论文信息化背景下事业单位档案管理，本文是事业单位论文范文检索与档案管理和事业单位和信息化背景相关论文范文.
【摘 要】事业单位的发展不是一蹴而就的,而是需要各个方面的发展促进.档案管理是其中重要的一项,它对企业高层管理关于人事变动的决策有着一定的影响作用.因此,对事业单位来说,档案管理有着举足轻重的地位.在信息化的大背景下,事业单位的档案管理也应该随之更新发展,将档案管理信息化,在提高工作效率的同时减少档案储存信息的失误和失真也非常重要.这也是事业单位想要发展必须经历的阶段.本文在我国事业单位档案管理的基本原则上,分析了我国档案管理现阶段的状态和存在的问题,阐述了将档案管理信息化的必要性,并对结合信息化技术促进事业单位档案管理的发展提出几点建议.
【关键词】信息化；事业单位；档案管理
事业单位的档案管理在事业单位的发展中具有重要的地位,其除了记录事业单位的各项工作内容,还可以根据记录的资料反映社会各类事务的演变.在21世纪信息化的背景下,事业单位对档案管理的要求随着事业单位的改革也必须有更高效的发展.档案管理部门应对此高度重视,提高事业单位的档案管理水平,继续探索对档案资料的完全利用,使档案管理工作的效率更上一层楼.
一、档案管理的基本原则和现状
事业单位在管理档案时遵循规范与灵活相结合、权利义务兼顾、制定执行并重的原则.大部分事业单位在管理档案时都严格遵循国家规范,但由于不同单位有不同的规模,因此,在管理档案时遵循的原则无法完全统一.事业单位按照自身特点制定相符合的管理原则至关重要.在制定管理原则时,高层领导需要明确自身工作职责和义务.比如,领导人员在明确自身责任的同时,更需要对员工的合法权益加以保护,若事业单位常常忽视员工的合法权益,那么员工的工作效率会大打折扣,事业单位的发展也会受到局限.因此,领导在制度时需要兼顾权利与义务.制定规则是为了使事业单位有更好的发展,制度的执行则是为了检验制定的制度是否适合事业单位的发展.
根据大多数研究来看,我国大部分事业单位在档案管理上使用的手段还依赖于传统模式,导致工作效率极低,同时也局限了单位的发展.目前档案管理的缺点主要在于人员意识淡薄、综合素质较低、管理制度不完善等.事业单位档案管理不够重视,信息的存放不到位,致使工作效率低下.多数事业单位的档案管理工作人员没有认识到档案管理的重要性,综合素质没有达到基本要求,有很多不足之处.单位在档案管理上的投入不够,制定的制度不到位,因此,信息的管理和存放均不符合要求,限制了单位的发展.
二、事业单位的档案管理信息化存在的问题
事业单位的档案管理信息化其实还存在很多不足,比如档案管理的信息化制度还不够完善、档案管理的规范化水平不到位、事业单位对档案管理的人才流动管理较为落后.
档案管理制度不完善体现在为推进各项工作,档案信息化不论是在工作流程还是档案管理的投入等方面都需要完善的制度作为基础的保障.但是,由于目前大部分事业单位在档案管理方面制定的制度不够完善,在信息化过程中缺乏科学性.虽然很多事业单位都在积极推进信息化,但由于档案管理信息化的过程中规范化水平不到位,想要得到提高非常不易.在规范档案资料时,不管是档案资料的格式还是资料的目录等都没有达到基本的要求,甚至一些档案资料的检索方面也不够完善,这对档案的利用有一定影响.事业单位对档案管理的人才流动管理较为落后,由于档案管理信息化对专业性要求较强,因此对员工的综合素质要求非常高,但是目前大多数事业单位由于经费方面的局限,档案管理部门的员工招收较少.除此之外,事业单位在对员工的培训方面也不够用心,档案管理部门的员工实际工作能力远远小于档案管理信息化部门的要求.因此,事业单位档案管理的水平迟迟得不到提高.
