论文从信息化的角度谈科技档案管理，本文是档案管理类有关本科论文开题报告范文和档案管理和信息化和角度类毕业论文格式范文.
文/ 中国核动力研究设计院二所科技信息档案室 孙红梅
【摘 要】本文以中国核动力院二所为例,分析了在科技档案管理工作中加强信息化建设的一些措施与想法.
【关键词】科技档案； 信息化
当今世界已经进入创新密集时代,知识加速涌现,技术爆炸发展,科技创新与产业变革同时迸发,历史性地聚集在一起.信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志.
一、科技档案管理背景
随着信息化社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色.档案基础业务建设的重点已经开始向信息化转移,档案信息化建设成为档案事业发展的必然趋势.同时,档案信息化建设也是档案部门进一步深化改革、推动科技进步、提高服务效率的必然选择.
二、科技档案管理信息化项目建设
（一）制度与组织机构建设.科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头,建设信息化项目组织机构,制定信息化建设管理制度及流程、为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等支持.
项目组织机构应包括所主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员等.
由所主管领导担任项目主管,负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作；档案部门主管负责科技档案信息化规章制度的制订,档案资源的数字化、系统建设等工作的协调；信息部门主管对档案信息化建设过程中遇到的问题进行协调,档案管理人员负责数据信息的著录、收集、整理、入库、保管、利用和维护等工作；信息管理人员负责档案信息系统的软硬件的调试、升级维护、网站的维护、信息的安全与保密等工作.
（二）信息系统建设.一是科技档案信息资源的数字化.科技档案信息资源的数字化是信息化项目建设的关键步骤,数字化程度的高低、数字化质量的好坏直接影响着信息服务质量的优劣.
档案数字化包括纸质档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化等,其中大量的工作是纸质档案的数字化.纸质档案的数字化包括两个不同层次:一是档案目录的数字化,二是档案全文的数字化.
可采用扫描录入等方式,按档案原貌逐页存储为图像文件,并为其编制目录索引,或是经光学字符技术识别后,采用文本格式存储档案内容辅之以全文检索数据库两种不同方式.
相对于传统的手工检索工具,档案目录的数字化已经突显了极大的进步,这一点是有目共睹的,但档案目录的数字化远不是档案管理的全部内容,而档案全文的数字化能够全面、系统地显示档案管理的全部内容,在不触动档案原文的条件下,可以借助计算机网络的优势,方便快捷地查阅各类档案的详细内容,通过局域网、磁盘、阅读器等工具,即可实现异地查询、浏览及信息交流等,有效地拓宽了档案信息资料的传递空间,因此档案全文的数字化才是档案数字化管理的发展方向,也是信息化项目建设的主要内容.
档案全文的数字化不仅包括纸质文件的数字化,还应包括音像文件、数据文件的数字化.对于音像文件、数据文件,除了将其运用光盘进行复制、保存外,还应通过专业的软件进行处理,并可进行在线浏览,而不是将光盘存在库房里,需要利用时,再将光盘借出使用.
由于大多数光盘中的文件占用空间极大,所以对这部分文件的数字化工作,应好好规划其存储方式、存储地点.
二是科技档案管理工作自动化.摒弃传统的手工工作,将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里,借助计算机及系统来完成日常的管理工作,从而实现科技档案管理工作的自动化,这也是信息化系统设计的主要内容.结合文件生命周期理论与前端控制理论,文件从产生到作为档案被保存并利用,直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成.
在系统的设计中,管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容.文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能,使文件产生后,由编写者发起流程,依次经过校对、审核、直至归档的流转过程,参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成.文件的所有校审记录也在系统中自动生成,并可查看与下载.文件的整个流转过程可实时监控.
归档完成后,由科技信息档案室统一下载打印,并做后续的归档处理.该功能省去了纸质审批的繁琐,减少了纸质打印量,节约了时间,提高了工作效率,将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴.
三是科技档案管理工作流程化.在科技档案管理工作中,涉及的流程主要有文件生成流程,文件审批流程,文件分发流程、试验数据分发流程、文件更改流程、文件作废流程、全文浏览审批流程、文件借阅（调阅）流程.
文件生成过程流程化：为各类型的文件设置相应的生成流程,作者点击相应的文件类型,在文件的各模块中,输入相应的内容,即在系统中自动生成一份完整的报告.
档案借阅（调阅）流程化：包括纸质档案借阅、光盘档案借阅及会议（现场）档案调阅流程化；纸质档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件,检索到需要的档案条目,点击“纸质档案借阅”,填写借阅用途,发起借阅申请,系统自动进入纸质档案审批流程,依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批,审批同意后,由档案库房管理员在后台档案利用模块,根据申请的相关信息及审批情况,调用《纸质档案借阅审批表》,进行下载打印并作借阅处理.光盘档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件,检索到需要的光盘档案条目,点击“光盘档案借阅”,填写借阅用途,发起借阅申请,系统自动进入光盘档案审批流程,依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批,审批同意后,由档案库房管理员在后台档案利用模块,根据申请的相关信息及审批情况,调用《光盘档案借阅审批表》,进行下载打印并作借阅处理.
会议（现场）档案调阅流程化：由申请人输入相应的查询条件,检索到需要的档案条目,点击“会议（现场）档案调阅”,填写调阅用途,发起调阅申请,系统自动依次提交给申请人所在科室（即组织单位）领导、科技信息档案室领导进行审批,审批同意后,档案库房管理员即可在后台档案利用模块,根据申请信息与审批情况,调用《会议（现场）调阅档案申请表》,进行下载打印并作调阅处理.
三、前景展望
科技档案管理的信息化建设是一个系统工程,它是科技档案管理工作方式随着社会进步不断创新的过程,不可能一蹴而就.我们要不断总结信息化建设过程中的经验,不断推进信息化项目建设向前发展.
信息化建设过程中也将产生更多的问题,需要我们去解决与克服.比如：数据长期保存和可用、信息安全、数字资源标准化、凭证问题、著作权、知识产权保护、技术设备过时更新、管理理念与方法等.同时,科技档案管理工作应在信息化的基础上与知识管理、项目管理工作进入深度融合,使科技档案管理更好地与业务流程相结合,并为知识积累,技术创新而服务,促进企业的产业升级、结构调整,从“中国制造”走向“中国智造”.
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参考文献：
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