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关于秘书工作方面开题报告范文 和应用型本科院校教学秘书工作探析方面开题报告范文

分类:职称论文 原创主题:秘书工作论文 发表时间: 2024-01-28

应用型本科院校教学秘书工作探析,该文是关于秘书工作方面论文怎么撰写与本科院校和秘书和教学方面自考毕业论文范文.

摘 要教学秘书是一所院校必不可少的教学管理人员,其工作能力的强弱直接影响到二级学院日常工作能否顺利展开.由于应用型本科院校办学时间较短,缺乏完善的管理制度,这就要求教学秘书要有较强的工作能力.因此如何做好教学秘书岗位工作,如何提升业务管理能力,这些问题迫切需要解决.

关键词应用型本科院校二级学院教学管理人员

Analysis on the Work of Teaching Secretaries in AppliedUndergraduate Universities // Xia Tao

Abstract Teaching secretaries constitute an indispensable part inthe teaching management staff of a university. Their work abilitydirectly affects whether the daily work of secondary colleges canbe oothly carried out. Due to the short running time of application-oriented undergraduate universities and the lack of asound management system, it is required that teaching secretariesshould he a strong working ability. Therefore, it is imperative toimprove the work of teaching secretaries and promote their managementability.

Key words applied undergraduate universities;secondary colleges;teaching management staff

应用型本科高校大多数属于新建或升格的院校,独立办学的历史不长,因此学校在转型发展阶段,其下属的二级学院面临着繁重的行政与教学工作,此时二级学院有序的运行就显得格外重要.而承担学院基层管理任务的往往是教学管理人员,尤其是教学秘书.由于应用型高校转型压力在不断释放,管理方面经验不足,二级学院日常工作中存在各种问题.[1]

1 教学秘书岗位存在的问题

由于应用型本科院校相对于其他高校来说办学时间不长,对管理人员培训指导方面的经验不足,因此在教学管理上存在着这样或者那样的问题,这直接或者间接地影响着教学秘书的日常工作,总体归纳起来有以下几点问题.

1.1 缺乏教育管理方面相关知识,对本科教学规律认识不清

从事教学秘书岗位的人员绝大多数是刚从大学走出来的应届毕业生,没有任何工作经验,而且大多毕业于非教育类或者管理类专业,因此对于教育或者教学管理方面的知识和规律知之甚少,甚至一无所知,很难根据自己在校所学专业来指导本职工作,仅仅只有自己做学生时期的感受,在现实工作当中无法快速进入教学管理人员的角色,不熟悉教学工作的各个环节,很容易在工作初期给自己带来诸多不便,造成二级学院日常教学秩序的混乱,使自己一直处于焦头烂额的状态.

1.2 教学秘书岗位轮换频繁,工作没有传承性

应用型本科院校在工资待遇、职称晋升、科研奖励等方面侧重于教师岗位,对于行政管理岗位没有过多的倾斜,并且学校严格控制人员转岗,很多属于行政岗位的教学秘书看不到未来的发展方向,自身所学无用武之地,对工作前景十分迷茫,久而久之形成了职业倦怠感,因此离职现象频发,教学管理岗位人员流动频繁.这种情况给该岗位的后继者带来了许多麻烦,原岗位人员虽已完全熟悉工作方法和流程,但没有彻底进行工作交接,也没有时间带领继任者熟悉一遍工作流程就离开原单位,使得新人开始工作之时毫无头绪,一切都要自己去摸索、学习和寻问,造成二级学院原本井然有序的管理工作无法延续下去,形成管理的断档期.这期间肯定会有诸多教学资料和管理材料没有及时收集而缺失,今后弥补的难度很大,为以后各级部门领导的检查工作埋下了隐患.面对这一现象,往往只有当教学秘书人选长时间固定之后,二级学院的管理才能走上正轨.

1.3 教学秘书工作压力偏大

教学秘书作为二级学院日常管理的中枢系统,这就意味着每天都会遇到各种学生、教师和学校管理人员的问题或者处理各类突发事件,有些事让人措不及防,处理过程中由于缺乏工作经验,很难做到八面玲珑,面面俱到,而且工作中难免出现错误而导致同事的误会和领导的批评.另外,由于应用型本科院校分工不明确,并且缺乏健全的事务告知系统,教学秘书需要将上级部门交代的每件事情一一通知到各位教师或者系主任,工作中难免出现疏忽或者遗忘,一旦出现问题,教学秘书需要担责,为了弥补“错误”,自己必须在今后的工作中加倍小心谨慎,无形中给自己增加了巨大的心理压力和工作压力.[2]教学秘书每天需要坐班,工作时间较长,午休和下班之后的时间学生和教师会有各种事情求助于教学秘书,因没有获得充分的休息,这直接影响下午和次日的工作状态;另外,节假日和假期学校经常突然通知加班,这使得教学秘书的工作疲惫感陡然增加,工作效率大大降低.

2 教学秘书需要具备的工作能力

在应用型本科院校转型升级的大背景下,为了确保高质量地完成二级学院忙碌而繁重的日常工作,笔者认为教学秘书应当具备以下几点能力,才能较好地开展教学管理工作.

