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分类:职称论文 原创主题:审计工作论文 发表时间: 2024-02-04

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侯新亚

审计档案是指审计机关在项目审计或者专项审计调查中形成的,具有保存价值的以纸质、照片、光盘和其他介质存在的记录.档案是审计监督工作的组成部分,是衡量审计工作效率的重要标志,也是国家档案资源的组成部分.审计档案直接记载着审计事业发展的历史轨迹,是审计工作的真实体现,具有重要的凭证和依据作用.审计档案的管理,是审计工作管理的重要内容.因此建立健全档案管理制度,提高管理工作的质量要求,是提高审计工作的基础条件,从而预防和规避审计工作中可能发生的风险.

一、审计档案的内涵和作用

规范档案管理工作,提高档案管理的技术水平,保证审计档案的质量. 2012年11月,审计署和国家档案局联合颁布了《审计机关审计档案管理规定》(第10号令),对审计档案管理规范有了进一步要求,明确审计档案的归档范围、归档时限、归档内容及基本要求,提高了档案的质量要求.审计档案是记录审计过程的依据,是审计成果的重要体现,要作为审计规范化建设、提高审计成果质量和水平的一项重要工作来抓.它记载了审计工作的真实过程,它具有重要的历史作用,又促进了审计监督的发展.

审计机关设立专职档案机构或者配备专职()档案人员,负责本单位的档案收集、整理、归档、移交等工作.档案业务经费应当列入机关经费预算,保障档案馆室所需的基础设施设备的配备、档案数字化、档案用品购置等需求.所有档案应当实行集中统一管理,同时接受同级档案行政管理部门的监督和指导.档案库房在办公阅览库房三分开、面积、温湿度、安全等要素上符合“十防”标准.按照《审计机关审计档案管理规定》要求,审计档案文件材料分为四类四单元排列.第一项结论类文件材料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列:主要有上级机关对该审计项目材料的“领导批示”等批示.还有该项目的审计报告等结论类报告,该项目召开的审计业务会议纪要、决定、记录,被审计单位对审计征求意见稿报告的反馈意见、审计组的采纳意见,审计结果公告等.第二项是证明类文件材料按审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列:被审计单位承诺书及银行账户情况调查表、审计取证单及相应的审计证据材料、审计工作底稿,过去的审计档案整理时只反映审计报告所列问题.而现在的审计档案却反映了整个审计过程.因此,审计人员是否按照审计方案实施审计,具体体现在审计工作底稿上.审计工作底稿要按照审计实施方案所列审计事项排列,依法做出审计结论的法规目录或摘录或取证材料等.第三项是立项类文件材料按审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列,对本项目的调查了解记录;审计实施方案及调整审计方案的材料,上级机关指令性文件或授权审计通知书,在审计实施方案中有廉政承诺书.四是备查类文件材料按形成材料时间结合材料重要程度排列:主要有重要审计情况信息类材料,移送受理、反馈查处结果等材料,审计统计台账,证明审计人员遵循准则的材料,涉及以前年度审计项目的后续材料,被审计单位整改情况等.

30多年来,审计监督在国家治理经济环境、整顿经济秩序、建立社会主义市场经济体制等方面显示出积极作用.审计档案记载着审计监督工作的成长发展历史,记载着国家政策经济发展方方面面,有效地使国家在发展经济、科技、教育、扶贫、生态文明建设等方面投入的专项资金,发挥其应有作用.审计档案是一座宝库,既是审计项目的完全呈现,又是审计人员的智慧结晶,还是掌握审计发展规律,服务经济社会发展的重要凭证.它是在审计工作中自然形成的,这是客观记录,是可靠的凭证.它是真实的审计过程体现,比如账本、凭证、领导批示、问题清单、多个单位的联合发文、因查处问题而制定的相关制度等.特别是对于审计机关的新进人员,审计档案是不可多得的知识宝库,通过学习审计档案,能最快速度地熟悉审计程序,掌握审计方法,用最短的时间投身审计实践.

二、审计档案的发展和遇到的困难

审计档案管理工作自《审计机关审计档案管理规定》颁布之后不断完善,档案管理工作要求更加具体更加规范,特别是十九大以后,成立了审计委员会,习总书记任审计委员会主任,这是审计历史上重大的历史改变,总书记对审计工作的要求把审计工作提高到新的高度,审计档案工作也要有新高度新站位解决新问题和新挑战.

