论文培训档案管理系统设计和开发，本文是关于档案管理类学术论文怎么写跟档案管理和开发研究和系统设计有关硕士毕业论文范文.
摘 要：档案作为储存个人在不同环境中相关信息的文件,对其进行科学化管理不仅能提高使用者信息查阅的效率,也会有效防止被不法分子窃取用来从事某些犯罪行为.在安全受到前所未有重视的今天,对个人各类档案进行有效管理应当引起相关部门的足够重视.利用信息化技术实现对档案的管理就是一种可行且高效的方法,目前已经在很多企业得以有效应用.本文以培训档案管理为例,对管理系统的设计目标,管理系统结构组成及数据库设计原则进行简要介绍.
关键词：培训档案 管理系统 设计 开发
较多企业为了提升员工的日常工作能力,会在特定的时间针对员工普遍存在的问题或企业发展需要针对某些内容给员工进行培训.要想使这一培训过程真正起到提升员工工作及思想水平的目的,对员工在培训过程中的各类信息建立档案是一个比较有效的方法.而相对应地建立科学化的档案管理系统以实现档案信息真正的安全与高效利用也成为很多企业发展的重点.
一、培训档案系统设计目标
1.培训档案电子化、纸质化
受培训人员培训档案电子化相较于传统纸质化档案,其保存更便捷、管理更容易、使用更高效.同时对员工档案电子化有利于企业量化员工表现体系的建立,通过几个能客观且全面反映员工工作能力及工作态度的指标实现对员工日常表现的系统表现.因此,这一档案管理系统中管理人员应具有对员工企业档案增加或删除记录的权限,实现对员工进行评价的目的.
2.系统便于更新
信息技术作为一种更新速度快、理论更迭频率较高的科学技术,在应用其进行管理系统设计时也要将部分注意力着眼于未来.要使系统具有更新便捷且安全的性能,避免出现系统无法更新导致的逐渐落后,或更新过程中因为某些冲突从而导致系统存储数据丢失甚至系统崩溃的情况发生.因此,该系统应给予管理人员更新系统的权限,同时设立系统更新渠道,以避免更新过程中对系统其他部分存储信息造成损坏.
3.档案查询快速高效
档案管理系统作为对档案进行有效管理的系统,其首先要具备的功能就是在使用时可快速对所需档案进行查阅.为此,设计人员在进行系统查阅模块设计时,应力求使这一功能立体化,即查询人员既可以通过员工姓名编号进行快速查找,也可以通过对各类关键指标的筛选实现对所需档案的查找,提升档案调用人员的查阅效率,促进档案利用的高效化.
4.多平台档案管理
档案管理系统作为实现企业每一个人员与企业信息的实时互通渠道,就应与现代人类的信息渠道相适应.现代人们从网络获取信息的途径已远不止于计算机,更多的则是通过移动设备,如手机及平板电脑等.因此企业培训档案系统设计也应遵从这一趋势,设计人员在系统设计过程中要特别注意相关移动端APP的开发,使企业的员工在上班时间外也能实现对档案信息的管理.
二、培训档案管理系统主要构成
1.参训部门管理
这一部分包含所有参加培训的部门机构的信息.如部门对应代码、部门名称、部门工作内容等.培训人员通过对每一部门对应的代码在系统内进行增加或删除实现对培训对应团体的管理,这一部分的访问及修改权限仅由培训工作人员特有.
2.参训人员管理
这一部分内容包含所有参加培训的员工的信息.如员工姓名、工号、所属部门、培训进度等.这一部分内容既面对培训工作人员,使其对接受培训人员进行管理,也面对参与培训人员,使其在这一系统上进行登记及培训项目的自主选择.因此这一部分内容的访问权限由培训工作人员与参加培训人员所共有.
3.培训考核管理
这一部分内容主要包括被培训人员培训完成后的书面考试成绩及进入岗位后的业务水平、工作能力等指标.培训人员通过对参训人员的表现进行观察及评价,将参训人员的考核内容、考核结果等内容及时登记到管理系统中,并事实根据员工表现状态对考核情况动态修改,这一部分内容访问权限仅由培训部门人员特有.
4.培训考勤管理
这一部分内容主要对受培训人员在培训过程中课堂出勤情况进行考核,通过电子化手段实现了对原有书面考核方式的升级,其在培训档案管理中占据重要地位,其中包括的信息主要有员工编号及考勤时间,某些考勤过程还要对员工进行人脸识别,这就需要在考勤系统中加入考勤人员面部照片供对比使用.这一部分内容仅可由培训部门人员访问,对参与培训人员的考勤情况进行统计.
5.培训档案管理
这一部分内容是整个档案管理系统的核心内容.其中包含的内容也较多,既需要包含员工姓名、工号、所属部门等基本信息,又需要包含参加培训的人员在培训过程中的各类信息,如参加培训科目、参加培训时间、培训出勤情况、培训考核成绩等.同时需要将这一培训内容的各项过程记入员工在企业内部的具体表现.这一内容不仅需要培训管理人员访问对其培训各项内容进行增加与删减,同时也需要企业领导部门及行政部门访问,通过查询某一员工的培训情况对其表现进行评估,因而这里各部门人员均须获得权限.
6.管理
这一部分内容是系统的安全内容.其中包含对系统的各项信息的保密工作,其系统可访问的用户也较多.如参加培训的人员需要对个人系统信息设置以防泄露或被他人利用,培训人员需要对系统关键区域及培训信息设置或口令,以防培训信息或培训方法泄露或培训档案管理系统遭受非法攻击.因而这一部分内容的访问权限由所有培训相关人员所共有,但不同类型人员可访问的系统内容不同,可进行的操作也不同,且基本互不重叠.
三、数据库设计
数据库设计作为管理系统设计中最为核心也最具专业性难度的工作内容.其设计需遵从一定的原则.首先,数据库中的数据及程序应具有一定的独立性特点,也就是使每个数据都成为数据库组成中最基本的组成元素,使用者通过数据的检索系统即可准确找到所需数据或程序.同时,数据库的检索功能也要达到一定的标准,力求实现既可以用上文所述方法实现数据信息的快速获得,又可以通过对模糊关键词搜索或条件筛选实现数据查找.最后,数据库在建立之前要对所需存储的数据进行规范化整理,通过将数据进行合理分层及标签化等处理,实现数据特征明显等特点,这有利于数据库信息存储的条理清晰,既可以实现对数据的高效访问,又可以提高系统抵御外来风险攻击的能力.
四、结束语
21世纪至今的发展已经证明,21世纪是属于信息技术的时代,信息技术已经对生活的方方面面产生了重要影响.特别是针对于信息管理这项原本复杂的工作,应用信息技术的自身特点能够极大地减少这一工作给相关人员带来的压力,并实现信息真正得以最恰当应用这一目的.我国的商业形态正处于重要转型时期,相关企业应充分利用信息化管理体系这一先进管理方法,实现企业发展技术层面的再升级,有助于企业在这一转型过程中实现资本的扩大化,从而使企业实力迈上一个新台阶.
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