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新时期学校人事档案管理信息化建设研究
文/云南省个旧市和平小学 王泽
【摘 要】本文论述了新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题,探讨了学校人事档案管理信息化建设的策略.
【关键词】人事档案管理；信息化建设；研究
随着电子科技的发展,信息技术已经开始运用到各行各业中,尤其是各个机关部门的档案管理工作,更加需要信息科技的帮助.人事档案工作是现代学校管理工作的重要组成部分,档案管理工作规范化、标准化是保证学校各项工作顺利开展的前提.建立健全人事档案管理工作是学校档案管理机构的首要任务.随着信息技术的不断发展,人事档案管理工作也发生了巨大的变化,因此通过对新时期人事档案管理的探讨,有利于造就一支高素质的档案管理团队,有利于进一步促进学校管理工作的发展.
一、新时期加强人事档案管理信息化建设的意义
随着社会改革的推进,人才的就业自由度不断提高,人才流动频率加快,而人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用.但人事档案仍然是衡量一个人社会价值以及经历的一个重要的标志,可以全面地反映一个人的工作和学习状态.对于每个人来说,档案记录了个人成长各个阶段的相关信息,是对每个人公正客观的记录.新时期的人事档案管理手段正在发生着变革,单纯的纸质档案管理模式正在退出历史舞台,取而代之的是纸质档案与电子档案并存的模式,使人事档案所承载的人才信息可以在更广泛的范围内得以利用.随着新时期电子技术的发展,学校档案管理工作也需要随之更新方式和管理制度,提升信息化管理水平,提高人事档案利用效率.
二、新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题
（一）学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性.学校的主要任务是以培养学生为主要目的,因此大多数的教职工就会认为教师才是学校的主要工作者,其他的工作人员都是辅助者.因此对于学校的人事档案管理者来说,他们中某些人会缺乏一定的工作积极性,会出现一些工作疏漏或者是人事档案管理不科学的问题.这样的发展现状在义务教育阶段中非常普遍,不但对学校的人事档案管理工作造成了严重的影响,而且还对整个教职工体系造成了严重的破坏.因此,对于学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性的问题,必须要进行合理的解决.
（二）档案管理过程中信息技术应用匮乏.随着信息时代的到来,学校人事档案管理人员除了缺乏积极性之外,还缺乏对信息技术的相关应用.例如在当今社会,互联网极具便利,几乎各行各业都离不开互联网的使用,而学校人事管理信息化程度普遍不高,多数利用都停留在提供纸质档案的基础之上,大大降低了查阅的速度和效率,而且这也非常不利于对个人档案的保护.所以在档案管理过程中加大信息技术的应用是非常有必要的,这样才会更好地促进人事档案的管理工作.
（三）人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制.人事档案管理工作往往是被人们忽视的学校工作,在一些学校中由于档案管理工作的特殊性,人们并不会经常地对档案管理工作进行检查和管理,这样就造成了一些工作人员的工作懈怠、工作疏忽的问题等,这些都是由于缺乏有效的工作监督造成的.因此,面对学校人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制的发展现状,必须要从改善监督管理的方向入手进行解决,推进学校档案管理信息化建设的进一步发展.
三、新时期学校人事档案管理信息化建设的策略
（一）开展学校人事档案管理工作的绩效工资制度.在信息化的时代背景下,学校为了促进内部人事档案工作的信息化建设,就必须提高管理人员的工作积极性,这样才能保证新时期人事档案管理信息化建设的科学发展.因此,学校在进行工作质量评比的时候,要将档案管理人员的工作与绩效工资相结合,以工作质量和效率作为标准来进行工资发放,这样通过将工作与工资绩效结合,就可以带动工作人员的积极性,从而保证学校人事档案管理工作的高效、科学进行,减少疏漏的出现.学校要根据时展的要求,与时俱进,遵循人事档案管理的原则,不断更新学校人事档案管理的方法.
（二）提高学校人事档案信息化管理工作人员的专业素质.在学校人事档案信息管理过程中,必须要引进专业的信息化管理队伍,来提高学校人事档案管理的效率.随着信息时代的到来,学校人事档案管理必须要引进一些熟悉电子档案管理设备的专业人才,以进一步提高学校人事档案的管理水平.除此之外,还要对学校内相关的档案管理人员进行定期的培训,提高他们的档案管理水平,为学校的管理队伍注入新的活力.在进行培训的过程中,引进一些先进的档案管理技术,让档案管理人员的技术水平和管理理念得到进一步的提高.通过定期的培训和交流,促使学校档案管理人员的水平不断提高,从而促进学校人事档案管理的信息化管理水平的提高.
（三）加强学校人事档案信息化管理的保密性.加强人事档案信息化管理的保密性工作,就需要从管理人员素质以及管理系统的专业化方面进行改进.首先,对于学校的人事档案管理人员来说,要提高自身的信息化管理技能,通过强化对管理软件的使用和学习,提高自身的操控信息化软件技能,促进学校人事档案管工作质量的提高；除此之外,学校还要对一些档案管理系统定期地进行维护,定期更新软件,保证管理系统的安全性.尤其是在电子科技迅速发展的时代,软件技术更新换代速度非常快,这就需要掌握每一种软件的使用和操作要求,减少软件漏洞的存在,防止学校人事档案的泄露或者丢失,从而进一步保证学校人事档案管理的科学进行.除此之外,对于档案管理人员来说,也需要提高自身的职业道德素质,做好档案管理工作的保密工作,提高保密性.
（四）完善学校人事档案管理信息化建设的监督机制.保证学校人事档案管理工作的正常发展,同样需要采用一定的监督机制.具体来说,对档案管理人员的工作状态要进行不定期的检查评估,然后根据检查结果对工作人员进行一定的奖惩,这样可以提高档案管理人员的工作积极性,同时也保证了工作的基本质量.建立一支专业化的监督队伍,来进行具体工作的执行,保证学校人事档案管理工作的高质量发展,同时也可以推进学校档案管理工作信息化的建设与发展,使之更好地适应时代的需求.严格地执行监督机制,有利于保证学校人事档案管理工作的科学性和严密性,减少工作疏漏.
四、结语
随着信息化时代的到来,信息化技术开始被（下转第118页）（上接第81页）应用到学校的人事档案管理中,这些信息化技术的应用对学校人事档案的保存和查阅起到了非常重要的作用,促进了学校人事档案管理的规范化、标准化以及流程化发展.因此,通过信息化技术的使用,可以提高档案管理质量,为档案管理实施规范化、标准化管理打下坚实的基础,促进学校档案管理工作的发展与提高.所以,通过本文的研究和分析,可以对新时期人事档案管理工作过程中存在的一些问题进行分析,找出科学的解决策略,促进新时期人事档案管理工作的信息化建设与发展.
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参考文献：
1、 新时期人事档案管理信息化建设 文广西钦州市钦南区工信局节能监察中心 李恒基【摘要】在现代社会经济快速发展的背景下,人事档案是一种非常重要的战略资源,也是人力资源管理过程中的重要部分 在新时期强化人事档案信息化建设具有重要的现实意义.
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