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关于人力资源相关论文范文数据库 跟邮件合并功能在人力资源信息管理工作中的应用以培训管理为例相关硕士学位毕业论文范文

分类:职称论文 原创主题:人力资源论文 发表时间: 2023-12-25

邮件合并功能在人力资源信息管理工作中的应用以培训管理为例,本文是人力资源类硕士学位毕业论文范文跟邮件合并和邮件合并功能和人力资源有关硕士论文开题报告范文.

文/四川邮电职业技术学院 徐燕

【摘 要】OFFICE的“邮件合并”功能能充分发挥Excel的数据管理和Word的排版编辑功能,笔者以培训管理为例,系统阐述了邮件合并功能在人力资源管理工作中的应用,希望能给予同行们参考借鉴,从而有效提高工作效率和办公自动化水平.

【关键词】邮件合并;人力资源管理;应用

人力资源信息记录着员工的学习、工作、培训、奖惩、职务职称等个人经历,在个人转正定级、职称职务晋升、*社保等方面都起着非常重要的作用.由于与员工的切身利益密切相关,因此对信息的准确性、及时性要求高.

笔者通过大量摸索和实践,认为OFFICE的“邮件合并”功能能够充分发挥Excel的数据管理和Word的排版编辑功能,能有效提升人力资源管理工作的效率,具有较强的实用性,现作具体探讨.

一、“邮件合并”功能介绍

邮件合并综合了Excel的数据管理和Word的排版编辑功能,其中Word文档是主文档,Excel文档是数据库文档.在Word文档中,可以根据需要进行排版设计;在Excel文档中,建立数据库,将相同类型不同信息的数据进行整合.最后,通过邮件合并将两个文档关联在一起,在word文档里插入变化的信息;如果数据有变化,则只需要修改Excel的数据,Word文档就会同步变化.

二、“邮件合并”功能在人力资源管理工作中的应用领域

人力资源管理工作中,凡事需要以一条记录一条记录进行呈现,而记录信息需要进行动态变更和统计分析的情况,都可以用邮件合并的功能进行管理,至少可以在以下领域中应用:人员招聘、劳动合同管理、培训管理、人员信息管理、批量打印收入信息、各类荣誉证书管理等.

三、“邮件合并”功能在人力资源管理工作中的应用举例

以培训管理为例:为加强关键岗位员工队伍的稳定性,减少受训员工离职给用人单位造成的损失,《劳动合同法》赋予用人单位与受训员工签订培训合同的权利,如果受训员工主动离职,则需要根据培训合同的约定进行赔偿.

因此培训合同的签订必须及时,培训信息的记录必须准确,“邮件合并”功能恰好能帮助人力资源工作者做好这项工作,具体操作如下:

(一)需求分析.1.培训合同. 培训合同文本中,合同类型、违约规定、免责条款、争议处理、合同份数及持有方式等内容是根据各单位培训管理办法统一确定的,是固化了的内容,所以是常量部分.签订合同双方名称、培训时间、培训内容、培训举办方、培训经费、培训服务期、约定的其他事项、培训合同签订时间等内容需要根据每一次培训的实际情况进行变化,所以是变量部分.2.培训信息记录.为便于培训信息统计与分析,需根据实际需要及时记录培训编号、参培人、所在部门、培训名称、举办单位、培训地点、培训起始时间、培训终止时间、培训天数、培训费、合同签订情况、服务期限、服务开始时间、服务截止时间、其他事项等信息.

(二)设计word主文档.新建一个Word文档,命名为《培训合同模板》.编辑培训合同内容并进行排版,常量部分用文字表示,变量部分用空格表示.如图1所示:

(三)建立Excel数据库.培训合同文本中的变量是字段相同、内容不同、随着时间推移而记录不断增加的数据;培训信息记录是包含培训合同变量,且会根据统计分析需要而设计的数据库.

新建一个Excel文档,命名为《培训数据统计表》.在工作表1的第一行的单元格依次输入培训编号、参培人、所在部门、培训名称、举办单位、培训地点、起始时间、终止时间、培训天数、培训费、合同签订情况、服务期限、服务开始时间、服务截止时间、其他事项,作为字段名称;从工作表的第二行起,均为具体的培训记录.如图2所示:

(四)建立文档关联.以上工作完成后,就可以将新建的两个文档进行关联.打开《培训合同模板》Word文档,选择“邮件”选项卡,如图3所示.

依次点击“选择收件人——使用现有列表”,弹出“选取数据源”对话框,找到并点击刚才建立的Excel文档《培训数据统计表》,这样两个文档之间就建立了关联.

下面将进行数据的匹配:将光标定位到Word文档里的乙方的空白处,依次点击“插入合并域——参培人”;将光标定位到需要填入的培训名称的空白处,依次点击“插入合并域——培训名称”,依次类推.

(五)生成培训合同.所有数据域都匹配完成后,点击“完成并合并——编辑单个文档”,这时会生成一个新的word文档,新文档的内容即生成的培训合同.

(六)培训数据变更.日常工作中,我们需要根据实际情况对培训信息进行修改或添加,只需在EXCEL文档里操作并保存,然后打开已经编辑好的word文档,输入新增或修改的培训记录号,合并生成新的培训合同就可以了.

在员工招聘工作中,制作面试通知书时,可以在Word里设计好通知书的模板,将Excel文件中的招聘人员姓名、应聘岗位、电子邮件、面试时间、面试地点、面试要求等动态信息合并到新的文档中,就可以快速生成面试通知书,并分别发到各应聘者邮箱里.

在合同管理、培训管理、人事档案管理、工资管理、荣誉证书管理等项工作的实践中,邮件合并功能同样也得到了大量的应用.

需要特别强调的是:数据源是一个文件,该文件包含在合并文档各个副本中不相同的数据.

数据源可以看作表格,每一列对应于一类信息或数据字段,例如编号、姓名、部门、培训内容、举办单位等.每个数据字段的名称列在第一行的单元格中,这一行称为标题记录.每一后续的行包含一条数据记录,该记录是相关信息的完整集合,例如单独培训记录的编号和姓名.完成合并后,单独收件人的信息被映射到主文档(主文档:在Word的邮件合并操作中,所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档.邮件合并功能可以使用的数据源类型很多:Excel、Foxpro、Access、Query、等文件内容都可以作为邮件合并的数据源.

随着经济社会的快速发展和时代的进步,员工流动性越来越大,人员信息变动越来越频繁.必将带来人力资源相关信息的频繁变更.为适应新形势,每一位人力资源从业者都必须努力提升计算机应用水平,提高工作效率.

邮件合并方法简单、准确性高,适用面广,值得同行们参考借鉴并学习使用.

该文汇总:上文是一篇关于经典人力资源专业范文可作为邮件合并和邮件合并功能和人力资源方面的大学硕士与本科毕业论文人力资源论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献.

参考文献:

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