论文基于新形势下的档案管理信息化建设，本文是关于信息化建设毕业论文开题报告范文与档案管理和信息化建设和新形势方面专升本毕业论文范文.
文/连州市公路养护中心 李志凤
【摘 要】档案是一种重要的媒介,是人类重要智力成果的保存与传承的载体,档案管理具有不可替代的价值和意义.随着我国进入信息化时代,建立信息化档案是顺应时代的发展需求.传统的档案是以纸张为载体,占用空间大、工作繁杂、准确性低、效率不高,不利于档案资源的管理、使用、交互,无法发挥最大作用,也不利于长久保存.档案管理业务信息化,将传统的以纸张为载体的手工档案建立成电子信息档案,不仅可以节省大量的人力、物力、财力,让档案管理工作的水平得到有效提升,同时可以做到档案社会化,更好地服务于人们,这是建设信息化电子档案的最根本目标.本文将对其意义、存在问题、发展对策与建议等进行探讨.
【关键词】档案管理；信息化建设
一、档案管理信息化建设的意义
档案管理包括档案收集、整理、分类、编目、立卷、归档、检索、利用等,而档案的建立不是一朝一夕完成的,在档案中记录着单位从开始建立到目前为止的所有人员信息、活动信息等等,因此每个单位的档案都占据非常大的空间,很容易出现破损、同一时间内仅能一人使用、管理档案的工作人员工作非常繁重等问题.信息化档案具有以下优势：
（一）信息共享、高效快捷.信息化档案具有及时性、自动性和网络性.不仅档案信息一旦录入到计算机内,可以共享、多次利用,还可以自动打印,提高效率.
（二）网络即时检索查询.档案管理信息化后,通过网络实现即时检索查询出需要的档案信息,检索工作变得省时省力.
（三）查询、借阅轻松方便,效率高.查借阅可在内部网络上完成,在时空上更简洁方便,减少不必要的工作.（四）易存储、省空间、不易丢失.利用高容量的信息存储载体,电子文件可以复制,解决档案信息存储难,损坏、丢失等问题.
二、建设信息化档案管理中存在的问题
（一）档案部门的重要性没有被充分认识到.在很长一段时间内,人们认为档案管理部门只是负责档案的接收、保管,为档案管理提供有效措施,起到辅助性作用,并没有充分认识到其重要性,没有对它的潜在价值进行深入考究,更谈不上档案管理信息化建设,对档案信息化及信息技术应用缺乏研究.因而对档案管理硬件投放不足,造成无法对基础档案有效保护和利用,管理模式和信息服务水平与信息化时代的管理要求不适应.
（二）档案管理人员业务素质有待提高.档案管理人员是档案管理工作的主要实施者,在传统的档案管理中,虽然档案人员的工作量非常大,工作内容也非常繁琐,对工作人员的专业素质和专业技能却没有过多要求.然而,作为一名在信息化时代合格的档案管理人员,不仅要能够熟练地操作计算机,熟悉掌握各种档案管理软件的应用,同时还要牢记档案管理制度.档案管理信息化发展趋势已经势不可挡,但是就目前的档案人员来看,整体的专业素质和专业技能水平良莠不齐,年纪较大的管理人员对设备操作较为生疏,缺乏相应培训,使得新技术、新设备不能够较好地使用,难以适应信息化的档案管理模式.
（三）建设信息化档案中存在的安全隐患.网络和计算机是建设信息化档案的主要依靠,存储方法一般是选择软硬盘、网络云等虚拟存储工具,进行电子档案的采集、整理、调用、传输等,技术的安全性要求较高,一旦电脑或管理软件中毒,或被别有用心的入侵,那么数据就很容易被窃取、盗用、甚至篡改、删除、伪造,危害极大.电子档案与纸质档案不同,由于其具有共享性,很容易发生信息篡改的问题,同时由于电子档案的建立是依托于计算机,一旦计算机出现问题,很容易造成档案丢失、破坏等情况.为了防止档案丢失、损坏问题的出现,必须重视建设信息化档案中存在的隐患.