三、事业单位档案管理信息化的必要性
在信息化时代,建立一套完整的档案管理系统能使档案管理工作更为顺利地开展.提高档案资料的利用率,满足事业单位对档案管理信息化的各项工作指标.此外,根据实际应用能力制定完整的方案,增强事业单位档案管理的安全性.
事业单位档案管理信息化不仅提高了事业单位档案管理的水平,而且档案管理信息化使档案检索变得更加容易.传统的事业单位档案管理中,利用纸质资料存储信息,众所周知,纸质资料在存储的过程中很容易由于环境的破坏和人为的因素导致资料丢失,一些重要的文件由于出现无法修复的损坏,会对事业单位造成严重的财产损失.
利用信息化的方式对事业单位的档案进行管理,改变传统的管理方式,将资料使用文字扫描等手段存储到计算机中,并进行备份,若计算机损坏也不会导致存储信息的丢失,防止了档案损坏,对档案的长期保存非常有利.档案管理信息化使档案检索变得更加容易体现在将档案进行存储并合理分类后,通过对档案资料存储信息的分类,在使用信息时可以直接将所需的资料进行检索使用,这种方法相对于传统的方式非常方便,在保护档案资料的同时提高了档案资料管理的效率,员工在进行档案管理时的水平也得到了一定的提升.
四、信息化背景下事业单位档案管理策略
（一）事业单位应根据我国目前的档案管理信息化建设的要求,将自身针对档案管理水平如何提升、如何建设好的制度进行探索和完善.先将手上已有的工作做好,高层领导根据事业单位实际需求和内部人员分配,将现有的档案管理制度进行完善.在完善制度的过程中,事业单位应着重考虑如何依据档案管理的相关规定设计一套完整的方案流程,实现制度、人员、档案资料之间的连贯性,以确保各项工作能够顺利进行.
（二）确保能够在信息化背景下顺利将事业单位的档案管理水平提高.想要保证事业单位档案管理的各项工作能够顺利进行,有一套完整流畅的管理流程,事业单位必须根据相关规定一份符合标准的制度,将目前较为散乱的档案管理工作逐渐统一.事业单位需要在档案资料的完整性和可利用性、建立档案资料的数据库、符合档案管理信息化的设备等方面入手,确保其达到标准化的要求.这也是提高事业单位档案管理信息化水平的一个重要手段.
（三）完善事业单位在档案管理信息化方面的技术手段.想要使停滞不前的档案管理信息化水平得到一个“质”的提高,首先需要改进的就是事业单位目前在档案管理上所使用的技术手段.事业单位需要建立完整的档案管理信息化的数据库,使事业单位的内部部门和档案管理能够有效连接,确保档案资料数据库的完全控制和管理.检索档案资料的手段也需要进行完善,事业单位可使用目前市面上流动的多种检测技术,找出最适合的一种,提高档案资料的检索能力.档案资料的保密工作也需到位,在档案资料数据库的建立、保存和使用等方面都可进行处理,以确保资料不丢失、不泄露.
（四）事业单位定期对档案管理部门的工作人员开展培训活动.工作人员的综合素质能力对事业单位的档案管理信息化有一定的影响.要想提高档案管理水平,必须提高工作人员的综合素质.首先应培养工作人员对档案管理基础知识的掌握,加强对员工这方面的能力培养,尤其是对档案管理业务流程的熟悉度、相关的法律法规和新政策、对档案资料的使用能力等方面的培养,定期开展此类活动.此外,在掌握基础技能的前提下,定期开展培养工作人员创新理念、创新技术的活动,提高事业单位的整体水平.
五、结语
信息化技术在事业单位的档案管理上得到了深刻的体现,因此,事业单位需要认识到信息化技术对事业单位的影响,将信息化技术充分发挥,为事业单位的发展打下坚实的基础.提高事业单位在档案管理方面的水平,需要事业单位的高层领导和工作人员协同合作,认识到档案管理信息化的重要性,在管理档案的方式上有所转变,逐渐完善管理制度,提高员工的综合素质水平,促使事业单位档案管理工作的高效发展.
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参考文献：
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