论文对高职院校办公室管理工作现状分析与探究，该文是办公室管理类有关论文如何怎么撰写与高职院校和现状分析和对策探究方面论文如何怎么撰写.
陈振建 浙江东方职业技术学院
摘 要：办公室是高职院校中重要的职能部门之一.在当代教育改革的影响之下,高职院校的教育和管理应该转向现代化.就目前而言,高职院校办公室的管理过程当中仍然存在诸多漏洞,本文将就高职院校现阶段办公室管理的现状做简要分析并提出基本的解决对策.
关键词：高职院校 办公室管理工作 现状分析 对策探究
一、前言
高职院校的办公室部门是一个全校性的职能部门.办公室的日常工作不仅包括了基本的行政工作还包括了一些通知工作和教务工作.就目前而言,高职院校的办公室部门的工作任务是相对繁重的.随着我国教育结构的变化,在高职院校实施管理工作改革则显得具有一定的必然性.当前,高职院校的办公室部门仍存在诸多亟待解决的问题,优化办公室部门的管理结构是实现高职院校科学管理的第一步.
二、优化办公室管理工作的必要性
在高职院校当中,办公室是一个重要的职能部门.办公室的日常工作有：为学校的制度建设提供合理的建议、发布全校性的通知、为全校师生提供基本的服务工作等.可见,在高职院校中,办公室的工作涉及到了全校范围内的各种工作.
办公室的工作对于全校管理工作的进行具有一定的保障意义.要想实现全校管理工作的正常运行,学校首先要保证办公室处于良好的运作之下.而要想提高高职院校的管理工作水平手下应该从办公室的管理工作当中入手.随着入学人数的逐渐增多,高职院校的办学规模正处于飞速的发展之中.受到当下这种社会背景的影响,提升高职院校的管理工作水平也是必须的.当前一些老旧的管理办法已经很难起到较为完善的管理作用了.这就要求院校对本校的管理结构进行一定的优化改革.在这个过程当中,办公室管理工作的优化提升是首要的实现目标.因为在实现办公室管理工作合理化之后,办公室可以利用其职能将这种科学化、合理化的管理方式投射到全校范围的管理工作当中.
三、当前高职院校办公室管理工作当中所存在的问题
1.办公室的职能定位模糊不清.在当下的高职院校当中,办公室面临着诸多的工作.办公室既要接受来自上级的工作又要负责为全校师生提供基础性的服务工作.这就使得办公室的工作压力显得相对较大.且在实际的工作当中,办公室所完成的工作称并不全是办公室的本职工作.当部门的职能定位不够准确时,就容易在部门之间产生职能交叉.受到职能交叉的影响,某些工作在分配时就会出现分配不均匀的情况.在这样的工作氛围之中,职能的准确定位显得尤为重要.只有将办公室的职能定位在一个准确的条件下之后,办公室的管理结构才可以得以改善优化.
2.办公室的管理人员的能力不足.在当下高职院校的办公室当中,工作人员的管理能力存在普遍的不足.这与院校的工作人员调配有着一定的联系.在当下的高职院校当中,办公室工作人员的选配并没有完善的选配制度.换句话说,办公室的工作人员应该要具有相应的业务能力,而诸多高职院校在选拔办公室工作人员时并没有着重考查该方面的能力.这就可能会给办公室的工作带来一定的问题.例如,在面对办公室繁杂的工作时,工作人员应当对全校的大小事务都有着细致入微的观察和了解.然而当工作人员的能力不足时,则会使办公室的工作效率变得低下.
3.办公室缺乏一套完整的管理体系.上文中提到,办公室的工作存在着多且杂的特点.在办公室的实际工作当中,办公室人员经常处于被动的状态.在上级提出命令时,办公室往往要提出方案,并对方案进行详尽的研究；当面对教师和学生的问题时,办公室又要在一定的期限之内给出相应的答复.从此不难看出,在实际的工作当中,办公室不具有十分灵活的工作调配能力.这就反映了办公室内部管理系统当中的问题,这些问题可以分为几个方面：一是做事没有一个具体的规范的流程,这就会导致办公室工作效率低下；二是激励制度的缺失,激励制度的缺失会使工作人员的效率低下,没有工作热情；三是专业能力的不足,高职院校的办公室应该组织相关人员进行一定的业务培训.
四、加强高职院校办公室管理工作的方案
1.优化办公室工作人员的选拔制度.当高职院校选配办公室工作人员时,应该完善其选拔制度.例如,在进行人员选配的过程当中,可以进行相应的考试.考试的侧重点应该是学校大小事务的具体办事流程等.只有在其考试合格的情况之下才可以参加相应的面试.这就从源头上解决了办公室人员业务能力不足的问题.
2.优化办公室的管理制度.高职院校应该着重优化办公室的管理结构.只有当管理结构得到优化之后,办公室的工作才能处于有条不紊的状态之下.办公室管理工作的优化可以从以下几个方面入手：一是为办公室的工作提供一套完整的可参考的处理流程.这样,在面对繁杂的工作时,办公室可以参考具体的办事流程将业务的*时间控制在一定范围之内；二是完善相关的激励制度,例如给业务能力较好的工作人员提供奖金等,这样的举措可以使员工之间产生良性竞争,从而使工作效率、工作氛围得到提升.
3.注重办公室人员业务能力的培养.在相关工作人员入职以后,高职院校的办公室还应该组织相关的培训.培训内容可以是与办公室工作息息相关的内容,也可以是对工作人员自身素养提升有帮助的内容.这样的培训可以使工作人员的业务能力得到提升.且在工作过程当中,高职院校的办公室部门还应该进行阶段性的业务知识考核.也就是说,在工作人员入职之后,还应该不定时地对其业务能力进行相应的考核.这种不定期的考核可以帮助工作人员熟悉校内制度的最新变化,还可以使工作人员的业务知识始终处于完备的情况之下.
4.注重薪酬管理在人力资源管理当中的作用.高职院校可以尝试对办公室人员的薪酬进行一定的调控,在这个过程当中.调高办公室人员的薪酬可以使办公室人员的工作积极性得到提高,从而实现使办公室的整体工作效率得到提到的目的.但是指的注意的是,薪酬管理的管理能力是有限的,高职院校在对办公室的实际管理过程当中切不可只关注于薪酬管理.确切来说,薪酬管理只是一种辅助的管理手段.在实行薪酬管理的同时还应该注重其他方面的管理.
5.奖惩制度要分明.当工作人员在解决问题表现突出时,应当给予相应的奖励.值得注意的是,这里的激励手段并不局限于增加员工的工资.对于技术人员,高职院校可以安排表现良好的员工进行进修.知识的积淀往往比眼前的短暂利益更有价值.除此之外,高职院校的办公室部门还可以考虑将工作能力突出的员工升职.将这些手段与增加员工薪酬一起使用将取得更好的激励效果.然而,当工作人员出现业务事故时,则应该进行相应的惩罚.当奖惩制度分明之后,相关人员的责任感将会变高,且面对相关工作时的态度将会变得更加端正.
综上所述,办公室是当下高职院校的核心部门,实现办公室管理工作的专业化和科学化对于高职院校的管理工作具有相当重要的意义.然而,对办公室部门进行改革时,改革的过程往往是较为艰辛的.因为办公室部门的工作包含了全校各个方面的工作.这就要求院校的领导对办公室的管理工作改革高度地重视.只有这样,高职院校的办公室工作才得以平顺地进行.
参考文献
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作者简介
陈振建,1983—,男,汉,浙江温州人,硕士,经济师,研究方向：经济管理；现就职于浙江东方职业技术学院.
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参考文献：
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