（四）电子档案管理滞后易导致信息泄密.电子文件利于传播,只要存在网络,就可瞬间传输至世界任何角落.由于网络环境比较复杂,档案信息化可能会对机密信息有所泄露,使得档案管理保密性程度低,尤其关系国家重大机密的档案,一旦泄密后果严重.传统的纸质文件,保护方便,只需要锁到安全的地方,或者撕毁或烧尽,即可防止信息的泄密,而电子文件的保护工作更加复杂,即使从电脑上删除了文件,也有可能让人恢复,防火墙、杀毒软件、数据加密软件,都是顺应时展产生的,如何能够对电子文件进行安全保护,防止信息泄露是建设信息化档案的重大研究项目.
三、加强档案管理信息化建设的对策与建议
（一）信息化是国家发展战略举措,要树立起档案管理信息化建设的危机感和紧迫感.面对信息革命的严峻挑战和历史机遇,国家提出了信息化发展战略,十五届五中全会在十五计划《关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中指出,覆盖现代化建设全局的重要举措,是将国民经济和建设信息化大力推进,用信息化带动工业化,将后发优势发挥出来,使我国社会生产力能够跨越式发展.各级领导干部应树立起搞好信息化建设的危机感和紧迫感,高度重视并认真抓好信息化建设,把档案管理信息化工作责任落实到个人,建立完善的信息档案管理制度并严格监督执行,加强信息资源、应用系统等建设的人员、经费投入,这是加快档案管理信息化的关键.
（二）建设专业化的档案管理队伍.信息化档案建设对工作人员作出新的要求,由于信息化档案涉及档案管理、计算机应用等多方面技术,因此,各单位必须加强提高档案管理工作人员技能水平的工作,比如,定期为档案管理人员安排培训,主要以在信息化时代档案管理工作的制度和标准内容进行学习,也可以与其他单位进行沟通,为工作人员提供对外学习交流的条件.只有基础设施和人员水平共同提升,才能够促进信息化档案管理工作的发展.作为新时代的档案管理工作人员,必须改变传统的工作理念,加强对新时代工作要求的认识,多学习与工作相关的知识,提高自己的专业技能,具有爱岗敬业、与时俱进的精神.
（三）促进档案信息共享.为了有效构建信息化的档案管理系统,数字化档案信息系统的建立既是基础也是档案管理发展的重要前提,在将纸质文件不断向电子文件转变的同时,还需要不断实现档案信息的共享发展,建立起档案管理的信息库,将档案都能够以电子版的形式呈现出来,同时可以开通云端存储的功能,将档案信息上传云端,使档案信息能够得到永久性的保存,从而有效防止档案信息不慎丢失所带来的不必要麻烦.搭建起档案信息资源共享平台,不仅能够方便内部各部门对于档案信息的调取,而且有效提升了档案管理的工作效率,从而使档案管理信息化发挥出积极的影响力.
（四）建设完善的信息管理安全系统.由于信息化档案存在着网络共享性的特点,因此存在着一定的安全隐患,这就需要档案管理人员不仅在工作过程中要严格按照规章制度执行,同时要加强自身的网络安全意识,防止病毒侵害或其他意外发生导致信息被破坏,甚至丢失.第一,在建立管理机制时,需要从现实的角度出发,将相关责任明确,以此保证档案管理工作能够安全正常地运行.第二,档案管理的整个操作流程需要作出规范并进行细化,对于流程中的每个环节、步骤必须作出安全措施,以此保证档案信息的完整性.
（五）积极充分利用好现有信息化资源.1.借助现有计算机,可以提高案卷的质量.质量是体现档案价值和作用发挥的关键.对于修饰、整理档案的工作可以通过office软件实现.2.采取专业软件功能,实现技术档案无纸化.如使用CAD软件,可避免人工制图的繁琐、不精确、不易修改等缺陷,而档案无纸化可以通过网络技术实现资料传输和共享.3.计算机检索功能的利用,为档案需求者提供快捷的服务.在建立信息化档案时,需要建立execl表格,在其中记录档案的分类、主体、专题等目录,需要档案的人员只需要输入相关信息,即可获得档案资料.
四、结语
在高科技、信息技术迅猛发展的今天,“信息化”被广泛应用于各个领域,档案管理信息化,已经成为新形势下发展的必然趋势.档案管理人员要不断加强自身的专业知识和专业技能,做到熟知相关的规章制度,掌握熟练的计算机技能,提高自身的工作效率和工作质量,促进信息化档案管理工作的发展.
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参考文献：
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