论文OA办公系统在医院信息化管理中的应用，本文是有关信息化管理本科毕业论文范文和办公系统和浅谈OA办公系统和信息化类论文范文.
文/上海复旦大学附属儿科医院 黄青菁 徐虹 秦赛君
【摘 要】随着网络技术、信息技术的不断发展,O A办公系统在不断的探索中得到完善,并应用于医院管理,提高了工作效率,降低了廉洁风险,节约了办公成本.本文介绍了本单位O A系统建设方面的功能模块,阐述了O A办公系统的必要性、特点和应用效果.
【关键词】O A办公系统；医院；信息化管理
办公自动化系统（office automation,简称OA）,采用互联网技术,将计算机网络功能和现代化办公有机结合起来,是一种全新的办公方式,也是社会经济发展和信息化的产物,相对传统的办公方式具有极大的优势,大大节省了人力物力等各种资源成本.OA系统通过工作流程、移动办公、信息传递等功能,优化现有的组织结构,提高办公效率.是医院信息化建设的一项重要内容,也是提升医院管理水平的主要技术手段之一,从而提高医院的社会效益及经济效益.
一、OA系统的特点
OA系统是一种全新的办公模式,把信息网络技术和办公模式很好地整合,是医院实现信息化管理的重要手段和抓手.使用OA系统,只要有网络支持,医院的员工可以在任何时间、任何地点进行协同工作,不受时间和空间的限制,能够实现准确快速的传递信息,及时了解医院信息,完成工作内容,提高工作效率.
二、OA系统建设的必要性和实施原则
OA系统可以实现信息公开、资源共享.在医院的行政职能办公流程中,公文处理、工作审批、信息沟通、决策实施是日常工作的常项,耗费了员工很多的时间和精力.OA系统可以通过网络节约人力物力,并实现无纸化的办公,减少环境的污染；同时也有效降低了医务人员的事务性办公,增强了医疗性的工作,提高工作效率.
OA系统可以实现优化流程、执行制度.在医院的行政事务中,人工的操作会使得信息流通的速度较慢,不能及时地把重要的信息快速地传递出去,对制度的执行有弊端.在OA电子化流程中,每一个环节都留有痕迹,根据设定的权限明确职能权限,在理顺制度和环节的基础上不折不扣地执行制度,对执行情况进行自动记录,并且对既定的规则不易修改,能保证制度的执行力和规范性.
OA系统可以实现网络办公、提高效率.医院的业务工作繁忙,很多医务人员都是临床职能双肩挑干部,难以保证在有效的时间内完成信息传递和工作审批.OA系统网络办公的功能在时间和空间上解决了这一难题,改变传统办公模式签核程序复杂、人力依赖性强、新制度执行周期长、工作进度把握困难、执行受人为因素影响大的问题,实现信息的广泛管理和集成.
OA系统的设计遵循实用性原则,相关职能部门在开发前期做了大量的调研,了解需求,避免了建设资金的浪费,既关注实用价值又满足功能需求；OA系统的实施遵循安全性原则,在系统上线前充分讨论安全性,做好安全预案,在实施过程中出现安全隐患,及时调整方案,查找原因,消除专业安全.
三、OA系统的功能结构
OA系统立足于解决医院内部各部门、群组、员工个人之间的日常办公、信息共享等需求,主要提供综合办公、流程审批、公文管理、个人事务、系统维护和移动办公等功能,具体内容如下：
（一）主界面.医院OA系统主界面是员工进入各个子系统的平台,整合了办公系统的主要功能,提供方便的入口,员工可以根据自身爱好进行页面风格的选择,浏览各项所需完成的工作任务.医院的OA系统主界面包括以下模块：医院新闻、通知公告、内部邮件、文件*（流程审批）、资源申请（会议室管理、排班管理、邮件系统）、部门主页、个人办公（个人设置、个人工具、工资奖金查询）、综合办公（会务管理、问卷调查、资源共享）、考勤管理、培训管理、公文管理、人事管理、考核管理、微博、论坛、廉洁风险防控、供应商管理、主题活动（创建全国文明单位、关注患儿就医体验）、党建平台（党建网、365党员志愿服务、员工直通车）、宣传平台（儿科电视台、儿科之窗、健康教育）、常用*、快捷登录（原有9个软件平台接口）.
（二）个人办公.主要是与个人办公及通信相关的功能整合模块,有邮件系统、内部邮件、个人考勤、工资奖金查询、个人便笺、个人笔记本、个人日记、万年历、常用*、个人首页、工作*、自定义群组、单点登录和手机短信等.
（三）公共事务.主要是医院公共事务管理和业务综合管理的功能整合模块,有公文管理、会议室管理、排班管理、考核管理、考勤管理、培训管理、考勤上报、问卷调查、车辆管理、规章制度、资源共享等.
（四）信息交流.主要是医院信息发布和内部交流的功能整合模块,有医院新闻、通知公告、综合办公、部门主页、微博、论坛、邮件系统等.
（五）工作流程.主要是医院职能部门工作流转、高效协同工作的功能整合模块,是OA系统的核心功能,现有公共流程及各部门工作流程139个.工作流程的设计遵循医院和部门的工作制度和要求,以自定义表单和自定义流程组织,每个流转环节进行审批权限设置.
