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事业单位档案信息化管理的有效途径
姚保华
（黄委信息中心,河南郑州450004）
摘 要：加强事业单位档案的管理,是保证事业单位良好发展的运行前提,因此优化分配、合理协调事业单位档案是一项重要的举措.文章首先对事业单位档案信息化的优势进行了介绍,然后分析了事业单位档案管理的特点和存在的问题,最后对事业单位实行档案信息化管理的有效途径进行了探讨.
关键词：信息化管理；信息资源；档案管理；事业单位；搜索引擎文献标识码：A
中图分类号：G271文章编号：1009-2374（2017）03-0179-02DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.03.080
档案管理中存储着许多重要的信息,所以各机构对其管理非常重视.信息时代的到来,让事业单位档案的管理更改传统的管理模式,逐渐走向信息化管理,给事业单位档案信息管理带来了更大的挑战,因此必须要以积极的心态迎接挑战,努力完善档案管理工作.
1事业单位档案信息化管理的优势
事业单位的发展如果要打破上层局限,不仅要与时俱进,还要利用有效的信息化设备,并且在传统的基础上进行继承、改革、创新.信息化管理是将信息存放在一个轻便、合理的空间中,而事业单位中存在着很多规律性的规章制度,档案管理信息化是这些规章制度的产物,没有规章制度的叠加,也没有管理的信息化方式.事业单位只有深化档案管理信息化,朝着档案信息化目标行进,才能促使事业单位在未来更好的发展.在如今的科技时代,电子产品无处不在,所以要对其进行充分利用,勇于开拓、积极创新,这样才能将现代设备发挥出优势.目前越来越多的事业单位都在运用档案管理信息化模式,这样的管理模式无论是个人还是企业都是一个向前发展的表现,推动了经济发展的同时也为事业单位的档案管理提供了更加有力的保障.
2我国事业单位档案管理特点与问题
在事业单位的管理中,大多数都在实行“统一领导、分级管理”的体制,这种“双重管理”的模式,可以让档案的保管更加完整、统一、安全,实现党、政档案服从党的领导.这种符合我国自身国情的事业单位管理制度,在党的领导与监督下实现了档案管理的平稳发展.但是随着制度的实施,一些传统的事业单位档案管理存在着许多待解决的问题,主要体现如下：（1）旧的档案管理制度在实施的时候出现了权利与信息的不同传递,关于管理空间条块的重叠呈现交错的状况,严重破坏了上、下级之间部门的稳定性,出现了条块分割的问题；（2）在一些事业单位里未经行政管理部门允许,私自单位的档案管理制度,导致这些制度与自身的实际不符合等想象出现.在事业单位员工调动原档案的时候,费时间、费精力,并且事业单位档案的管理由多个部门管辖,一些事业单位如某事业单位要求某人限时从原单位调动档案,但实际情况是原单位档案调动费时、费力,许多事业单位档案受多个部门管辖,同时有的事业单位拒绝接受当地档案行政管理部门的监督指导；（3）在一些事业单位的档案室中,其自身的行政化越来越显著.不利于事业单位档案管理专业化的发展,相关部门没有好的人员配置,在档案出现问题的时候没有及时解决,推卸责任的大有人在.
3事业单位实行档案信息化管理的有效途径
3.1建设档案信息网站
在事业单位建立档案信息网站,以及在网络中建设站点,是通过网络的方式进行档案记录,运用网页来提供信息服务.将原本的档案管理方式进行改进,通过档案信息化的管理,将信息服务体现得更加便捷,网页实行的在线查找,大大地提升了工作管理的效率.在进行档案信息化管理的时候,首先要进行的就是将档案管理的相关体系编制到整体的系统中,从而真正地实现档案管理信息化.然后对单位的各个部门的信息进行整合,将资源信息实行共享.要想真正地实现网络化、信息化,就必须要对事业单位的档案管理体系的功能进行完善.通过网络管理系统自身的不断完善,把计算机的优势充分显示出来.
3.2不断强化事业单位档案信息化管理
不断强化事业单位档案信息化管理,是事业单位档案信息化管理良好发展的必要前提.与此同时还要不断加强管理者的综合素质,管理者必须要提高自身的工作意识,保持对工作以及管理的积极性.不断充实自己、完善自己,不断更新管理知识,熟练掌握相关的技术知识,事业单位要经常开展一些培训,对于加强管理者的素质有重要作用.建立健全评估体系,有效的对管理者的工作进行监督,以保证管理者的自身工作效率.完善奖金机制,对于工作上积极进取的员工加以奖金鼓励,一方面对上进的员工是一种认可；另一方面对不上进的员工更是一种激励方式,从而加强整体工作者的工作意识.只有管理者的综合素质得到了提高,事业单位的档案才能得到有效的管理,才能真正地将档案信息化管理落到实处,让信息化档案管理得到有效的完善.
