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大数据思维下的档案管理研究
□ 张 杰
（汉江师范学院综合档案室,湖北 十堰 442000）
【摘 要】最近几年大数据技术已经逐渐开始发展起来,并逐渐渗透到档案管理行业当中.为了探索大数据思维下的档案管理策略,首先对大数据的概念与特征进行了分析；总结了现阶段我国档案管理中的大数据技术应用；最后从档案数据标准、档案信息保管、档案资源利用、工作人员素质以及基础设施五个方面论述了具体的管理策略.
【关键词】大数据；档案管理；信息技术
一、引言
信息技术的快速发展使得现阶段已经进入到大数据时代,大数据技术在各行各业中的渗透力将不断提升,同时也会在很大程度上改变许多传统行业.档案管理本身就是对数据的管理,在大数据时代档案管理必然会产生许多新的变化,同时从大数据基本思维出发对现阶段的档案管理进行研究与分析已经成为现阶段档案管理的必须要面临的问题.基于此种情况,在本文当中笔者对大数据思维下的档案管理进行了必要的分析与研究.
二、大数据的概念与特征分析
《Nature》于2008年第一次推出Bigdata专刊,《Science》在2011年2月推出《DealingwithData》专刊,全球知名的咨询公司麦肯锡（McKinsey）,也于2011年6月发布有关大数据的研究报告,之后,2012年1月份的达沃斯世界经济论,也以大数据为主题,围绕着大数据的问题展开讨论.但是大数据本身就是一种较为抽象的概念,究竟何种数据才能被称之为大数据技术,现阶段学术界对此并没有一个明确的定论.但是关于大数据的3V理论被大部分专家与学者所接受,3V理论是指volume、variety以及velocity.从中可以发现,所谓大数据技术不论是在数据规模还是在数据传输速度方面都具有“大”的特征.但是对这种“大”的认识现阶段依然存在着分歧,部分学者认为,现阶段我国还尚未完全进入到大数据时代,因为大数据技术中的数据规模已经完全超出了现阶段信息技术与硬件技术的范畴.但是还有部分学者认为大数据技术的“大”并不体现在数据容量方面,还体现在对数据的处理方法以及处理方式等方面.
三、档案管理中的大数据分析
档案管理本身就属于信息管理的一种基本方式,因此,自从大数据技术开始出现之后,其在档案管理中的渗透力度已经逐渐开始凸显,并逐渐体现出来.大数据技术在档案管理中的具体体现主要有以下两个不同的方面：（1）大规模的数据存储.自从信息技术渗透到档案管理当中之后,档案管理的信息化发展逐渐变得更加频繁.现阶段不论是在企业单位当中,还是在政府机关当中,电子档案都已经成为档案管理中最基本的数据形式.在这样的背景之下,大量的档案信息被转化为数据形式.其次,在实际社会生产中档案的种类也极为丰富,几乎会涉及到社会发展的各个不同方面.因此,从数据规模与数据种类方面来看,档案数据已经具备大数据的基本特征；（2）在最近几年当中,档案管理已经逐渐认识到大数据技术的重要性,并逐渐开始采用大数据技术对档案资源进行管理与分析.档案管理的本质在于实现档案资源价值的最大化,而大数据技术的主要目的也在于通过技术手段的应用提升数据处理的效率,从而挖掘数据内在的价值.因此,现阶段许多单位也逐渐加强了大数据技术的应用,例如将数据挖掘技术应用到档案管理当中.
综上所述,当前阶段档案管理已经具备了大数据的基本特征,同时在大数据技术应用方面也具有一定的发展.
四、基于大数据思维的档案管理策略
当前阶段我国即将全面进入大数据时代,在这样的时代背景下,档案管理专业必须要充分认识到大数据的特征,并将大数据技术积极主动的应用到实际管理过程当中,实现档案管理效率的全面提升.但是从总体上来看,现阶段我国档案管理行业在大数据技术应用方面还存在着较大的缺陷,同时档案管理对于大数据背景下的管理策略发展认识也存在着一定的不足.在下文当中笔者将对基于大数据思维的档案管理策略进行分析.
