论文电子文件归档过程中存在的问题与，本文是关于过程中相关毕业论文格式范文与电子文件和归档和对策相关毕业论文格式范文.
【摘 要】随着我国经济的快速发展,我国电子信息技术也在不断进步.在这个新兴的电子信息时代,各大企业的管理部门和文件档案室都需要应用新的管理模式,即电子技术来进行整理.这样不仅可以缩短整理各种资料的时间,而且还可以把企业管理得井井有条,加快企业的发展.本文主要分析了电子文件归档中出现的问题和原因,并对这些问题提出了解决方案,以期为电子政务工作人员提供帮助.
【关键词】电子文件；归档工作；档案管理系统
一、电子文件归档中存在的问题及原因
大型的企业在日常管理员工档案问题上,由于员工比较多,管理起来比较困难.同时电子文件归档中也会存在许多其它问题.首先是电子文件自身的原因,使归档难以进行.其次,存在电子文件归档不全的现象.最后,就是电子文件归档方法有问题,不利于电子文件的利用.
（一）电子文件自身的客观性特征,一定程度上使归档存在问题.1.电子文件本身要经过多个系统,这样就会加大整理的难度.电子文件不同于纸质文件,它对设备的要求比较高,电子文件要想被读取只能通过数字设备上面的软件系统.再加上电子文件能够轻易被删减、复制和损坏等特点,就更容易在归档中出现问题.一份电子文件的处理过程要经过很多步骤,它的形成同样也不容易.将一份电子文件处理好,需要很多其它部门协同,最终才能归档.另外,一份电子文件本身就涵盖很多内容,结构上需要规范.因此,一次是不可能完成的,需要经过多次修改,这样就会导致文档内容和结构比较分散,就会使管理人员很难管理电子文件.2.形成的电子文件格式多种多样,不方便转化及后续处理.电子文件的形式有很多种,如文本文件、视频文件、图像文件、数据文件、图形文件等.电子文件的格式也有很多,像常用的格式有WPS、PDF等,像通用格式有TXT、JPEG等.对于我们常用的格式来说,它不是那么规范、不通用,因此在进行归档过程中也不太顺利.电子文件管理员需要将常用文件格式改为通用文件格式.在进行格式转换过程中,文件的内容可能会出现乱码的现象.
（二）电子文件归档不全现象较为明显.在电子文件进行管理过程中,文件归档不全面是一个比较大的问题.电子文件归档不全的原因有：一是电子管理人员缺乏电子文件管理意识,不能很好地管理电子文件.二是业务系统生成的电子文件,被需要的工作人员打印拿走后,就没有把电子文件再保存下来.三是电子文件被打印成纸质版后,人们主要用纸质文件,没人管理电子文件.四是电子文件需要存储起来,由于存储设备不安全,就会导致电子文件被破坏.五是各个立档单位的电子文件没有确切说明保存的期限.
（三）电子文件分类整理方法问题突出,不利于电子文件的存储、检查及利用.电子文件需要通过文件夹的形式才能被存储起来.它是一种非结构化数据,其中文件就是最小单元.对于电子文件管理方式一般是根据年代、机密的级别、机构等因素来进行整理.但是这样的管理方式不便于存储,也很消耗时间.一份电子文件要想归档好,还要从十几个文件夹中找到自己需要的那个文件夹,再将它复制粘贴到另外一个文件夹.此外,对于这种整理方法可能还会出现其它问题,如在写一个方案时可能需要用到很多的东西如视频、图片等,因此在形成电子文件时也会有很多形式,像视频文件、图片文件等.当把这个方案进行存储时,就会被保存在不同的文件夹,再进行利用时就很不方便.
二、解决电子文件归档问题应采取的措施
对于电子文件归档中出现的问题要提出相应的解决方案,目前主要的解决措施是针对电子文件本身的特征,需要将格式规范,同时要设置归口.对于电子文件收集不齐的情况要采取多种方式进行解决.
（一）针对电子文件的特点,在口径上和格式上进行严格把关.1.在办公系统和业务系统中需要设置归口,以增加电子文件导出功能.比如,在系统开发时就要按照电子文件的规则去进行.首先要在系统里面加入导出接口,这样就可以导出通用格式的电子文件,这样就可以直接归档,无需其它步骤了.2.对电子文件格式需要严格把关.日常生活中我们使用的是电子文件的常用格式而不是通用格式.通用格式是全世界通用的,而常用格式只是小范围的适用.但是常用格式在某一区域或某一国家是适用的.因此,对于电子文件来说,一方面常用格式可以不转化直接归档.另一方面,除通用格式和常用格式之外的格式,需要借助其它工具转化为通用格式再进行归档.
（二）多措并举,全面解决电子文件收集不全的问题.全面解决电子文件归档不全问题,主要从以下五个方面.第一,要制定适于各自企业的电子文件管理体系.第二,要注意电子文件的归档时间.对于一些很重要的电子文件要及时收集起来,不要将重要文件中的任何小细节给漏掉了.第三,要将定期和不定期结合起来,把个人的所有电子文件都整理好,要既保存电子文件又保存纸质版.第四,对于要长期存储的电子文件,要提前备份以防出现意外.第五,各个公司要根据自己的实际情况来制定电子文件的保存期限表.此外,档案管理人员也要提高管理能力,这样才能更好地管理电子文件.
【参考文献】
[1]王琳.我国建设工程电子文件归档存在的问题[J].城建档案,2008(2):49-50.
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[3]霍奇道.浅谈电子文件归档过程中存在的问题分析及对策[J].电子世界,2012(23):91-92.
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参考文献：
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