论文全流程文档精细化管理，本文是精细化管理类有关硕士论文范文跟精细化和文档和流程有关硕士毕业论文范文.
中国银行软件中心 李增兴
在金融电子化过程中,软件复杂度越来越高,文档也越来越复杂,大量的技术文档需要编写,包括产品文档、项目文档、质量文档、测试文档等.在文档的技术开发过程中存在着文档孤岛、缺少关联检查、管理不够精细、检查效率低等问题,全流程精细化的文档管理工具可以有效扫清这些障碍,它支持从需求到源码的全面管理平台,能实现文档精细化管理、自动化检查、方便协作,有效提高技术文档的编写效率.
一、文档管理现状
以软件开发项目为例,技术文档通常包括技术方案、需求书、需求矩阵表、项目功能书、产品功能书、总体设计书、详细设计书、源码、投产流程、维护手册、用户手册、技术评审、版本管理、测试案例、问题单等.这些文档之间存在复杂的关系,从需求每个细项可以一路关联到用户手册,因此需要进行相关匹配关系检查以避免错漏.
现有文档管理存在以下问题：
（1）文档孤岛.所谓文档孤岛,主要指文档内不同部分和多个文档之间具有关联性,但缺乏文档自动关联管理和检查功能的情形.目前的文档通常用WORD、EXCEL、PPT、VISIO、PROJECT 等格式编写,缺乏文档自动关联管理和检查,格式不统一,形成大量文档孤岛.
（2）文档冲突.大型软件项目有多人参与,大量文档需要多人合作共同编写,通常是多人各自编写,然后由专人合并,当参与人员众多时,人工合并费时费力,需要有文档共享修改机制.但是目前缺乏较好的文档共享编写和自动检查机制,包括微软的文档共享机制也常出现冲突和文档格式错乱问题,常出现等待文档解锁等浪费人力资源、文档互相覆盖丢失、文档互相不匹配、格式杂乱等情况,需要花费较多人力修复.
（3）以每本书作为文档管理单位,文档管理颗粒度粗犷,难以提高精细化管理水平.
（4）文档质量和效率.目前文档多、评审多,各系统和各文档之间容易出现不匹配的问题,文档质量有待提高.常需要反复进行文档细节的匹配关系检查,依靠人工检查文档关联关系费时费力,有较多重复劳动,效率低,容易错漏.
花费了大量人力物力写成的文档,质量不可靠,无法进行测试验证,给开发人员带来不少困扰.为此,需要对文档管理方法和工具进行研究与改进,减少文档工作量,提高文档质量和效率.
二、设计思路
在软件的开发全流程中有众多文档,通过对这些文档关联关系的研究可以发现,软件开发过程的文档上下游关联关系是可以跟踪的,每个文档之间存在一连串的互相关联匹配的关系,如从需求到功能的关系、功能到程序模块的关系、需求与测试案例关系等.从精细化管理角度看,文档可以细化拆分管理,为此可以设计一套云文档管理平台,实现文档的云编辑、查阅、模板、自动检查、自动生成等功能,实现软件开发全流程文档工具化、关联化、自动化的管理.主要思路如下：
（1）文档解构.把非结构化的文档进行结构化分解,以最细的章节和文档中表格的每一行或每个格子作为独立的精细化管理单位,以便进行精细化结构化存储,全部转换为表格化内容,将表格存储到数据库系统中,称为“文档解构”.
（2）文档重构.在需要查看文档整体时,从数据库中获取相关数据,按照模板生成标准格式文档,称为“文档重构”.
（3）模板.提供文档重构模板功能,通过文档生成格式和数据库筛选条件,从相关数据库表格中获取数据,生成各种所需格式的文档,如自动生成HTML、WORD、EXCEL、PPT、PROJECT、PDF等格式的技术文档,包括技术方案、功能分析、总体设计、详细设计等文档.
（4）自动检查.对文档解构后的表格提供匹配检查功能,对每项数据关联关系进行上下游关联检查,显示检查信息.例如,每个需求细项是否都有对应处理,系统功能是否有模块对应,数据表被那些程序访问,程序访问了哪些表等.支持文档和源代码的匹配检查.
（5）精细维护.对文档解构后的表格细节提供增删改查维护功能,进行细节共享修改,每次修改只锁定最小单位,各人修改不同章节互不影响,避免锁定大文档降低效率.
（6）关联查询.提供关联跳转便捷查询功能等便捷使用方法,对上下游文档细节提供关联链接,快速跳转查询.
（7）日志记录.保存文档的历史版本,记录每个文档细节的修改动作及内容,随时提供历史日志的查询功能.
（8）评审评论.在对文档进行技术评审时,提供技术文档的评审链接,将评委提交的问题单直接关联到文档细节,让作者按要求进行修改和答复.在非评审时间,提供评论功能,对文档问题进行网络讨论,记录讨论过程.
（9）统计分析.对文档修改历史进行统计分析,用于评估项目需求满足度、进度、质量、工作量、时效、风险等.
通过搭建云文档管理平台,可以解决文档孤岛问题、冲突问题、文档精细化管理问题,便利文档的查阅.
另外,云文档管理平台涉及企业开发流程整体化改革,需要软件开发流程及管理模式的改变和支持.
三、整体结构
经过文档匹配检查实践和文档结构化研究,各文档的主要内容可以进行表格化管理.通过建立网站,支持多人共享对表格化文档进行同步修改、实时检查和文档生成.
技术文档包含了软件开发全流程的文档管理,把文档表格化后,开发工程整体过程转化为表格的关联匹配关系,主要关系如图1 所示.
图1 将各种表区分为实体类表格、关系类表格、中间类表格文档三种：实体类表是内容可以独立存在的表格（如项目表、功能表、模块表、程序表、源代码等）；关系类表格主要体现两个实体之间的关系（如项目需求关系表、需求矩阵表即需求功能关系表、功能接口关系表、模块程序关系表、源码提交关系表等）；中间表是基于实体表和关系表生成的各种汇总统计分析报表或整合文档（如需求书、接口说明书、数据设计、环境构建书等）.
可以将文档生成各种统计分析报表,如项目功能统计报表等,报表可以按照项目管理、产品管理、运维管理等各种管理需要进行设计.
文档管理平台除了提供文档管理功能,还包含项目管理、度量分析、测试管理、版本管理、IT 服务等功能.
通过工具化平台,可以提高文档编写的质量和效率.
四、实施考虑
以上技术与需求管理信息化系统是对软件开发流程的工具化提升,如果实施,将会影响整个软件开发的工作方法和流程,技术人员与需求人员的工作将从目前的写文档转变为在网上填表格,由系统自动引用表格并生成各种相关文档,更新一个表格内容后可以自动更新多个相关文档,实际上是将ISO9001 管理理念转化为一个文档管理系统进行实施.这需要对ISO9001 质量体系进行优化升级,补充表格化和自动化的内容.这将会是一场软件开发工作方式的变革,需要逐步细化,理顺关系和流程,有步骤地实施,逐步提升功能,实现OFFICE、源码管理、配置管理、版本管理、项目管理等工具化管理,最终形成全流程统一的开发管理平台.
栏目编辑：伍曼 wuman@fcc.com.cn
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