2.1 人际交往和组织协调能力

在高校教学管理工作中,教学秘书为了顺利完成各项工作需要和学校各部门工作人员以及学校、学院领导交流与接触,顺畅的人际交往能力能为工作的完成带来诸多便利,也会给其他部门的员工留下好印象.另外,下发会议通知、安排会议场地也是教学秘书经常要做的,小到教研室会议,大到院务会议都需要教学秘书参与其中,完成会前场地布置打扫以及参会人员的组织协调工作.每一次工作都需特别注意待人接物,举止态度等各方面的因素,灵活的人际交往和组织协调能力非常重要,会起到事半功倍的作用,这为顺利完成各项工作奠定了良好的基础.

2.2 语言及文字表达能力

教学秘书工作中需要具有一定的语言及文字表达能力,因为日常工作中经常需要口头和笔头传达学校各类文件和通知以及自己部门发布的规章制度和通知,有时还需要本人根据学院领导开会精神草拟相关会议纪要,这就需要教学秘书在熟读理解文件的基础上重新进行文字加工,并利用自己的口吻发布指令或上传二级学院的要求,如果文字内容表达不清,会直接影响文件或者指令发布后的执行效果.不仅如此,平时二级学院网站的新闻发布工作也需要较强的文字及图片编辑能力,这时准确娴熟的文字表达能力仍至关重要,毕竟这是面向全校师生发布的新闻和消息.除此之外,教师、学生、学校其他部门工作人员常常会主动来办公室询问学校各类相关政策性文件的具体内容,这时需要耐心细致地向他们解释说明文件精神,以及后续需要做哪些工作等,这都需要建立在提前熟读各类文件的基础上,至少需要知道去什么地方找寻文件,否则学生和教师将认为你工作不到位.

2.3 材料整理归档能力

二级学院的主要资料包括各学期试卷和教师教学文档、人事档案材料、教学会议活动材料、学院管理制度材料、党务资料、教学竞赛获奖材料等等.[3]除此以外,二级学院每天的工作中都会产生大量的纸质文件材料,文件内容涉及学院事务的方方面面,到了每个学期期中、期末的时候学生试卷、教师的教学文档更是堆积如山,此时分门别类,井然有序地将教学材料整理归档入库是教学秘书必备的工作能力之一.由于大多数教职员工的材料归档意识薄弱,只有到用时才会去寻找,因此教学秘书还要在教师需要之时迅速将文件中从存放处查找出来,这需要平时细心记录和留意,并利用业余学习资料存档工作的专业理论知识.

3 对于教学秘书工作的几点建议

应用型本科院校应该充分肯定教学秘书工作,重视教学秘书的职业发展,各种政策适当向教学秘书岗位倾斜,激发教学秘书的工作热情.而在这些条件未能落实之前,教学秘书自身应当做好本职工作,从繁杂工作当中去吸取工作经验,毕竟人的内因起决定性作用,而不是一味消极应对工作.

3.1 提早做好职业规划,加强教学管理理论学习,提高科学管理水平

应用型本科院校在职的教学秘书普遍是刚毕业的本科生或研究生,刚踏入职场心情无比兴奋,此时应该利用工作间隙冷静地思考一下未来工作的发展方向,而不是漫无目的,按部就班地上班工作.立足自己现有的学历水平,确定阶段性工作目标,做好一至两年的职业规划.与此同时,由于身处高校教育系统,要结合工作大量阅读教育管理类书籍,完成并通过高校岗前培训规定课程(教育学、心理学、教育法、职业道德规范)的学习考试任务,以提高自身的教育理论水平,并将理论应用到实际工作中.另外,要善于主动向老教职员工学习工作经验和方法,逐步提升自己的工作水平.

3.2 增强工作责任感和岗位服务意识

由于应用型本科院校二级学院的教学与行政管理人员较少,日常处理学校事务时往往一人联络多个部门,一人分饰多个角色,出于对教学管理的责任感,这就需要谨慎细致地处理每一个上级部门下达的指令,按照事情的轻重缓急逐一完成,做到今日事今日毕,实在无法完成的任务就用笔记录在案,避免遗忘,次日及时做完.对于学校以及学院内部各类人员的合理要求做到有求必应,积极主动地完成每一项事务.平时工作中难免会因为各种原因出现急躁或者不愉快的情绪,即使产生了负面情绪,也应当以积极乐观的心态来调试自己.抛开影响自己的负面情绪,以大局为重,以顺利完成工作为前提.

3.3 营造良好的工作环境,保持身心健康

良好的工作环境应当包括两项内容:一是干净整洁的办公场所,二是和谐的同事关系.干净整洁的办公场所需要教学秘书平时勤于整理打扫自己的办公地点,为自身创造一个干净整洁的办公环境,办公室中的每样材料都做到井然有序地安放方便查找,这也是整理工作思路的另外一种方式.和谐的同事关系需要教学秘书常常换位思考他人的处境和想法,急人之所急,想人之所想,把日常合理的服务工作做好,在工作当中不断提升自己的人际交往能力.不仅如此,在当前快节奏的工作环境下,教学秘书要合理分配自己的工作时间和生活时间,做到劳逸结合并坚持每天体育锻炼,拥有健康的身体,保持良好的心理状态,只有这样才能持续做好本职工作.

4 结语

应用型本科院校今后的发展,不仅取决于优秀的师资队伍,高素质的管理人员更是必不可少.作为基层管理人员,教学秘书要紧跟时代步伐,本着做事与做人并重,能力与综合品质并行的原则提高自己的职业能力,尽自己的一份微薄之力,使高校的教学管理向着规范、科学、高效的方向发展.

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参考文献:

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