论文电子文件和电子档案的管理问题与分析，该文是电子档案相关论文写作技巧范文跟电子文件和电子档案和对策分析相关论文写作技巧范文.
当前电子文件和电子档案在各个领域里都得到了广泛的应用,信息管理工作设计的范围也在不断扩大,信息管理的工作也越来越重要了,随着先进设备和技术的发展,电子技术和计算机的应用中,逐渐形成了一种全新的档案管理方式,即电子档案管理.
一、有关电子文件和电子档案的概述
（一）电子文件.人们口中常提到的电子文件就是在计算机中被广泛使用的一种文件,能有效地在其他介质中被保存利用,不受时间的约束对其进行处理,在使用和传输上都很便捷.电子文件在使用和更改上都很便捷.在电子文件的使用过程中是以PC机器终端为前提的,这样人们就能通过存储介质在计算机的应用中完成传输,对信息作出相应的处理,操作过程快速、简单、便捷.一定程度上提高了工作效率.由于电子文件是通过计算机生成的,所以电子文件对信息载体有很大的依赖性,在进行信息处理时也会有很大的牵连性,这也是电子信息不稳定的主要因素之一.在生成过程中如果出现信息载体异常,对应的文件信息就会发生变化,导致保存无效甚至出现丢失等情况.和纸张文件相对比,这也是其最大的不足之处.
（二）电子档案.电子档案的管理主要涉及对信息文件的保存以及使用过程中的管理,大部分重要的电子信息文件均依赖计算机存储技术和传输技术.这一点上比传统档案管理方式先进、方便得多.电子档案在实际应用中由于便捷的优势,从而大大提高了工作质量和速度,在对电子档案进行具体操作时,能快速便捷地通过计算机而对信息进行查看、修改、保存等处理.在对电子文件进行存档方面,还可以对音频和视频进行处理,保证了信息的真实可靠性.同时体现了电子存档形式的多样性,在使用的过程中也更加灵活,加大了资源的共享性,提高了资源的存在价值,从中得到更为有利的信息来源.电子档案的使用可以有效减少数据信息的存储空间.当前信息量日趋增长,所需的资料文档种类、内容也越来越多,从而给信息存储空间带来了巨大的压力.使用过去的纸张档案袋就会占用巨大的物理存储空间,同时在存储过程中和查询过程中都会带来诸多的不便.电子档案的运用就能有效地减少这些不必要的空间浪费,无论在管理上还是使用上都会得到一个全新的提高.
二、电子文件与电子档案管理存在的问题
（一）档案信息不稳定.受信息载体多样性和不稳定性的影响,对电子文件进行存储的载体使用时间有是有限制的.就算是稳定性相对强的光盘,在不同外界因素的影响下,都会或多或少地对信息造成一定的破坏,最后导致无法正常使用.与此同时,电子技术日益发展,在技术、设备的更新上也在发生巨大变化,对不同型号的设备和软件的运用,产生的电子档案信息载体也是有差异的,在各个设备的兼容性上都有差异,很难对其进行控制.因此,如果存储时间太久,可能会导致无法正常读取的现象.
（二）信息安全性问题.由于每个电子档案都是单独的个体,而且可以时常对其进行修改,因此,在实际存储的过程中就容易被他人任意更改甚至剽窃,对电子档案带来了很大的安全隐患,电子档案的出现给档案工作人员带来便捷的同时也带来了更多新的问题,各种病毒软件的出现和不同网络的袭击,时常威胁着电子档案的信息安全,这给人们的信息安全带来了很大的困扰.
（三）电子文件的处理标准还未统一.在电子信息快速发展的背景下,对电子文件进行处理的软件也不断出现,但是却没有明确的统一标准.不同企业电子文件来源于不同的软件,在内容的兼容性上就很难兼顾,使得电子档案得不到统一管理.
（四）电子档案管理人才不充足.随着信息技术的融入,电子档案管理工作对管理人员也提出了新的要求,档案工作人员不仅要拥有管理方面的专业能力,同时还要拥有对电子档案的灵活运用和对电子管理结构的熟悉.
三、加强电子文件与电子档案管理工作的策略
（一）严格管理电子档案存储载体.加强对档案馆的建设力度,由于电子档案存储载体受环境影响很大,为了保证环境的稳定性,结合档案所需环境条件因素建立专门的档案馆,加强对档案载体的保护,同时定期对电子档案进行检查.使用合理的电子设备和软件,在技术通用和兼容的环境下,对电子档案存储载体做更广、更全面的提高,从而提高档案的可用性.
（二）加强安全措施力度.电子文件和电子档案的安全是管理过程中的一个重点,在确保电子安全上做了很多的保护方式,如利用数字代替文字签名,访问权限上加以监控以及对电子档案进行加密处理,通过这些方式来保障电子档案的安全,同时对电子档案进行不可写的操作,这样一来就不能对信息进行随意更改了,提高了电子档案的真实性和原始性.
四、总结
电子文件与电子档案在当前各大工作岗位中都得到了广泛的应用,加之科学技术发展水平在不断提高,档案管理工作方式也会不断进行一些相应的变化.由于电子文件与档案管理过程中的复杂化和多样化,所以,在进行管理的过程中要首先要明确的管理方式,才能更好地促进档案管理工作的发展.
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参考文献：
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