(一)审计档案管理工作逐步规范有序

一是学习宣传档案法律法规,提高依法治档的管理水平.通过对《档案法》和《审计机关审计档案管理规定》认真学习,使审计人员对档案的理解增多,对档案的重视度增强.二是建立健全档案管理制度.针对审计工作实际,建立档案保管制度、保密制度、统计制度、移交制度、利用制度、销毁制度、档案人员岗位制度、档案安全应急预案制度等,定期修订各类文件材料归档范围和保管期限,制定档案分类大纲.三是对文书、审计、基建、会计、声像、照片等档案进行统一管理,并按照不同保管期限分别编号、排列,分柜存放.四是档案编研成果显著.编写《大事记》《组织沿革》《历年获奖情况》《立卷说明》《全宗指南》等.五是积极开展培训.定期参加审计部门和档案业务部门的培训,更新知识、开阔视野,提高审计档案人员专业素养,使档案质量逐步提高.

(二)审计档案管理工作遇到的困难

一是审计档案案卷质量不达标.归档制度、方法得不到落实.审计档案实行“谁实施审计谁负责立卷,谁承办事项谁负责归档”的原则.但是在审计项目实施过程中产生大量的文件材料,由于立卷和归档人不明确导致材料收集不完整,档案案卷排列不规范、划分单元不准确,内容把关不严、无关材料一起装订,出现错页、错订等现象.

二是领导不重视,未将档案立卷归档工作列入年度工作计划,对审计人员造成什么时候归档都行的错误概念,对审计档案质量把控不严,没有对档案工作进行检查,不能促进档案工作更加规范化.

三是档案信息化管理缺乏规划和统一.从审计机关现状来看,各地档案管理工作相对独立,各自管理.全国的审计档案信息化管理没有形成一个全面协调发展的局面,许多单位没有对信息化作长远规划,甚至停滞不前.

四是档案管理人员队伍缺乏专业技术人才.认为档案工作只要会整理档案就好,审计业务可以不需要熟悉;操作过程中各类软件不会熟练运用,不能满足档案信息化要求,认为档案工作不重要,不出错就满足现状,缺乏开拓创新意识.

三、新时代审计档案管理工作的发展

十八大以来特别是十九大以后,审计监督工作的重要性突显出来,审计档案工作也不断地提高、发展.结合现阶段工作实际,对审计档案管理工作如何适应新时展,有如下思考:

(一)加强学习,提高站位

增强审计档案管理意识,提高档案工作人员素质.站在新时代的起点,一切以高标准严要求落实工作.落实档案工作责任制.各级审计机关坚持推行处室立卷和审计组组长负责制.审计人员立卷,处(科、股)室领导负责把关,档案人员负责指导、检查、验收.积极参加各种知识的培训学习、审计知识培训、计算机操作技能学习等,提高工作人员的专业素质.同时,把档案工作纳入年终考核中,从根本上解决审计档案的严格要求,推进审计档案更上新台阶.

(二)开展档案规范化认证

近年来,积极开展审计系统档案工作规范化认证活动,全省审计机关档案管理水平得到了明显提高,同时也促进了审计工作质量的提升.组织审计档案全面检查.通过采取多种方法进行检查评比,一是各市局自选审计项目案卷集中检查评比;二是对指定审计项目案卷进行检查评比;三是全省分片组织巡回检查评比;四是根据规范化工作认证情况进行考评.通过检查评比,查摆问题、整改落实、表彰先进,促使全省审计系统档案工作逐步走上制度化、规范化的管理轨道.

(三)提高审计档案工作信息化水平

随着办公自动化技术的日益完善,审计机关档案管理信息化也当顺应形势的要求.在档案信息化管理中,信息的共享和网络的沟通至关重要,这就需要有统一的标准和规范.大数据时代审计档案信息化应当充分发挥信息网络的优势,应遵循文档一体化、双套制归档、网络信息安全等原则,由上级主管部门宏观管理,本级单位具体实施,下级单位负责指导,统一认识、统一组织.加大财政和技术投入的力度,利用档案软件逐步实现审计档案管理和利用的网络一盘棋.建议审计署下发电子审计档案管理办法,为档案管理提供制度保障.建设部署统一的审计档案管理系统,避免现有审计管理和审计档案管理“两张皮”的现象,同时,建议软件设计预留相关接口,便于与本地数字档案管理部门的融合对接.(作者单位:河南省审计厅)

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