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浅谈如何做好文物档案管理工作
程春艳
（四平市烈士陵园管理处,吉林 四平 136001）
［摘 要］我国有着悠久的历史,在历史长河中遗留了很多遗迹和遗物,这些文物成为历史的见证品,有着巨大的研究价值,是我国历史文化的重要遗产.我国都是通过国家博物馆对文物进行统一管理,每件文物都有对应的文物档案,由于我国文物经手环节比较多,而且文物的数量和种类都比较庞大,这就导致文物管理工作十分困难.本文主要研究了我国在文物档案管理中存在的问题以及如何做好文物档案管理工作,以供文物档案管理部门借鉴.
［关键词］文物档案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.111
［中图分类号］G275.9；K871 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）24-0-02
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文物档案概述
文物档案就是记录文物的挖掘、文物信息、文物保护、文物研究等与文物息息相关的工作内容,依靠文物档案,人们可以清晰地了解一个文物的历史来龙去脉,帮助人们更好地认识和了解文物.文物档案的形式多样,有文字的、图像的、音频的和视频的.文物档案有以下几方面的特点.第一,文物档案的附属品性质.文物工作者在历史遗迹和遗物的研究中,会挖掘出历史遗迹和遗物的特征,以此来确认当时社会的生产活动以及政治、经济活动等,由此可以看出文物档案是在文物研究中逐步形成的.第二,文物档案的动态性.从文物挖掘工作开始就已经有了初步的文物档案,随着开展鉴定、修复和研究等后续工作,会产生新的文物档案,这些内容不断积累的过程也是不断完善文物档案的过程.第三,文物档案具有的文物保护功能.文物资源是历史的遗留,是在特定时间和空间形成的,不可再生,一旦文物被破坏,只能依靠文物修复来尽量复原.建立文物档案,对文物进行归类和详细记录,也是文物保护的重要形式.
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文物档案管理的重要性
文物档案管理工作对于文物的开发、利用和保护有着重要的作用.首先,文物管理部门通过完善文物档案,将其应用到博物馆管理中,可以为人们呈现出更为丰富和全面的文物资料,让人们对文物所体现的历史文化有所了解,这对于文物保护宣传工作起到了一定积极作用.其次,文物档案管理工作有利于文物的开发和保护.由于文物资源是一种不可再生的重要资源,自然环境对于文物的影响是比较严重的,文物在自然环境中会受到侵蚀.文物管理部门通过文物档案将文物的制作材料、历史朝代、保存要求等记录下来,对于文物的开发和保护工作具有重要的意义.最后,文物档案管理是现代管理的重要要求.文物档案管理可以利用现代技术,实现现代化管理.文物档案管理在最初只是整理文物的相关资料,在信息化的今天,文物档案管理还提供了检索工具,已同计算机技术实现融合,方便了文物档案的归档和查档,极大提升了科学性和工作效率.
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文物档案管理中存在的问题
3.1 工作量大、程序多
文物档案的管理程序多,工作量比较大.文物档案在建立之初,需要登记文物的信息,要求登记人员的字迹要清晰工整,对登记信息进行订正,经办人员还要进行盖章,这样才完成登记工作.同时,建立文物档案需要很多规范性的规章和流程,由于文档的经办人比较多,导致管理出现困难,一旦某方出现问题,都会影响文物档案管理工作.例如,文物档案填写人比较多,书写习惯和字迹都会影响文物档案的研究和管理.
3.2 文物档案管理疏漏
国内文物档案的种类繁多,增加了文物档案的管理难度.目前,文物档案管理主要采用编号的方式进行,每个档案都有编号,按照编号确定档案的位置.文物档案管理存在一些疏漏,主要体现在以下几个方面.首先,档案编号不合理.对于档案编号分类不够科学.其次,档案的取放问题.部分档案室在取出档案后,未预留空位,导致档案出现错位.最后,档案整理问题.随着文物研究的不断深入,文物档案的内容也在丰富,部分档案室对文物档案未及时整理或者管理不善,导致出现混淆和丢失的情况.
3.3 文物档案的保存问题
文物档案保存取决于自身的材质以及所处的环境、光线、湿度和温度等自然环境,虽然这些因素破坏文物档案的进程比较缓慢,但是时间久了也会对文物档案带来极大损害.此外,对于一些比较热的文物,人们通过借阅来获取文物档案的信息,文物档案经过多次借阅,也会出现损坏、磨损,甚至会丢失,进而影响档案管理工作的顺利进行.
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如何做好文物档案管理工作
4.1 提升文物档案管理人员的素质
由于文物档案涉及的内容和范围比较广泛,包括文物的全部信息,做好文物档案的管理工作,不能单纯依靠几个人实现,而是必须成立档案管理的部门或者小组.因此,做好文物档案管理工作,离不开高素质的文物档案管理团队.首先,在招聘文物档案管理人员时,文物档案管理部门要选择那些热爱文物档案管理工作、有丰富档案管理工作经验和工作责任心的人员,保证文物档案管理的工作质量.其次,文物档案管理部门要加强文物档案管理人员的内部培训,包括对文档管理的建档、取档和归档等基础管理操作,以及档案的整理和保存经验.最后,文物档案管理部门要对文物档案管理人员进行资质认证,对管理人员业务水平进行考评,淘汰那些不合格的管理人员,鼓励档案管理人员不断提升自我.
4.2 强化档案法律意识,加强档案法规宣传
随着法律制度的不断完善,国家也制定了档案管理方面的法律法规,这也是做好文物档案管理工作的重要保障.首先,国家通过宣传文物档案法规,让人们认识到文物档案管理的重要性.其次,对于由于管理问题而造成经济损失的,国家要追究相关人员的经济责任,以此来强化文物档案管理人员的责任意识,促进文物档案管理工作顺利开展.
4.3 加强文物档案的信息化管理
计算机技术能够大幅度提升文物档案管理工作的效率以及工作质量,因此文物管理部门要加强文物档案的信息化管理.首先,建立文物档案的网络平台.文物工作者将文物档案的相关信息录入网络平台,实现纸质档案和数字档案的双向管理,即便纸质档案出现损坏或者遗失,也可以利用数字档案修复档案.其次,利用数字化技术对文物档案进行整理和归档.文物工作者要利用计算机记录文物档案的借出和归还时间,以及文物档案的保存位置,可以直观地显示在计算机上,依靠强大的信息检索和定位功能,可以方便地进行档案的查找和调取.最后,注重系统的安全和维护.文物工作者要经常对数字档案系统进行维护和检测,一方面要进行档案管理监督工作,另一方面要维护网站安全.
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结 语
文物档案是对文物信息、文物研究的记录,由于文物是一种不可再生资源,文物档案管理对于文物保护工作有着重要的意义,因此,人们必须加强和重视文物档案管理工作.目前,文物档案还面临工作量大、程序多等问题.文物管理部门要做好文物档案管理工作可以从以下方面做起：首先,按照“集中归档、分散建档”的管理原则,做好档案的整理和归档；其次,强化档案法律意识,加强档案法规宣传,提升档案管理人员的责任意识；最后,加强文物档案的信息化管理,提升管理效率.
主要参考文献
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参考文献：
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