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办公自动化类论文写作资料范文 跟办公自动化在现代秘书工作中的职能相关毕业论文格式范文

分类:论文范文 原创主题:办公自动化论文 发表时间: 2024-03-10

办公自动化在现代秘书工作中的职能,本文是办公自动化类毕业论文题目范文和办公自动化和秘书工作和职能方面毕业论文格式范文.

摘 要:国家经济的飞速提升,让办公自动化与信息的互联网化得到了全面的普及与发展.我国社会主义市场经济体制的建设也随着国家经济的全面开放,让现代秘书工作加快了与国际环境接轨,同时加速现代秘书工作与时展的同步.经过与国际的接轨让现代秘书工作大大的区别与传统的秘书工作,更多体现在职业性的特点上,现代秘书的工作充分利用办公自动化等科技手段让秘书工作朝着更加职业化、科学化、智能化发展,同时强化了现代秘书岗位的责任化.

关键词:办公自动化;现代秘书;职能

办公自动化是一项融入了诸多科技内容的智能化办公系统,其中就包含有效的利用计算机、通信技术等高端技术手段,又遵循系统科学与行为科学的应用,让办公从传统的工作方式进行改变.办公自动化系统是一项利用科学与技术手段对大量复杂的、重复的传统数据进行分析、整理、归类从而形成帮助秘书获得工作结果的一项智能化系统.办公自动化技术是时展的产物,是一项具有高度融合能力的科学化系统,目前国内外对办公自动化有很多解释.普遍意义将办公自动化定义为通过先进的自动化系统和设备,利用信息资源来提高办公的效率与质量,从而获得更好的效益.早期的办公自动化主要是针对某一项特定的工作来进行开发,现阶段的办公自动化是一个系统,是一项融合了办公中所用的所有程序而开发完成的.目前社会将办公自动化系统简称为OA系统,我国的办公自动化工作起步较晚,但是由于我国的互联网技术的飞速发展,让我国的办公自动化系统非常快的进入到了互联网化的办公自动化系统,虽然起步晚但是发展速度非常迅猛.随着我国社会经济的发展和社会信息的需要,加强办公自动化在现代秘书工作的运用及其重要.

一、办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量

办公自动化系统的标志是以计算机信息处理为中心的科学化技术手段,办公自动化的核心就是对于大量、复杂的数据处理的工作.这种通过技术手段对信息的处理可以加快工作进程,比如公司的库存管理、财务的各项报表与账目、档案合同的索引与查找.传统工作中这些数据的处理都需要人工进行整理,这时就要调动更多的人力,让更多的部门参与到这项工作中,众所周知当一项工作投入的部门和人力越多面临要处理工作要远远高于数据处理的工作.传统的人力处理数据需要按照统计、计算、制表、核对、上报领导查阅.如今只需要介入OA系统,将数据录入到系统中,相关部门投入最少的人力就可以在最短时间内将准确的、清晰的报表上报领导查阅从而做出更准确的决策.所以办公自动化系统是一项利用科技手段减少人力的一项人员精简的办法,一方面提高了效率,另一方面减少了人员成本的付出.对于秘书工作中的一项文件起草工作也可以利用OA系统进行简化,传统的文件起草需要按照撰写、修改、校对、打印,如果一个环节出现失误就需要从头再来.利用OA系统后可以省略校对与打印直接利用系统对文稿进行文字的处理时限文字的增加、删减、改错等文字编辑功能,文件确定后还可以缓存到电脑的磁盘中.这样来只需要撰写人员在电脑端进行录入,后期只需要点几下鼠标就可以完成的工作.根据数据统计,李荣办公自动化系统后秘书的文件起草工作可以节省80%的时间与20%的人力,提高了工作的准确度还有工作的效率.