1、制定档案数据标准
档案类型众多,信息资源丰富,在纸质档案手工管理阶段,档案管理工作相关的制度与标准较完善.而在档案信息化阶段,无论是硬件设备构建还是应用软件利用,标准与类型各异,容易造成档案信息资源孤立与重复,不易共享.特别是在数字档案归档过程中,数字档案的价值鉴定标准,真实性、完整性、原始性保障等标准都亟待需要制定与完善.但是在制定档案数据标准的同时还必须要考虑以下几个方面的因素：（1）数据的兼容性.由于大数据一直处于动态发展的状态当中,在未来大数据技术也必然会进行必要的革新,这就要求在制定数据标准的同时还必须要充分考虑数据的兼容性,尽量选择具有较高兼容性的数据形式,从而实现数据的有效转化；（2）注重国际标准的参考.现阶段已经有部分国家开始探索档案管理数据标准的建立工作,现阶段我国处于一种开放程度较高的发展状态当中,为了有效与国际接轨,在制定档案数据标准时还必须要充分考虑国际做法.
2、完善档案信息保管制度,保障档案数据信息安全
传统档案安全管理要求做到“八防”,以便在相对安全的环境下,尽可能地延长档案的保管期限.在档案数据化时代,虽然有云存储、分布式,但档案数据信息依然是被保存在一定的物理介质上,而不是在“云”上.由于硬件设备及软件应用状况受到技术条件的限制,在档案数据化时代,我们不仅要做到硬件的安全管理,对于无法预知的软件安全隐患,我们也要提前制定好安全应急防范措施.同时,在敏感数据的分析利用过程中应实现信息的保密,避免数据被恶意使用.可见,档案信息的安全保障工作无论是传统档案管理阶段、信息管理阶段,还是以后的大数据管理阶段,都是档案管理工作至关重要的环节.
3、做好档案资源的利用工作
档案管理的目的并单纯在于社会发展的记录,同时也在于档案内在价值的充分利用,而大数据技术在在档案管理中的应用其主要目的也在于档案资源利用效率的提升.基于此种情况,当前阶段必须要在最大限度上开发档案资源的内在价值.大数据技术在档案管理中的应用则为档案资源价值的发挥提供了新的途径.首先,现阶段档案管理部门必须要提升自身的服务意识,在用户具有合法权限的范围之内,需要及时有效地为用户提升所需要的档案信息,提升用户的服务体验.其次,档案管理部门还需要充分加强大数据技术在档案管理中的应用.例如,通过大数据技术对档案资源的内容进行分析,加强具有较高价值的档案资源的利用.最后,还需要结合大数据技术实现智能化档案管理,大数据技术的发展促进了人工智能技术的发展,现阶段档案管理中的许多工作都可以由人工智能技术完成,例如档案查阅、复制、发送等.因此,档案管理在加强大数据技术应用的同时,还需要进一步加强人工智能技术在档案管理中的应用.
4、提升档案管理人员的工作技能
大数据技术在档案管理中的应用虽然可以在很大程度上提升档案管理的效率,但是对于现阶段大部分档案管理人员来说大数据技术都是一种相对较为陌生的技术,同时大数据技术现阶段依然处于不断发展的状态当中.这就必然导致若需要加强大数据技术在档案管理中的应用首先必须要提升档案管理人员的工作技能.因此,现阶段档案管理行业必须要将工作人员工作技能培训放在大数据技术发展的首要环节,具体来说主要需要从以下几个方面入手：（1）加强工作人员的培训,档案管理部门需要定期地为档案管理人员提供必要的职后培训,通过培训提升工作人员的大数据使用技能；（2）将工作人员的大数据素质与工作绩效考核结合起来,即档案管理部门在进行利益分配时需要充分考虑工作人员的大数据素质,通过利益引导工作人员加强对大数据技术的学习.
5、加强大数据技术应用基础设施建设
大数据技术的应用还必须要以对应的基础设施为载体,从总体上来看,当前阶段我国档案管理中大数据技术的应用存在较大不足的主要原因在于基础设施建设不足.因此,当前阶段档案管理必须要加强大数据基础设施建设.例如,档案管理部门必须要对已有的计算机以及相关软件进行升级,还需要配备速度更快的网络条件,促进档案管理的全面发展.但是在进行大数据技术基础设施建设时还必须要充分考虑现阶段已有的基础设施以及所需要花费的资金,在资金条件不足的情况下,应该尽量充分利用已有的基础设施实现大数据的应用,例如可以通过上文中所提到的硬件与软件升级技术实现大数据技术的应用.
五、结语
大数据技术的快速发展也推动了档案管理专业的快速发展,将大数据技术应用于档案管理中具有一定的必要性.基于此种情况,在本文当中笔者结合自己的实际工作经验,对基于大数据思维的档案管理策略进行了分析与研究,旨在促进我国档案管理的进一步发展.
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该文点评,本文是适合不知如何写思维和档案管理和档案管理研究方面的管理研究专业大学硕士和本科毕业论文以及关于管理研究论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
参考文献：
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