论文OA系统在企业档案管理中的应用和实现，该文是档案管理方面在职研究生论文范文跟档案管理和企业档案管理和OA系统相关开题报告范文.
文/广东省广州市人之初杂志社 王夏瑜
【摘 要】近年来,我国计算机信息技术不断发展,各种办公软件随之产生,其目的就是实现办公自动化,提高工作效率.在诸多办公软件中,OA系统因其独特的低耗性和高效性,被广泛应用于各大企业中,在企业档案管理中的应用尤为显著,本文对OA环境下的档案管理进行了简单叙述,并给出了在OA系统下高效档案管理的几点策略.
【关键词】OA系统；档案管理；应用
随着我国科学技术的不断发展,人们对于办公的方式也越来越高,OA结合现代化办公设备与计算机网络构成了一种新型办公方式,其主要是通过OA系统来实现日常办公,OA办公系统实现了档案信息共享的快捷性、工作沟通的高效性,改变了过去繁琐、低效的手工办公方式,节约了更多的人力、物力和财力,使企业的办事效率和管理水平得到了大幅度提高,在各大企业中受到众多决策管理层的重视.
一、OA环境下档案管理概述
在传统的办公方式中,主要的信息记录载体是纸质文件,对这些零散的文件进行统一整理分类变形成了纸质档案,而在办公自动化下,档案便是一种电子形式的,这些电子形式的档案必须依靠现代工作才能读取到,同时它们的载体也不再是以往的纸质文件,而换成了一种化学磁性材料,如磁盘或者光盘.相比较以往的纸质档案,电子档案的出现与应用,一方面颠覆了档案工作的对象,另一方面也改变了档案工作的物质基础.
二、OA软件在档案管理中的应用优势
OA软件的使文件档案管理工作变得比较轻松,主要表现为以下几点.
（一）该软件的运用使得档案管理工作变得轻松：1.信息流通快,以往需要较长时间完成的审批程序,运用OA系统可以在很短的时间内完成,节约了时间；2.文件和工作都会自主流转,在办公时能清楚了解到自己已经完成的和未完成的工作,以合理安排时间；3.信息平台的运用能使得管理者减少外出办公的时间,减少了工作量.
（二）工作的协作性、灵活性较以往有明显提高：现在企业专业效率日益提高,OA系统的运用,不但能帮助档案管理者更好的管理还能方便使用者的文件查阅.为管理者和使用者的沟通创造了良好的条件.
（三）该系统的运用提高了管理效率同时也使管理更加规范化：OA系统按照规定的程序划分权利与相应的职责,防止越权操作,使管理工作更加规范化.
（四）OA系统的登录和管理方式,可使得档案资料更加安全：在OA系统中,管理者可以对文件的保密指数进行设置,使保密工作更加完善.
三、如何应用OA系统以实现高效的档案管理
（一）对软硬件应着重注意,防止出现安全性问题.OA系统在档案管理的应用中,会时常遇见不兼容问题或者出现各种不安全性问题.因此,有必要对行业标准进行进一步的统一,以实现对系统的有效升级,同时也要进行安全性检查,隔段时间就要对OA系统所能应用到的软硬件开展检查工作,如有必要,可进一步升级更新,以保证该系统能高效稳定工作.
（二）完善规章制度,使得档案管理流程更加规范化.结合电子档案自身特点,制定完善的规章制度以降低电子档案及其管理系统的风险系数.另外还要将其操作技术进行进一步完善,使其制度化、流程化,对各个部门提出一致的要求,如储存格式以及处理方式、并对保管、使用及收集环节的标准进行统一完善,防止在实践操作环节中发生意外情况.
（三）注重对档案数据的积累.重视对文书档案数据的积累工作,这个工作较为繁琐,需要的时间比较长.在致力于现代化档案管理过程中,通过分布推进的方式,有程序的一步步的将纸质档案转换为电子档案,并且采用一定的措施将电子档案及其内容进行不断完善,从而推动档案管理工作的信息化发展进程.同时,要加强对电子档案的服务意识,在不断积累数据资料的同时,还要做好一系列档案信息服务的开发工作.
（四）提高档案人员的工作素养.企业档案管理中虽应用到OA系统,但这个系统能发挥高效的作用,还需要有专业人才进行支持,因此管理档案人才必不可缺少,另外还要提高档案管理人员的综合素养,这是实现档案管理与办公自动化更好融合的重要前提.档案管理人员需要对OA系统的操作非常熟练,在工作中能及时发现OA系统中可能存在的问题,并有提出改进的方法,这些对促进OA系统在企业档案管理处理过程中的融合有很大好处,并且在工作中,还要不断提升自身水平,在档案管理事业中发挥出自己的重大作用.
四、总结
总而言之,随着OA系统及其其他的办公软件的相继出现,在很大程度上加快了档案管理的办公自动化进程,使得工作程序得以大幅简化,进而促进了工作效率的大幅提升.
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参考文献：
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