二、办公自动化使办公活动呈现全新的面貌

办公自动化系统的引入是实现秘书工作进入现代化的重要条件,通过引入办公自动化让传统的办公室结构和工作方式都得到了进一步的提升.传统办公室中经常可以看到一个又一个笨重额文件柜、档案柜,成山的纸张文件与报表.通过OA系统将所有的纸质文件可以融入到系统总,就算将信息进行备份留档都可以拷贝到一个移动硬盘或U盘中,甚至可以备份好多份以防丢失,传统的文件存储容易因为纸质、墨迹的陈旧而丢失.办公自动化系统是根据秘书发出的各项指令进行逻辑化的工作,让原有的纸、笔工作变成鼠标的工作,代替了大量的抄写和复写工作.办公自动化系统不仅包含了计算机系统还包含很多自动化的设备,例如打印复印传真一体机、电话会议呼叫设备、网络会议设备等,原有办公室不能有人员离开因为要守在在电话旁进行接听,现在只需要将电话与电脑进行相连,通过电脑进行自动转接.办公自动化的建立还需要建设办公室的局域网,这样还加强了局域网内的信息流动,可以不通过外部互联网,可以不依靠网速来解决还保证了信息的安全性.各设备间可以通过局域网完成互联、调取等.

三、办公自动化有力地促进管理工作的改革

办公自动化实施的过程,也是促进企业管理升级再造的过程.办公自动化的实施后,可以通过系统合理安排工作计划与会议安排,制定电子日程与电子备忘,一个会议传达可以由原来的几分钟节省到几秒钟.包括会议场地的安排与排气都可以通过系统自动完成,减少相关人员的重复工作.会议室的使用与取消也可以直接在系统中完成加快办公的速度.办公自动化系统可以自动的按照会议安排提醒相关人员不要迟到,科学的提供更多的服务.通过以上表述可以看出,办公自动化的实施是一项促进管理系统和手段改革的重大举措,让臃肿的管理机构得到精简,让重复性的工作简单化只需要系统就可以解决.办公自动化系统的实施必然也是促进工作者加快职业能力,将工作技能不断升华,工作更加标准化的鞭策手段.办公自动化系统其中有一项功能是信息分享,各工作者可以利用系统最快速的获得全面的资料来提高工作的准确度,改变传统的口对口传达,减少信息传达的错误与遗漏.所以办公自动化的实施不能只对部分功能的改革,要实行全面的信息化管理改革来发挥办公自动化的科学技术效用.

四、办公自动化使秘书人员的思想观念、心理结构和业务素质发生一系列的变化

办公自动化的引用是在办公室内进行了一场革命,这种革命让所有人员的思想得到改变、工作效率得到增加、工作能力得到提高的进步性改革.如果只是将办公自动化的引入变成购置一些先进的设备就实现了科学性是十分不准确也是不全面的.办公自动化是一套完整的系统,他不仅是在现代化的办公设备还是设备、网络、人员相互协调与统一的系统结构.其中秘书工作就一重点工作,例如秘书人员要学会办公自动化的知识才能更好的使用系统中的设备,办公自动化的设备要根据人员的情况进行网络搭建完成信息的处理与分享,网络的搭建是有具有专业技术的人才来实现的,由此可以看出三者是息息相关、缺一不可的.新时代的秘书工作要具备信息观念、时间观念、效率观念和竞争观念,通过对自身观念的转变在加上办公自动化系统的引进才能真正的实现办公自动化系统融入到秘书的职能中.

五、结论

新时代的秘书要丰富自身专业素养与职能技能外还需要尽快的融入到办公自动化的实施改革中来,从工作的结果来看,办公自动化的实施也是减少了秘书工作的压力,让秘书工作从原有的重复性工作解脱出来,去承担更多具有挑战的工作.人类物质文明的发展、社会信息的发展以及网络、互联网的技术发展都是推进办公自动化发展的基石,所以秘书人员必出认识与发挥办公自动化的职能,更好的完成秘书工作.

参考文献

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[6]谭彬.陈薇,建立办公信息管理系统实现无纸办公和网上办公.秘书之友,2003年第12期.25-27

上文总结:此文是一篇适合不知如何写办公自动化和秘书工作和职能方面的办公自动化专业大学硕士和本科毕业论文以及关于办公自动化论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.

参考文献:

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