（六）管理平台.主要是医院各种专项活动和主题活动的功能整合模块,有廉洁风险防控、供应商管理、历史数据查询、创建全国文明单位、关注患儿就医体验、党建平台（党建网、365党员志愿服务、员工直通车）、宣传平台（儿科电视台、儿科之窗、健康教育）、快捷登录等.
（七）移动办公.主要是实现了在院外访问OA,开发开通了微信员工版、员工版APP上OA系统的院内通知、通知公告、工作流程、医院新闻、内部邮件、信息管理等模块,消除了时间和空间的约束和限制.
四、我院OA系统建设的特色和优势
（一）创建部门主页.全院共有28个行政职能部门开通了部门主页,部门主页的设计提供了个性化的选择,包括风格设计、版面模块设置；所有部门主页保留通知公告主栏目,与OA主页的通知公告模块联动,即时同步.在职能部门的部门主页中,部门根据职能特点与分工,展示新闻动态、主题活动、员工风采、规章制度、国内协作、国外交流、业务宣教、学习园地、等.既减少了信息管理员的工作量,也方便了职工查询信息来源.
（二）与风险防控平台的整合.OA办公系统的实施也是加强廉洁风险防控的重要手段,对职权规范使用具有很强的约束力,在OA系统中架设廉洁风险防控平台,在梳理职权、查找风险点、提出防控措施的基础上设置工作流程,从实施中体现了职能职权的防控过程,降低了廉洁风险.
（三）实现软件平台的对接.医院OA系统与老的OA系统及原有的各职能部门开发的9个管理软件平台做接口,设置专门的快捷登录区域,整合资源设置权限,对全院职工开放.一方面实现了人事基础数据的共享,确保人事信息的准确性,解决了以前每套软件独立人事信息带来的信息更新不及时和不准确的问题；同时也规范了医院的信息化管理,实现了统一管理的目标；另一方面,提供了老OA的历史数据查询功能,使得新老OA顺利过渡,员工的历史数据和资源不丢失,提高工作效率.
五、OA系统在医院管理中的主要作用
（一）有利于提高医院管理的工作效率.医院包含临床、医技,职能部门众多,特别行政职能部门中,不同部门的管理职能也不同,需要进行有序的沟通联系,各部门间的联系和沟通直接决定了医院运行效率和运营效果.在使用OA系统时,各部门之间可以形成良好的交流关系,有效提高各部门工作效率.
（二）有利于节约医院管理工作成本.OA系统借助信息网络技术,使用电子办公的方式有效地代替传统的纸质办公方式,节约了办公过程中使用的纸张和办公用品等,有效降低了医院管理工作的物资成本.另外,医院员工在使用OA系统时,都可以借助系统完成或者记录工作内容,降低了医院管理的人力资源成本.
（三）有利于提高职权廉洁风险防控.OA系统因其网络特点,管理更加规范,通过特定的工作流程,不仅降低了人为因素的干扰,同时也保证了信息的准确性和真实性.在工作流程各个环节的流转过程中,可以实时跟踪各个审批流程的时间、*状态、*结果,医院内部管理程序一目了然,管理工作更加规范,审批监督更加有效,提高职权廉洁风险防控成效.
（四）有利于完善医院管理制度体系.管理制度体系的完善对医院发展至关重要,OA系统使用过程中可以实现流程化、规范化.通过OA系统的建设实现了工作流的权限设置,全院员工分工明确、权限分明,具体的工作任务落实到人,通过系统使用记录,可以追溯所有工作执行情况,杜绝推诿扯皮,规范有序地执行医院管理制度.
（五）有利于加强员工的管理与沟通.在OA系统中,员工可以将信息经特定的流程和程序传递给另一位工作人员,得到有效沟通,让工作顺利开展.同时,在OA系统中,领导和部门负责人可以通过系统本部门员工及相关部门员工的工作情况,快速高效地实现沟通目的,提升沟通的有效性.
（六）有利于实现各部门资源共享.在OA系统建设中,OA系统的基础人事信息与原有的人事管理信息软件对接,每天固定时间同步,确保医院员工人事信息的准确性.同时,在原有的科研管理系统、医德医风管理系统、后勤管理系统、档案管理系统、教学管理系统、财务管理系统、会议管理系统、图书管理系统、满意度测评系统九个管理平台,软件做接口,与微信员工版、医院APP两大移动平台实现人员信息同步,根据需要共享基础人员信息库.
（七）有利于展示医院文化建设成果.医院文化是指医院在长期医疗活动中逐渐形成的以人为核心的文化理论、价值观念、生活方式和行为准则等等.长期以来,我院已形成严谨务实的医院文化,借助于OA系统的建设和实施,在信息技术和管理制度上使得医院文化得以更好地体现；同时在OA系统中整合了医院创建全国文明单位、关注患儿就医体验三年行动计划、党建平台、宣传平台、部门主页等主题文化建设项目,向全院职工宣传展示了医院文化建设的成果.
六、总结
医院OA系统的建设从前期调研到后期实施验收历经两年时间,是提升医院管理效率和水平的过程,是医院信息化管理的基石,对医院的制度完善和精细化管理提出了更高的要求,促进医院的信息化管理不断进步和良性循环.
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参考文献：
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