论文高校电子文件档案管理，本文是关于档案管理方面硕士学位毕业论文范文和档案管理和电子文件和高校有关硕士学位毕业论文范文.
电子档案是信息化时好档案管理工作的必要形式,它自身具有很多优势,但同样也存在着不可忽视的弊端,如何做好高校电子档案工作,实现规范管理,笔者结合工作有如下思考.
一、电子文件的定义及优点分析
（一）电子文件的定义.电子文件是记录在磁带、光盘、磁盘等载体中,以代码的形式生成,依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件.它主要包括电子书、电子邮件、电子表格、电子图片等形式.
（二）高校电子文件档案管理的优越性.1.规范了高校档案的管理水平.数字信息的规范化是提高档案科学化管理水平的基础环节.而这一环节想要实现,就必须要做到管理工作的规范化.否则,实现电子文件档案的规范化管理就成了空谈.同时,科学的管理对档案管理工作自身存在的问题能起到一定的约束作用,避免管理工作的随意性,从而促使高校档案管理工作更加规范.2.提高了高校档案的阅读效率.电子档案内容存放在各高校之间的服务器内,每个授权部门通过网络都会存有一份档案,阅读时不再受限于传阅速度,更不会产生阅读排队问题.真正实现了“一次输入,综合利用；一家输入,多家使用；分散输入,综合利用”的工作目标,很大程度上提高了高校档案的阅读效率.3.加快了高校档案的查询速度.高校所有的档案内容都存储在磁盘上,既减少了存贮档案所需的空间,又方便了高校档案的检索.学生或老师查阅档案时不需再到档案管理部门查找,只需在本地计算机上输入关键字就可以看到要查询档案的原始材料.从而使原来很长时间才能找到的档案,在短短几秒钟内就可以看到,大大提高了档案查阅的速度和效率.4.提高了高校档案的管理效率.实现了电子文件档案管理以后,可以省去原有的档案借阅流程和手续、档案归档的分类及手工操作等,改由计算机系统来完成,实现了档案从形成到借阅、从查询到管理的一体化.不但使高校档案管理工作更加准确、规范,还提高了档案管理人员的工作效率,减少了档案管理人员的工作任务,使高校的档案管理工作向着信息化的方向迈出更高一步.
二、电子文件档案管理中存在的问题
（一）网络安全隐患.网络是电子文件形成的基础,同时也是电子文件安全性隐患最大的根源.网络安全的威胁主要表现在：网络病毒、的侵袭以及系统内部的泄密等方面.在这个过程中,一旦网络的安全受到了威胁,高校电子文件档案的真实性、完整性也将无法得到保证.
（二）保存方法障碍.由于科学技术发展和电子产品更新的过快,电子文件无法长久进行保管.电子计算机软硬件技术不断地更新换代,对于电子文件处理的环境和结构更为复杂多变,迫使电子文件要不断地适应新的数字信息环境,一旦离开了归档时的特殊性,硬件环境就失去了可续行.
（三）法律效力问题.由于用户的需要,电子文件的信息和数据需要不断地修改和补充,使得档案的真实完整性受到了大多数人的质疑,法律效力大大减弱.而由此引发的高校电子文件在价值鉴定及保管期限划定方面的困难,使其鉴定、管理方法目前无定论,仍处在探索阶段.
三、提高高校电子文件档案管理的措施
（一）更新观念,实现电子文件与纸质文件的一体化.高校档案管理部门要及时更新观念,提高认识,逐步探索电子文件归档工作的新思路与新举措.不仅要积极参与电子文件档案的管理,而且要加强与其他部门之间的配合,共同推进电子文件管理的完整性、真实性以及信息化管理,确保电子文件档案管理工作的顺利开展.如在电子文件的产生阶段就加以控制,主动、提前介入,保证文件原数据及背景信息的齐全完整.使得电子文件与纸质文件的转换无缝衔接.
（二）完善制度,实现电子文件档案管理的规范化.高校档案管理部门要按照国家档案局等有关精神和要求,结合本单位实际,制定一套关于电子文件的收集、整理、归档、使用、移交、保管、查阅等为内容的规范化管理标准,使电子文件的档案管理实现规范化,促进高校管理工作的顺利进行.
（三）利用技术,增强电子文件档案管理的安全化.由于电子文件可以随时变化载体,而在这一过程中,电子文件很容易被改动、删除或者覆盖,所以要依托专门的技术手段来保证电子文件的真实性和完整性,提高电子文件档案的管理水平.对此我们可以采取如下手段：一是加密电子文件.采用学生身份认证等方法对电子文件进行签发权限控制,学生通过验证后才能对文件进行相关权限内的操作,否则该用户就会被拒绝于系统之外.二是设置高校网络的防火墙,加强网络安全.利用防火墙阻挡对电子档案造成威胁的不安定因素,保证高校电子档案不受病毒、等的攻击,使得电子档案得以安全保管.
（四）培育人才,提高档案管理队伍的信息化.要想提高档案管理人员的素质,一方面要先对原有的档案管理人员进行培训,学习计算机信息技术,使他们迅速掌握电子档案管理的技能；组织学校档案管理人员学习电子文件与电子档案管理的先进经验,不断提高档案管理人员的业务水平和管理素质.另一方面,有针对性地将计算机技术过硬的档案管理专业型人才引进高校,充实到档案管理工作的队伍中来.
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参考文献：
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