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新《会计档案管理办法》在工作中的应用研究
邓胜华
（德阳市人民医院,四川 德阳 618000）
［摘 要］会计档案记录了一个单位的内部经济活动,具有非常重要的作用.然而,我国很多单位的财务管理工作,都是由会计人员来负责会计档案的使用和管理.这种做法虽然广泛存在,但很不规范,之所以形成这样的惯例,是因为很多单位没有意识到会计档案管理的重要性.在新《会计档案管理办法》背景下,如何做好会计档案管理工作是一个值得思考的问题.本文首先分析了会计档案管理工作中存在的问题,进而分析了如何根据新修订的《会计档案管理办法》规范会计档案管理工作.
［关键词］会计档案；应用；财务管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.005
［中图分类号］F233 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）24-00-02
新修订的《会计档案管理办法》从2016年1月1日开始施行,在电子会计档案的归档、保管年限等方面做了重要修订,以满足当前我国会计档案管理和经济体制改革的需求.企业深入全面了解新修订的《会计档案管理办法》是做好会计档案管理工作的首要前提.本文将结合笔者的工作实践,以笔者的工作单位为例,探讨新修订的《会计档案管理办法》在工作中的运用.
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会计档案管理工作中存在的问题
目前,会计档案管理工作中存在5个方面的问题：①会计档案保管种类不完整,不便于查询；②会计档案立卷不规范,不便于查询；③会计档案管理偏重纸质,电子档案的管理还须加强,确保电子档案不丢失；④会计档案查询、借阅不规范；⑤会计档案偏重保管,不重视销毁工作,造成会计档案永久积累.
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根据新修订的《会计档案管理办法》规范会计档案管理工作
2.1 重视会计档案管理工作
新修订的《会计档案管理办法》体现了国家对新时期、新形势下会计档案管理工作的重视.因此,单位要依据新办法提高单位领导、财务管理人员对会计档案管理工作的重视程度,使他们改变每年出具财务报告,完成年度财务考核指标就等于完成年度财务管理工作的旧观念,让他们认识到财务管理工作的最后环节是会计档案管理,做好会计档案管理工作才算是圆满完成年度财务管理工作.
2.2 建立更加完善的会计档案管理制度
首先,单位要根据新修订的《会计档案管理办法》以及单位实际情况,建立更加科学、更加完善的会计档案管理制度.其次,单位要明确会计档案资料的存储形式,划定会计档案归档的内容范围,划分清楚财务部门、综合档案管理部门的工作职责.再次,单位要制定清晰合理的会计档案归档流程,配置“五防”设施,建立完整的档案室安全制度.最后,单位要制定会计电子档案存储、备份、销毁的流程,有效防范自然灾害、人为破坏等意外事故破坏会计档案.
2.3 明确会计档案保管内容
新修订的《会计档案管理办法》在第三条中将会计档案定义为：一个单位在开展会计核算工作时形成或收到的记录、反映本单位经济活动的图文、表格等不同形式的会计资料,如纸质会计档案、电子会计档案等.因此,单位要明确会计档案保管的内容.首先,单位要明确会计档案保的内容不仅局限于纸质会计档案资料,也包括利用计算机等电子设备接收或形成流通、保管的会计档案资料.其次,单位要从根本上界定会计档案的保管内容,即一切形式的记录、反映单位经济状况的资料.
2.4 建立科学规范的电子会计档案制度
随着我国信息技术的不断发展,各个单位的信息化水平越来越高,对精细化管理的需求也越来越大,越来越多的会计资料,如账本、财务报表、会计凭证等都将通过计算机等电子设备形成、接收、发送和保管.这些过程产生了大量的电子会计档案,这就需要单位建立一套科学规范的电子档案管理制度,以便能高效地管理海量的电子会计档案.具体措施主要包括：①采用相关技术,确保电子档案的真实性、完整性、安全性；②建立统一的电子档案数据格式,同一个文件类型使用同一种数据格式；③强化电子档案的使用规范,根据用户级别设置访问权限,使不同级别的用户在相应的权限范围内下载使用电子档案,同时记录用户对电子档案库的所有操作,以便查询.④确保电子档案与纸质档案的一致性.
2.5 规范档案传输流程
首先,会计人员应该根据单位实际情况,选择离线传输或在线传输来进行电子会计档案的归档、保存.其次,在线传输电子会计档案之前,会计人员要和档案部门做好沟通,以保证在线传输过程顺利.最后,离线传输的电子会计档案在传输之前,会计人员要检查档案的可用性和安全性,确保档案完好无损、无重复或遗漏后,再传输给档案管理部门.
2.6 重新界定会计档案的保管期限
会计档案保管期限包括永久和定期两大类,原先的定期包括三年、五年、十五年、二十五年这几个期限.新修订的《会计档案管理办法》结合财务管理工作的实际情况,重新界定了会计档案资料的保管期限,因此单位应结合该办法重新界定会计档案的保管期限.单位可参考表1重新界定会计档案保管期限.
2.6 建立完善的会计档案销毁程序,强化档案销毁管理
首先,单位要做好会计档案销毁的鉴定工作.新修订的《会计档案管理办法》规定,应由单位档案管理部门牵头组织本单位其他部门,如审计、会计、纪检等部门,共同鉴定到达保管期限的会计档案,并出具会计档案鉴定意见书.其次,各部门经过共同鉴定后,认为可以销毁的会计档案,应该根据相关的会计档案销毁程序进行销毁作业：①相关负责人和经办人应根据销毁清单销毁会计档案资料；②在销毁会计档案之前,相关责任人和经办人应该查看销毁清单并给出意见.
2.7 建立完善的会计档案借阅、查阅流程
单位应该建立完善的会计档案资料查阅、借阅、复制和抄录的相关登记制度,制作相应的会计档案借阅、查阅登记表,以便详细记录借阅、查阅人员,借阅、查阅时间,借阅、查阅目的等信息.同时,单位内部人员需经单位财务管理部门负责人的同意,才能借阅、查阅、复制和抄录会计档案.此外,单位外部人员如需借阅、查阅、复制和抄录会计档案,需要经过单位负责人批准,并出具正式介绍信.
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结 语
会计档案管理需要相关人员同时具备财务会计和档案管理方面的知识,做好会计档案管理工作可以提高单位的整体财务管理水平,还能充分发挥会计档案的作用,更好地为单位领导决策以及风险控制提供参考.会计档案管理人员应该多学习、多实践,深入学习新修订的《会计档案管理办法》,根据《会计档案管理办法》高效地管理会计档案,以满足新时代、新形势下的财务管理需求,更好地为单位服务,为社会做贡献.
主要参考文献
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［2］陈双双.新《会计档案管理办法》实行下如何加强会计档案管理［J］.商情,2016(36).
［3］闫晓巧.学好《会计档案管理办法》做好会计档案管理工作［J］.江苏商论,2016(19).
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参考文献：
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