论文新时代下高校办公室管理的弊端和优化，本文是有关办公室管理论文参考文献范文与新时代和浅谈新时代和弊端类自考开题报告范文.
摘 要：随着信息时代的不断发展,办公自动化、信息化已经成为一个必然的趋势,自动化和信息化管理可以有效地提高高校办公室管理效率,促进各种办公室工作有效落实,减少工作中的出错率.本文对新时代背景下的高校办公室管理工作存在的弊端以及优化措施进行分析和探讨,旨在提高高校办公室管理水平.
关键词：高校办公室管理 办公自动化 问题 策略
在信息技术不断应用的过程中,自动化已经在很多行业中都有应用,比如在教育管理过程中可以实现自动化管理、高校以及企业管理过程中也可以实现办公自动化.办公室自动化管理是办公室管理未来发展的趋势,是一种复杂的系统化管理,主要借助计算机网络、信息网络、通信网络,将办公室管理从“线下”转到“线上”.在信息时代背景下,各种信息资料越来越多,办公室业务量大增,办公室管理的创新包括技术创新、人员创新等方面,信息化管理是办公室管理创新的最终目标.在信息技术时代,高校办公室管理需要具有一定的基础,比如要从先进的计算机技术、网络安全管理、制定标准化办公室管理方案等多方面进行协调.随着办公自动化技术的不断发展和应用,在高校办公室管理的发展过程中加强管理信息管理系统的构建,提高高校办公室管理的效率和质量,促进高校办公室管理过程中的各项工作得以准确及时地完成.
一、高校办公室管理的弊端
在新时代背景下,很多高校对管理理念和管理方式进行创新和改革,加强了对各种新技术的应用,使得高校管理水平有了很大的提升.办公室管理是高校管理过程中的重要环节,是对高校发展过程中的各种信息进行收集、整理、保存、利用的过程,对于高校的可持续发展有十分重要的意义.在实际工作过程中,高校办公室管理依旧存在较多的问题.
首先,信息化不足.信息化是一个社会趋势,是信息技术应用背景下的一个发展方向,当前很多高校办公室管理过程中办公自动化程度不高,人工管理过程中很容易出现错误,并且管理效率不高,例如大量的人员信息、行政工作都必须要办公室人员进行整理,人工整理方式效率较低,而且信息容易丢失,信息记录模糊不清,对各种信息继续努力查询时也不便利,对高校的发展有很大影响.
其次,信息安全性较低.在传统的管理模式下,各种信息的保存主要通过手工记录、纸张保存,随着时间增长,这些纸张很容易因为外部原因导致损坏、受潮等,从而导致信息丢失.另外,随着计算机的不断普及,许多高校已经开始尝试使用计算机系统进行信息保存,但由于办公室人员的综合能力不高,在对信息进行处理、保存的时候误操作,导致信息丢失.还有计算机网络安全管理不到位,导致信息传输过程中出现泄漏、丢失问题.
在高校信息进行管理时实现自动化和信息化管理,不仅可以提高高校办公室管理的管理效率,而且还可以减少传统办公室管理过程中的出错率,为高校提供更多准确、有效的信息资料.此外,当前我国的信息计算机技术已经发展到一定的程度,为高校信息化管理提供了必要的支持.比如“大数据技术”、“云技术”等,这些都可以为海量信息的搜集、保存、利用等提供必要的支持,使得办公室管理信息化和智能化更具有可操作性.由此可见,在未来的发展过程中,加强办公室管理的转型是一个十分必要的过程.
二、新时代高校办公室管理创新策略
1.对办公室业务管理技术进行改革
对高校信息进行管理时要实现统一管理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,加强对办公自动化管理系统的应用,使得高校内部的各个部门之间可以加强联系,对各项工作进行落实.首先,要建设办公室管理信息系统,对高校信息进行分类管理,比如借助各种自动办公软件,对各种信息资料进行分类,如在对高校教职人员信息进行管理的时候,可以通过软件从各个部门所提供的信息表格中,将工作人员的各种基本信息抓取出来,整合成统一的表格,便于人事信息的管理、查询等.再比如要对高校办公室管理的业务流程和工作内容进行规范,要建立各项信息标准,严格按照国家、信息部门出台的有关规定和标准执行,对高校发展过程中的各种信息进行汇总.其次,要实现多层次管理,办公室管理不仅是对各种数据信息进行处理,还应该要在此基础上对各种信息数据进行分析,从而为高校改革发展提供更多有用的信息.例如可以借助大数据、云计算技术,对高校人员信息进行分析,对教职人员的工作年限、工作成绩、工作履历等进行分析,从而对教职人员的合理配置,为高校的教学、科研和管理等方面的工作奠定基础.第三,构建办公室管理子系统.在办公室管理过程中,为了对办公室管理任务进行细化,实现更加规范、全面的管理,还应该要在高校信息化系统平台基础之上扩展构建办公室管理子系统,从而将电子公文管理和电子办公室管理实现有机整合,为各种信息资料、公文资料的生成以及归档提供必要的技术支持.
2.加强信息网络安全管理,减少风险
在信息化时代环境下,计算机网络为各项工作带来了便利,但同时也带来了风险,尤其是数据信息的泄露和丢失,成为办公室管理过程中不可避免的一个重要威胁.网络系统是由硬件、软件、基础设施及其存储的数据材料组成的计算机系统,在信息化管理过程中,必须要加强信息网络安全管理,要保护信息网络系统中的各个组成部分不受到破坏、更改和泄露,对高校的各种信息进行保护.为了实现安全管理,应该要加强对各种安全防护技术的应用,比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等.另外,高校办公室管理人员应该要对各种信息进行分类,根据信息的不同等级实行不同级别的安全管理,对办公室管理的各项工作进行规范,减少信息化管理过程中的风险.
3.加强对高校办公室工作人员的信息化教育
高校办公室管理水平的提升,与办公室管理人员的综合能力水平有很大关系,在新时期办公室管理创新过程中,应该要加强办公室管理人员对办公自动化技术、信息技术、通信技术的学习,为高校的发展提供更多帮助.在工作中高校要定期开展信息化培训,聘请专业教师对办公室工作人员进行教育,另外,还应该要加强责任意识培养,办公室管理是一项需要细心和耐心的工作,因此必须要提高办公室管理人员的思想意识,使得办公室管理人员能够以更加负责的态度对办公室业务管理进行落实.
综上所述,办公室管理是高校管理中的重要内容,是对各种办公室业务进行处理的过程,在信息时代背景下,办公自动化是办公室管理的一个必然趋势.随着信息时代的快速发展,办公自动化技术在高校办公室管理过程中的应用也越来越广泛,针对当前高校办公室管理中的常见问题,必须要加强高校办公室管理的创新,提高管理人员的综合能力水平,加强各种信息技术、自动化技术的应用,并且注重信息化、自动化管理过程中的信息安全问题,以提高管理的办公自动化水平.
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