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本报记者赵明
在经济增速减缓,各行业都处于面临新挑战和激烈竞争的大环境下,企业要想稳定发展并确保盈利性增长则是难上加难.而不少大型企业早就开始将IT、文印等非核心业务外包,以减少固定资产,提高生产力并降低成本.如深受企业欢迎的富士施乐打印管理服务,不仅能优化打印环境、提高生产力,还能降低运营成本.目前,富士施乐又率先推出了创新型文件管理外包咨询服务———新一代打印管理服务,全新服务可整合企业管理文印设备,优化文印环境,实现移动办公、提升信息安全,还可改善企业文件密集型工作流程,通过简化、自动化并智能化工作流程,大幅提升业务效率,为企业创造更多价值.
新一代打印管理服务包括前期评估和三个阶段的实施.其中前期评估是通过“打印管理服务成熟度测评表”评估企业现有文印管理现状,清晰地了解企业在以成本控制、可持续发展、移动性、安全性、生产力、洞察力为核心维度的文印环境的成熟度,并与不同城市或国家的成熟度进行横向比较.在评估并分析企业文印管理方面的状况和问题后,富士施乐就可通过“评估与优化文印环境”、“整合管理文印设备与提升信息安全性”、“自动化与简化工作流程”三个阶段帮助企业有效管理整个工作流程,并不断创造新价值.
评估与优化文印环境
企业在运营中,如果不清楚甚至不能计算出所有成本,就无法控制和节省成本.富士施乐通过采用行业领先的评估工具———精益六西格玛方法论,为企业提供文印管理的评估与分析,提供适合打印环境的管理和优化方案.
在评估与优化打印环境阶段,富士施乐通过核算打印设备、软件、耗材、零配件、第三方服务供应商等方面的显性成本,以及管理打印设备的工作人员等方面的隐性成本,详细分析并优化企业打印环境,帮助企业降低成本与环境负荷.
首先,针对客户所处的企业办公环境进行评估,包括分析打印量,通过业务流程分析文件信息流程,分析打印设备、文件归档和流程中的隐性成本,以便精准统计总成本.同时,富士施乐还会使用客户所在行业的基准数据,帮助客户了解当前和未来所处的打印管理水平.
其次,通过优化打印环境,提高资源的有效利用,实现文印设备的“轻资产化”,并降低文印对环境造成的影响.此外,富士施乐还可为企业提供其他供应商文印设备管理,即多品牌设备管理服务,在为企业创建最佳的文印环境的同时,简化企业对供应商的管理.
整合管理、提升信息安全性
经过优化打印环境后,富士施乐还可将企业办公室、文印室、移动办公以及云打印等各种环境的文印设备进行整合和统一管理.不仅可以利用云技术和移动技术提高工作效率和便捷性,更可进一步实现移动办公,并提升企业整体的信息安全性.
在整合管理文印设备阶段,富士施乐新一代打印管理服务能为企业提供IT 基础设施的支持和整合,减少相关人员日常文印管理的繁琐工作,使其更加专注于企业核心业务.此外,据了解近90%的企业都曾因无保密打印而发生过信息泄露,而富士施乐新一代打印管理服务,可通过数据加密和覆写、授权和认证实施主动式安全管理等方式保护数据信息免受安全威胁.
自动化与简化工作流程
经过前两个阶段对打印环境的评估与优化、整合管理所有文印设备并提升信息安全、实现移动办公后,就可以通过富士施乐独有的咨询式服务分析所有文件密集型工作流程,实现工作流程的自动化与数字化,帮助企业提高生产力.
富士施乐新一代打印管理服务可帮助企业甄别需要改善的文件密集型工作流程,实现业务流程的数字化、智能化和自动化,不仅可简化业务流程,提高业务效率,还可减少不必要的打印需求和纸张使用,最大限度减少企业文印支出,促进工作效率的提升.
在自动化与简化工作流程阶段,富士施乐通过收集的数据鉴别文件密集型工作流程,将打印数据进行定量和定性的分析.可视化地展现文件生命周期,确定哪些是低效的工作流程,建议企业通过将原有基于纸张的工作流程转变为数字化和自动化的流程,以提升该工作流程的信息沟通效率.另外,面对各行各业的数字化变革,富士施乐新一代打印管理服务不仅能够将纸张文件进行数字化和自动化以实现高效的信息沟通,还可以将平板电脑、智能手机,以及其他来源的文件无缝共享、保存并转换为可接入整个企业文件管理环境的信息.此外,富士施乐会定期审查服务实施的效果和问题,以确保企业拥有最佳的工作流程和文印环境.
在办公环境日趋向移动化、数字化、智能化发展的今天,富士施乐新一代打印管理服务可为企业解决文件管理的问题,为企业减轻负担,提高生产力.作为最早推出文件管理外包和咨询服务的企业,富士施乐拥有60 年的全球服务经验.IDC《2016 年MPS 打印管理服务市场分析报告》显示,富士施乐在中国市场份额高达48%.作为文件管理解决方案与服务领域的领导者,富士施乐始终以前瞻性视角,通过丰富的解决方案与服务,助力企业打造数字化、智能化的办公环境,帮助企业提高工作效率与核心竞争力,创造更多价值.
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参考文献：
1、 富士施乐发布全新生产型数字印刷系统B9系列 5 月7 日, 富士施乐（中国）有限公司宣布推出4款生产型数字印刷系统B9136、B9125、B9110和B9100（简称B9系列） B9系列具有高生产力、高可靠性、高灵活性和出众的输出品质,可满足印.
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