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文/中铁建工集团有限公司国际工程公司 陈瑜
【摘 要】本文论述了做好企业公文处理工作需要注意的几个问题：掌握公文写作技巧；严格把好公文审核关；分清缓急,科学有效传阅；讲究时效,加强督察督办.
【关键词】企业；公文处理；关键点
办公室是企业内外连接的重要桥梁,是企业领导进行决策和做出相关规划的重要参谋,而公文是办公室发挥其有效职能的重要载体,是传达党和国家政策,发布相关规章和制度,实施行政管理以及经验交流的重要工具.因此,做好办公室公文处理工作对企业整体发展具有重要影响.公文处理是指公文的*、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作.有人认为,公文处理并没有多少“技术含量”,只需按部就班走既定的*程序即可.绝知此事要躬行.只有通过亲身实践才会知道,公文处理有技巧、讲艺术、对办文秘书的综合素质也有较高的要求.办公秘书不仅要俯而行,脚踏实地；还要仰而思,灵活变通.不仅要遵循流程,不逾矩；还要勇于突破,敢创新.不仅要求实、求细,还要求巧、求精.看似平凡朴实的公文处理工作,也是一门有内涵、讲技巧的艺术,笔者认为要做好公文处理工作需要注意以下几点：
一、掌握公文写作技巧
一是要正确领会领导意图.领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标.获取领导意图的途径：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合.把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”.另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题（当前企业发展的主要问题）,从全局角度看问题（对企业发展的独到见解）,从实践角度看问题（怎样立即解决问题）,从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接）,从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）.
二是遵循公文写作流程.明确公文主题.在把握领导意图后,确定公文文种,动笔之前要做到胸有成竹.根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的,能反映事物本质特征的材料.拟定写作提纲.确定公文内容的组成结构、表达顺序,安排公文的首尾和衔接过渡.做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐.正式起草成文.注意实效性,注重文字规范、字号、排版等要求.起草材料的时候,切忌主观臆断,凭空编造.文字材料中,每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依,一定要在收集的资料中找到出处.所谓文以载道,载的不是秘书个人的思想,而是领导集体的智慧.在起草的过程中,一定要做到忘我的境界.这样才能更好地领会领导的意图,把握领导的思想.加工修改阶段.对于文字材料后期的加工修改,一定要有壮士断腕的勇气,敢于挑战自己的极限,要始终牢记秘书是为领导服务的,公文体现的是企业的行文管理理念.
二、严格把好公文审核关
凡是以单位或办公室名义发出的公文,在文稿送领导审批前,应该经办公室审核.办公室人员审核文稿前,要检查发文签、正文、附件是否完整齐全,必要时还应查找有关参考资料.根据公文处理办法的相关规定,坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则.一是先排后审.文稿起草后,首先按公文的版式、体式的有关要求排版,等排版后再做审核,避免出现审核时没在同一个版本上审核的现象.二是逢文必审.审核公文和文稿时不能因篇幅长短、字数多少,而忽视对每篇公文的审核.三是每字必核.一篇公文或文稿文字表述是否准确、通顺、简练,人名、地名、时间、数字、引文等是否准确、规范、严谨等等,都必须坚持逐字逐句逐标点进行审核.四是审写分离.文稿起草人在起草过程中有着固有的思维模式和视觉模式,因此必须经过专职人员进行二次审核.五是急文稳审.审核过程中始终以心平气和的心态,不急不躁地审核每一篇发出的公文.六是发前审止.坚持公文正式发出之前,再进行一次审核,一旦发现错误及时更正,避免发生在实际工作中产生歧义和误导的现象.
三、分清缓急,科学有效传阅
办公室每天都会接收大量公文,办公秘书首要做好查收、登记、下载和上传等一系列基础工作,遵循“急件先行”的准则,按照公文的性质和内容,正确区分轻重缓急、先后主次,做到急件急办,特件特办,保证紧急和重要公文先*、先运行、先落实.
办公秘书在公文处理工作中还应采取科学有效的传阅,简化办文程序,减少不必要的重复过程,做到集中分送时力求全,单独分送时力求快,环环相扣,衔接有序.同时对阅办人规定阅办时限,缩短公文运转周期,及时、适时、高效地处理好每一份公文.办公秘书收到文件,要在第一时间报送办公室主任由其提出拟办意见,再由分管或主管领导做出批示,进而根据领导批示内容发送给承办部门加以*.送阅文件时,如果领导外出,办公秘书要根据文件承办轻重缓急情况,一方面将文件精神电话告知分管或主管领导,一方面将文件超前性地转发给承办部门,提前承办以不耽误工作；如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时,办文秘书要适时委婉地予以提醒,同时还要督促承办部门按期办结,确保工作及早落实.
四、讲究时效,加强督察督办
公文处理工作具有很强的时效性.每一份公文都是有时效的,公文只有在特定的时间内才能产生效用.古人讲:“言当其时,一字千金,言背其时,一文不值.”因此,“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提.文件传阅时,要随到随办,不拖、不压、不误、不漏,这是公文处理工作时效性的最基本要求.从某种意义上讲,时效性的强弱,直接影响和决定着企业的工作效率.办文秘书必须具有较强的时间观念,在各个环节上尽可能化繁为简,使文件流程简捷,管理科学,操作手续简便,最大限度地提高文件管理效率.
对需要催办事项的文件,办公秘书转办后,要根据文件的落实情况,可采用灵活多样的形式,主动联系对方,不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了,而要定期对所办的文件进行核查,跟踪督查落实情况,杜绝文件压误或漏办,确保承办部门在要求时限内落实承办事项.催办可采取发催办单或电话询问等形式进行,对紧急重要文件,可专人专件跟踪催办,切实做到事事有结果、件件有回音.文件*完结,应及时注明落实单位、落实时间和落实结果,并将*情况进行整理后,反馈批示领导和分管领导阅知.重要文件,视具体情况,应随时反馈.因此,办公秘书要增强时间观念、效率观念和程序观念,一旦超过时限就有可能错过时机,贻误工作,造成损失.
总之,做好企业办公室公文处理工作,需要在实践中不断地摸索,多总结、多锻炼,做到腿勤、手勤、脑勤,要有强烈的责任感和事业心,任何一点随意性,任何一点主观臆断,任何一点粗心大意,都可能会造成失误,甚至会给企业造成重大损失.公文处理水平的高低既是对办公秘书素质和能力的一种考验,也是对公文处理精益求精的具体体现,只有公文处理水平提高了,才能真正达到“以文辅政”的作用.
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参考文献：
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