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“很抱歉,你的建议没有被采纳.”我们都听到过这样的话,这句话吞噬过我们的希望,也挫败过我们的信心.下面的场景可以告诉我们方案被否决的原因.
试想一下,经过几周的长时间工作、繁复的分析、无数的会}义、诚恳的游说之后,你带着你的想法来到了项目委员会.你坚信自己的想法将会为其创造巨大价值.你仔细地整合了相关分析,润色了演讲稿,设计了每一页PPT,直到一切都趋于完美.最终的PPT中有总计53页的严谨数据,看到这些,你认为自己一定可以打动委员会成员.
会议当天,你难以掩饰自己的兴奋.为了使方案经得起推敲,你已经竭尽全力,你觉得人们已经没有任何理由否决它.你看着你的报告被一本本分发下去,人们开始浏览——看起来像是一个不错的开始,至少大家对这份报告感兴趣！不过仔细一看,你发现他们脸上似乎露出了一些疑惑的神情.有人举起手说：“第42页,我有个问题.”你紧张地翻到这一页,却突然想起来,你还没做自我介绍.沟通对象对你的回答渐渐感到厌倦,有的人质问为什么内容毫无新意.一名委员会成员指出了建议中的每项错误——你的方案都快被他推翻了——他说：“我根本看不出你的计划如何能够提高工作效率.”此时,你多希望自己在报告中提出了能提高工作效率的方法,然而你把时间全花在了数据分析上.
原本30分钟的简报被拖成了漫长而痛苦的45分钟,提问、抱怨和重重的叹气声此起彼伏.终于,委员会的负责人决定结束你的痛苦,她说：“很抱歉,我们今天无法通过你的方案,你下个月再进行汇报吧.”你在会议室后排的椅子上瘫坐下来,你“完美”的报告仿佛化作了一列火车的残骸,载着你的想法一直冲到了火焰里——一切都完了.
你的同事吉莉安是下一个汇报者,你心里感到有些愧疚,因为你的简报超时,现在她只有15分钟来完成这次报告了.最重要的是,她现在面对的是一群颇为恼怒的沟通对象.她分发下去的报告也只有短短9页.你心想：“完了,她完了.她的报告太短了,根本无法提供足够的信息支撑她的观点.’
吉莉安清清嗓子说：“请大家翻到内容提要,我想先阐明几个观点.我建议启动沟通培训计划,这个计划能给我们带来的最大好处是：如果我们每个人每月能在沟通上节约1个小时,员工的工作效率便可以大幅提升,这可以为我们每年节省下来35万美元的支出.”委员会成员看着她的报告,点着头；而吉莉安就站在那里,并没有多说什么.他们读完摘 要,开始把目光转向她.
“有什么问题吗？时间有限,我们还是主要讨论一下对这个计划的顾虑吧.”吉莉安问道.
“我觉得大部分内容都是可行的,除了第五个要点,关于提高工作效率这一点.”那个刚刚在你做简报时跟你较真工作效率的委员开始向吉莉安提问.你迫不及待地想看看她如何为自己辩护.
“我明白您的顾虑,请大家翻到第6页.”吉莉安将她的PPT切换到关于节约开支的分析.
你摇摇头,完全无法相信她敢这么做——她居然跳过了这么多页！
吉莉安解释了提高工作效率从而节约开支的相关计算,然后问道：“还有什么其他问题吗？”每个人都摇摇头.“那好,请大家翻到第9页,我想和大家讨论一下执行层面的问题.”她向委员会展示了资金需求以及培训的时间表.报告结束时,她将目光转向委员会负责人.
负责人的回答让你大吃一惊.“这个项目很不错,吉莉安.就我个人而言,我很喜欢提升工作效率这部分,这会对我们有很大的帮助.”
她问了问其他人,“大家都同意这个计划,对吗？”所有人都点头表示支持.负责人继续说：“我们都支持你的方案.项目进入执行阶段时请向我们汇报.”吉莉安向委员会表示感谢.
到她离开房间为止,她只用了14分钟,只讲了3页的内容,但方案就这样被通过了！她是怎么做到的？你思考着,同时对她充满了敬佩.
答案很简单：吉莉安直截了当地阐明了自己的想法,主导了论证过程,并和听众分享了最相关的信息.她考虑到了她所要达到的目标和听众的诉求,在制作PPT之前,甚至在进行数据分析之前,就先规划好了方案的结构.吉莉安把重心放在她想要的结果上——让方案得到通过,而不是让分析过程中有漂亮的视觉效果或是令人印象深刻.她以结果为导向,放下自己的目标,根据听众的需求调整内容.
我将这种方法叫作“结构化思维过程”.如果做得正确,你可以更有效地、更快地把一个初步想法逐步转化成一个能被批准的方案.为了拥有这样的能力,你必须摒弃固有的习惯,接受那些你还不太习惯的方法.起初,你可能会退缩,认为这根本不可能实现.你遇到了以前从未学过的知识,感到震惊也是非常正常的反应.当你过了这一阶段,忘记了以前的习惯,你会发现这一过程非常直观.我们之所以无法掌握这一方法,只是因为我们以往错误的认知——以为简单的方式不足以解决问题.然而,这一方法的美,正在于它的简洁和精练.
古希腊哲学家毕达哥拉斯最了解这种方法的真谛,他说：“不要冗言赘语却言之无物,说话应当言简意赅.”如果你准备学习这一方法,就应当追随毕达哥拉斯的建议,如此一来,你不必多言就可以达到你想要的结果——让方案获得批准！
（张甫卿摘自九州出版社《极简思考》）
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