3.3扩充档案信息资源,加快基础设备建设
事业单位档案信息化资源的丰富,在档案管理中起着重要的作用,因此丰富档案信息资源至关重要.在进行档案信息化管理的过程中,管理者要充分地利用网络自身的优势,准确地把握住网络的特点,利用搜索引擎功能对档案信息进行整合、搜集,并在整合之后通过网络的功能进行丰富完善,将及时获取到的资源进行分享,让每一位工作人员都可以分享到资源.同时在事业单位里档案信息管理的设备也要不断进行更新,所增加的设备等必须要满足高质量、使用寿命长等基本特点.由于计算机是进行信息化管理的基础前提,所以事业单位一定要注重计算机设备等的性能,尽量减少丢失档案损失的发生情况.在购买设备的时候,单位要加大力度,精心挑选高质量的设备,因此要加大投资力度,用于选择大容量、高品质的计算机设备,有了高质量、大容量的计算机设备才能进一步保证档案管理工作.另外,对于防毒软件的安装也要加大力度进行管理,用于保障档案工作的进行.
3.4建设并使用搜索引擎
在进行事业单位档案信息化管理工作,建立以及使用搜索引擎便于查找档案的资源,富有便利性.而搜索引擎功能在计算机本身就存在使用,通过一些关键字符就可以进行信息资源搜索,大大的增加了搜索的效率,减少了一些不必要的时间,并且超前完成指定的工作.将计算机的搜索引擎合理科学地运用到内部信息系统中,将内部建立起搜索引擎,方便工作人员进行管理工作；将单位的档案信息进行有效的管理,也可以方便领导人员进行查看了解.这充分地体现了档案信息化管理所具的特点,让事业单位档案信息化管理工作得到了进一步实现,无论是档案管理效率还是质量都得到了进一步提高.
3.5市场化、法制化发展
在事业单位的发展中需要与时俱进进行市场调节,将市场自由竞争文化带入到档案管理中,从而促进档案工作改革开放、创新发展.时刻了解市场的信息,将档案信息资源进行不断的补充与更新；建立健全档案管理的规定,进行合理有效的依法治档,无论是事业单位的管理组织、编制还是职能、工作程序等都需要法制进行约束,从根本上打破人为的制约因素.并且对事业单位的档案工作进行监督.改进传统档案管理模式上的弊端,避免一些由于监管力度不够发生的以权谋私现象以及工作人员对管理熟视无睹的现象.只有在事业单位档案管理中进行有效的法制化制约,才能更好地推进档案管理工作信息化的进程,进一步改善事业单位档案管理的科学性,保证档案信息的完整性,因此事业单位档案管理需要法制化的管理,是事业单位需要加大重视力度的一项举措.
3.6社会化发展
事业单位的发展不应该脱离社会,因而应充分利用社会、把握市场的发展情况,为档案事业改革提供基本的条件,将权利公开与社会,让社会进行监督,并且不需要将权利全部揽入单位,合理地控制权利的范围,积极地接受社会的制约.随着科学技术的发展,社会上年龄工作简历的现象层出不穷.从侧面反映出一些管理人员以权谋私、单位档案管理不善的情况,通过新闻的度以及影响程度,也进一步反映出了社会群众、新闻媒体发挥的监督.这样的监督为事业单位提供了充足的动力,因此事业单位应该摒弃传统的、老旧封闭的管理模式,顺应时代的发展,开启新的档案管理模式,接收新闻媒体以及群众的监督.单位管理人员对档案管理要更加重视,提升自身的管理知识水平,形成档案管理的良性循环.
4结语
综上所述,随着科学技术的不断发展,并且不断成熟,事业单位档案信息化管理也是科学技术发展的必然要求,因此在进行事业单位的档案信息化管理中要不断进行完善,从而建立其科学化、规范化的档案管理体系,让事业单位的档案信息化管理得到有效的保障.
参考文献
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作者简介：姚保华（1960-）,男,河南郑州人,黄委信息中心副研究馆员,研究方向：档案管理.
（责任编辑：周琼）
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参考文献：
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