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业务档案管理工作对社保基金安全的影响分析
黄炳辉
（清流县社会劳动保险管理中心,福建 清流 365300）
［摘 要］社保业务档案作为社会保险业务中的重要组成,是参保人员享受保险待遇的凭证,也是保证社会稳定发展的基础.随着近年社保业务的发展,社保覆盖面、服务范围逐渐扩大,同时社保基金面临的风险也越来越多,阻碍社保业务发展.本文从业务档案管理工作对社保基金安全的重要作用出发,总结业务档案管理工作保障社保基金安全的措施.
［关键词］社会保险；业务档案；基金安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.072
［中图分类号］G271；F812.45 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2018）16-0-02
近年来,我国社会保险机制越来越成熟,但是由于部分地区社保机构内部控制制度不健全、管理模式落后等因素,不利于开展社会保险基金管理工作.因此,社会保险基金管理工作需完善内控机制,使其更加趋向于常规化,推动社会保险业务档案健康发展.下面,笔者结合工作经验,从以下几点探讨业务档案管理工作对社保基金安全的影响.
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业务档案对社保基金安全的重要作用
在社会保险业务中,业务档案管理和社保基金关系密切,是保证基金安全性的前提条件.一般情况下,社保基金在发放、转移、征缴时参考相关规定会产生业务档案,其记载着多年来参保人员的详细信息,如参保记录、参保费用、享受的待遇等.在实际工作中,工作人员将业务档案管理、社保基金结合在一起,参照业务档案对基金进行核对,比对档案监管基金,能有效预防漏发、冒领现象,便于充分发挥业务档案的作用,保证社保基金安全.
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业务档案是保证基金内控到位的途径
业务档案是内部监督、控制的一手资料,也是保证基金安全的基础.加大社保档案的管理力度,保证基金内控到位,能修复社保漏洞,保证基金安全.从当前情况来看,业务档案管理工作的作用主要表现在以下几点.①业务档案管理是保障基金安全的基础.由于部分社保机构缺乏对业务档案管理的重视,投入资金和精力较少,导致该管理工作缺乏一定的规范性、系统性,导致装订不规范、档案丢失现象频发,无法满足管理人员、参保人员的信息查阅需求,不利于提高管理质量和内控效率.再加上社会保险业务量庞大,故而对业务档案进行规范、科学的整理和管理非常重要.②科学、合理地使用业务档案是保障基金安全的有效手段.业务档案管理包括收集、分析、整理、归纳和查阅等流程,各机构及参保人员都通过间接或直接的方式参与其中,导致业务档案管理错误频发,因此为保证业务档案的完整性、真实性,需加强内部管控,进一步保障社保基金安全.③随着人们养老保险意识的增强,历史缴费作用逐渐显现,断保多年后再续保的人越来越多.由于历史缴费记录不完整,部分参保人员权益得不到保障,而且实践中也产生诸多争议,为有效解决这些争议,必须依据完整、准确的,因此加强业务档案管理工作尤为重要.如果业务档案管理中缺乏安全、合理的管理流程和机制,就会使社保机构的工作陷入瓶颈,甚至还会影响社保改革的进程.所以,应基于实际加强业务档案管理,这是保护参保人员权益的基础,也是保障社保基金安全的重要举措.
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业务档案管理工作保障社保基金安全的措施
3.1 增强社保基金安全意识,加强档案管理的宣传力度
国家档案局、人力资源保障部门应制定业务档案的管理要求,对相关的管理制度、执行部门给出详尽的规定.上级部门还要不断增强社保基金安全意识,加强业务档案管理,将其作为评定部门领导工作的指标之一,借助网络、电视等手段宣传业务档案管理工作,保证社会公民充分了解业务档案管理工作对社保基金安全性的作用.同时,社保机构还要加强部门领导,组织专业人员参与业务档案管理,并为他们提供工作场所,尽可能地满足工作要求,保证业务档案管理工作顺利进行；根据自身经济状况适当提高业务档案管理部门的资金预算,提高工作人员的福利待遇,从而提高业务档案管理工作的质量.
3.2 建立信息化环境,健全内控机制
在业务档案管理工作中,建设以人为本、人机结合的信息系统对加强内部控制具有重要的作用,具有成本低、维护便利、效率高、可靠性强的特征,能使内部控制管理更加精细、合理.社保机构应建立信息化的业务档案管理环境,合理使用计算机的统计准确、运算速度快等优势,将社保系统和银行、编制机构、缴费单位系统结合在一起,不断拓展档案信息的收集面.与此同时,社保机构还要集中处理档案信息,及时将变动后的信息传递至系统终端,便于统一检查、核对档案信息,推动社保基金有序运行.
