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高校审计档案管理信息化建设初探
马鑫河南师范大学审计处
摘 要：高校内审部门档案管理工作已向信息化方向发展.高校内审部门为适应当前的审计工作,实现档案信息管理的现代化需借助于计算机技术.本文对高校审计档案管理信息化的必要性进行了阐述,并对如何建设高校审计档案管理信息化展开了探讨.
关键词：高校审计档案；档案管理；信息化建设
中图分类号：G271文献识别码：A文章编号：1001-828X(2018)004-0-01
随着我国高等教育改革的深入推进,高等教育事业得到空前发展,高校内部审计工作在高校管理中的地位和作用日益显著.近年来,计算机和通讯技术迅速发展,使得现代社会信息化程度越来越高.内部审计信息如何能够在高校管理工作中发挥更大的作用,是审计档案管理工作需要解决的问题.为此,高校必须适应新形势需求,结合高校审计工作实际情况,建立与实际工作相适应的审计档案管理体系.
一、高校审计档案管理信息化的必要性
1.审计工作发展的需要
随着各级政府和社会各界对高等教育投入的急剧增长,高校的教学和科研事业得到不断发展,高校的基建投资也随之大幅增加.基建工程审计档案具有数量众多、内容繁杂和收集时间长的特征,这是由于高校建设工程具有复杂性、多样性、多数工程建设周期较长,甚至需要跨年度施工的特点所导致.在基建工程审计档案的收集、整理、保管和利用过程中,传统的手工档案操作系统,在保证档案的及时性、准确性和完整性等方面存在很大困难,已不能适应高校审计工作发展的需要.
2.现代审计信息技术发展的需要
高校审计工作已基本全部采用计算机辅助审计技术.高校针对手工操作系统制定的内部审计档案管理规范,在手工操作系统已无法适应当前审计信息化发展的形势下,现有的审计档案管理规范也已不再适用.为了适应现代审计信息技术的发展,高校内审部门必须加快审计档案管理信息体系建设.
3.提高高校审计档案利用率的需要
审计档案是对审计过程最真实的还原,它直接反映审计结果,是审计人员集体智慧的结晶.如果能够利用好内部审计档案,往往能起到事半功倍的效果.但在实务中,审计档案利用率低下依然是当前内审部门面临的突出问题.这是因为从手工档案操作系统形成的众多审计档案中查阅资料,统计数据,分析结果都相当繁琐,给审计档案工作的开发利用带来很大的难度.
二、建设高校审计档案管理信息化的途径
为了顺应时展,不断提升高校审计档案管理水平和效率,建立高校审计档案信息化管理体系需要从以下五个方面着手.
1.推行现代化审计信息存储方法,发挥信息技术的优势
在电算化财务与信息化管理的前提下,要推行现代化审计信息存储方法,就要让审计人员和档案管理人员注重审计技术和方法的创新,将计算机、互联网和各类审计软件应用到审计档案管理中,建立起相对良好的审计信息管理体系.高校审计人员应借助审计工作的经常性、及时性的特点,改变以往集中审计的模式,全面推行日常审计,跟踪审计等,使信息化辅助审计能够得到应用和普及.
2.加强高校审计档案信息安全管理,做好审计档案信息化管理的监管工作
我国高校审计档案信息化建设发展较快,这对审计档案信息系统的安全提出了更高的要求.长期以来人们偏重于依靠技术手段来确保审计档案信息安全,但实践证明,许多分散、复杂、多变的安全威胁和隐患仅靠技术产品是无法消除的,必须制定适合高校审计档案信息安全的政策、法规、标准.需要注意的是,许多高校审计档案文件信息涉及到国家安全、商业秘密、个人隐私等内容.对于这些文件,设立不同密级,按照有关规好保密工作.
3.提升高校审计档案管理人员素质,加强档案信息化人才建设
高校审计档案管理工作的质量受到审计档案管理人员综合素质水平的影响.审计档案的专业性强,要求审计档案管理人员应具有较熟练的业务技能.再者,审计档案管理的内容较多且比较繁琐,有的还可能涉及被审对象的个人隐私,这又需要工作人员具有良好的职业道德.
现代档案管理的知识和要求不断随着信息化时代的快速发展而更新.当前我国高校审计档案信息化发展对审计档案人才队伍的信息化素养要求较高.因此,高校要推进信息化体系的建设,就要鼓励工作人员不断更新自身的知识和观念,学会运用新技术、新理念使审计档案管理向信息化方向转变.
4.制定科学的高校审计档案管理办法,充分发挥现代信息技术在档案管理中的作用
高校要建立健全内部审计工作规范及审计档案的管理制度,明确审计档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的管理办法.为了加快推进高校审计档案管理工作的科学化、规范化和法制化,高校应完善档案管理责任制并加大审计档案管理工作的考核力度.
办公自动化的全面实现,使高校审计档案管理工作向自动化与计算机辅助化的方向发展,使审计技术与现代信息技术有机融合,充分发挥现代信息技术在审计档案管理中的作用.电子文件数据和纸质档案同时归档是当前高校审计档案管理与利用工作所普遍采用的方法.即审计档案管理人员借助予大数据和云计算技术,将纸质文档编排为电子文档.并将其储存于安全级别较高的介质中,从而确保数据的完整性、安全性,方便利用者准确、快捷的查询和利用.
5.利用现代信息技术积极推进高校审计档案的开发利用工作
电子审计档案使档案的开发利用成为了可能.内审部门应高度重视电子审计档案的开发利用工作,鼓励档案管理人员不断学习现代信息技术,充分挖掘审计档案信息资源的潜在价值,最大限度地开发利用审计档案.具体表现在：一是利用计算机辅助审计技术编制形成的电子审计档案的完整性和安全性较高,便于审计人员准确、方便、快捷的查询所有的审计信息；二是建立针对上级审计检查及同级审计交流发现的审计问题电子档案,能够为规范以后的审计工作提供参考.三是建立针对学校内部审计工作中发现的违规问题电子清单,对清单中记录的需要提请纪检监督部门介入调查的问题要及时提交,对其他类问题要督促有关部门及时整改,强化责任追究.
三、结语
通过建设高校审计档案管理工作信息化能够有效提高审计档案管理的水平和效率,发挥审计档案在高校管理中的作用,推进高校管理水平的提高.
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参考文献：
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