确、有无遗漏、标号种类等信息是否完备.凡验收不合格的,由外包公司进行补充修正,验收合格后方可*交接手续.同时,增进档案机构与外包公司之间的联系,定期组织开展双方面的培训,学习档案数字化的整理方法、操作流程、前沿技术等,不断提升外包人员的业务技能,增进档案机构工作人员的档案管理水平,实现档案数字化业务工作长效化.
综上所述,档案数字化业务外包工作是复杂性、系统性的大工程,业务外包为档案管理机构提供了便利,促进了档案信息化的发展,但是,业务外包也存在一定的风险.档案管理机构要防控外包过程中的风险点,选择专业的外包公司,加强事前、事中以及事后的监督和控制,只有这样,才能真正提升档案数字化效率,提高档案管理水平,推动档案数字化事业繁荣发展.
【参考文献】
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本文总结,该文是关于档案和外包和数字化方面的相关大学硕士和档案数字化本科毕业论文以及相关档案数字化论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
参考文献：
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