在保险业务档案管理工作中,工作人员要对管理流程进行规范,保证档案资料的完整性、真实性,从而不断提高档案管理的质量和效率.社保机构要依托我国颁布的和档案管理相关的政策,健全业务档案管理工作制度,基于工作要求明确档案信息的归档标准和要求,构建全面、科学的管理体系,能保证各项工作顺利进行.对于种类不同的业务档案管理,工作人员还要还要明确各环节流程,保证能够进行集中化、标准化的管理,从而不断提升管理水平.
3.3 加强业务档案规范化建设,夯实内控基础
业务档案和每位参保人员的利益有着直接关系,凭证效果显著.通过规范化管理业务档案,能夯实内部控制基础,保证社保基金安全.社保机构要建立社保档案的管理机构,明确相关人员的工作职责；完善规章制度,编制行之有效的方案,明确业务档案的管理期限,保证立卷有标准,归档有范围,保密有条例,查阅有规定,使各环节都有据可依,从而实现最终的科学管理目标.另外,社保机构还要健全内控机制,制定科学、合理的牵制机制,对于重点的业务档案稽查,要落实双控、双岗机制,规范受理、审批、复核、支付等业务流程,将业务档案管理工作纳入日常工作中,并和绩效工资、年终考核挂钩,作为年终评选的依据.
同时,社保机构还要投入足够资金加强档案管理基础设施建设,分开进行资料存储、办公和查阅工作,为档案资料设置专门的档案柜,并对档案信息存储环境进行管理和控制,预防因不良天气带来的损害现象,并对档案室实施系统、规范的管理,保证档案室的安全性.此外,社保机构要加大对业务档案管理系统的开发和利用,将信息系统和保险业务进行对接,统一档案信息数据格式,以实现最终的业务档案管理目标.社保业务档案信息是对参保人员真实情况的反映,故而还要重视其保密性,定期组织管理人员参与专业教育和培训,增强档案管理安全意识,保证档案管理有效、高效地进行.
3.4 加强基金安全教育,提高综合素养
业务档案管理是一项业务性和政策性都比较强的工作,特别是事业单位的社保档案,在具备专业性的同时还具有政治性.作为档案管理人员,除要掌握基础性的基金安全知识外,还要具备一定的业务能力和法律意识.基于此,社保机构需加强对档案管理人员的基金安全教育,借助各种手段提高他们的管理意识和自律性.首先,开展各种形式的警示教育活动.与档案管理机构建立友好关系,邀请专业人员讲述教材,增强他们的依法建档、管档意识、管理责任感.其次,组间一支高素质、复合型的内控团队.基于社保机构的实际情况,有目的、有计划地对内部人员进行培养,为他们提供尽可能多的学习机会,通过内部稽查、核对机制约束员工,提高内部控制的执行力度.最后,提高管理人员的职业修养.对全体管理人员进行思想素质教育,并于教育结束后进行考核,只有考核合格者才能上岗工作,提升全体员工的职业修养.
3.5 定期评估业务档案,保障社保基金安全
在时间推移、社保基金转移的背景下,社保机构的业务档案信息不断更新和变化.相应的,社保基金风险也处于动态的变化中.这种情况下,社保机构应设置专门的审计人员,定期监控和评估业务档案.在对业务档案进行评估时,社保机构要严格按照相关要求和标准,严格把控基金流向和流量,全面评估资产现状,并基于业务流程制定与之相适应的流程进行监督和防范.另外,社保机构还可邀请工作经验丰富的审计人员进行评估,便于及时发现业务档案存在的问题,预防发生暗箱操作现象.总之,定期评估业务档案信息,能发现和预防基金漏报、错报,使社保机构的内部控制工作更加趋向于常态化,进一步保证社保基金的安全性.
除此之外,档案管理部门还要采购实用性、先进性的办公设备,安排专人记录档案信息数据,建立档案数据库,有效整合和利用业务档案信息.同时,档案管理部门要根据自身情况和工作状况革新档案管理软件,做到自动管理、检索和统计档案资料,便于全面掌控业务档案信息,为日后工作的开展提供保障.
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结 语
在社保业务发展、覆盖面扩大的背景下,社保基金安全问题越来越突出,会降低业务档案管理效率,阻碍社会保险行业发展.因此,社保机构需加强业务保险管理,比如：吸取国外的先进经验,健全内部控制机制,加大社保风险的防控力度,保证业务档案管理工作的顺利进行.另外,社保机构还要积极、主动地解决内部控制建设中存在的问题,及时转变管理理念,将社保基金安全作为目标,建设内控机制作为基础,规范业务档案管理流程,并定期对其进行评估,以此保障社保基金安全,促进社会保险事业实现可持续发展.
主要参考文献
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参考文献：
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