论文论高校系部行政秘书的职业意识和能力培养，本文是秘书相关自考毕业论文范文和行政秘书和职业意识和高校类专科开题报告范文.
高校系部行政秘书是其所在部门开展工作的重要主导者之一.不仅是联络系部主任与专任教师、行政教辅人员开展日常工作的沟通者,也是联系系部之间、系部与学院各部门之间的协调者.本文在探讨高校系部行政秘书工作定位及职能作用的基础上,结合其工作内容,探析其职业意识及能力培养对提升业务素质、工作效率、系部及学校发展的意义.
一、工作定位及职能作用
工作定位是指一个人根据所从事工作的内容、参与和承担的角色内涵,分析其在此项工作中的位置.只有明确工作定位,才有助于看清职责范围,摆正位置,充分发挥职能作用.
一所高校的系部大致由系正副主任、系办主任、系教学秘书、系部行政秘书、专任教师、教辅人员、学生等组成,由此看来,系部行政秘书是系部成员结构的组成部分,与系部教学秘书一起形成处理系部日常教学和行政事务的主导者、主要执行者.
系部行政秘书属于秘书的范畴,是系部领导的参谋、助手,主要协助系部领导处理日常行政事务,与系部教学秘书一起服务专任教师和学生,保证教学和日常工作的正常开展.系部行政秘书还有协调系部、学院部门之间的连接沟通作用,是联系系部与学院之间人事、财务等事宜的桥梁,也担负着促进系部内部团结协作的责任.由此可见,系部行政秘书工作具有连接上下、协调左右、沟通内外的功能.其工作既有对领导工作的辅助性作用,也有直接服务师生的直接性特点；既有多种工作内容交叉的综合性特点,又有其分工内的具体专门性工作；既有计划性、周期性的常规性工作,也有临时要解决的突发性事务.根据其工作特点和职能定位,其角色大致可以归结为系部领导的助手和参谋、服务师生的服务者、基层管理者及协调者.为真正履行好系部行政秘书多元角色的功能,系部行政秘书需要立足工作定位,培养自身良好的职业意识和提升相应的一些职业能力,才能适应工作需要,把工作做好、做实、做细、做出成效.
二、工作内容及职业意识培养
系部行政秘书工作涉及面广,内容多而复杂,主要有文件收发、信息的上传下达,公章管理和使用,组织系部教职工年度考核、教师资格证认定、职称评审、日常考勤等人事工作,各类学生考试安排以及考试资料的收集、审核、整理、上报等,科研工作管理,档案管理,系部宣传,系经费预算执行,物资申购和资产管理工作等.除对接教务处、人事处、财务处、实训中心等部门相关工作外,还对接后勤、宣传部、图书馆、保卫处、一站式等多部门的工作.当然,不同院系实际情况不同,行政秘书担任的工作任务也不尽相同,在人员编制限定的情况下,有些系部行政秘书还负责大量的教学工作、实验室建设与管理、学科竞赛等工作.
以上是高校系部行政秘书在日常工作中需要亲力亲为的具体工作,要做到统筹协作,合理安排,避免失误,提高工作效率和质量,就要树立良好的职业意识.
职业意识是在工作中形成的关于自身工作的性质、地位、价值、活动方式等的认识、评价、情感、态度等.良好的职业意识的培养有助于明确工作职责定位,树立正确的职业目标,规范职业行为,提升专业素养.系部行政秘书应树立责任意识、服务意识、大局意识、效率意识、创新意识等职业意识.
（一）树立责任意识.责任意识的培养是高校系部行政秘书职业的根本要求,只有对工作负责,才能调动积极性和主动性,勇于承担,更好更快地完成工作任务.责任意识来源于对职业的认同感、使命感,因而要认识到自身工作的价值,加强职业认同,强化责任.虽然行政秘书的大多数工作不是高校教学、科研工作的中心,对每件事情都服从服务于中心工作,其服务水平会牵扯到对中心工作的开展.系部行政秘书在处理资产清查、系部财务预算、报账、科研统计与管理等繁杂的工作都需要足够的细心和耐心,严格按照工作规程、流程来执行,如果没有责任心,工作敷衍、马虎、不按规矩做事,势必容易造成工作失误,影响工作效能和系部的整体形象.
（二）树立服务意识.服务意识是行政秘书必备的职业素养.系部行政秘书的基本职业要求就是服务好系部领导、专任教师和学生,保证教学活动正常开展,确保系部的正常运作.要做好服务工作,首先必须要对系部整体情况和学院总体环境有足够的熟悉,才能处理好方方面面的关系；要能很好地领会领导意图,落实好领导交代的工作,加强对信息的整合,为领导决策提供参谋意见；要及时把握教师需求诉求,帮助反映和解决为教师教学、科研、福利、生活方面的问题；树立“以生为本”的理念,服务好学生的成长成才,在本职岗位上做好管理育人、服务育人的工作.
（三）树立大局意识.树立大局意识就是要行政秘书在必要时勇于牺牲个人的时间或利益,以系部的大局为重,维护系部的荣誉或利益.系部行政事务繁杂,工作千头万绪,尤其在一些院系升本、学位评估等关键时间节点,行政秘书工作任务就更繁重,压力更大.面对大量的工作,有的行政秘书加班加点收集资料、整理材料数据成为常态,有时还因个别老师的不理解、不配合,需要更多地沟通协调,这都需要行政秘书树立大局意识,任劳任怨,不斤斤计较.同时在面对诱惑和干扰时,更要以大局为重,如不排除有个别老师为了评优评先或经济利益等与行政秘书套近乎,这都需要系部行政秘书有清醒的头脑,坚守正义,顾全大局,不为利益所惑.
（四）树立效率意识.系部行政秘书工作有多而杂的特点,只有树立效率意识,合理统筹时间和任务,向时间要效益,才能用最短的时间完成更多的任务.这就需要行政秘书合理规划时间,增强工作的计划性和条理性,注意工作的方式方法.得空时要尽量把能做的常规工作做到前头,在工作繁杂的时候要分清工作的轻重缓急,不要为忙而忙,同时要学会借势借力帮助自己解决问题,遇到自己难以协调的问题可以请求领导或同事协助解决,一些资料整理、打字复印等简单任务可以交给得力的学生干部来完成,这样工作起来才不会慌乱,效率也提高了.
（五）树立创新意识.创新意识的培养不仅体现在工作态度上,也体现在工作方式上,针对新形势新形态,要适时而变,适势而行,创造性地开展工作.在信息化、数字化时代,高校教学、管理各项工作都有了新变化、新要求,这就要求行政秘书要在工作中善于总结、善于思考,把握高校行政工作的规律,不断开拓解决问题的新途径、新方法,切忌墨守成规.意识是人脑对客观事物的反映,对人的行为有能动的反作用.培养职业意识就要求系部行政秘书从自身的工作定位出发,在实际工作中,按照职位要求,以提高工作效率为目标,切实担当职责,严格要求,规范自身的行为.
三、职业能力培养及意义
由于系部行政秘书工作多为事务性工作,易给人造成这种职业就是做杂事、专业性不强的印象,如果没有对岗位良好的职业意识,不注重职业能力的培养,就容易陷入事务之中,慢慢形成职业倦怠.高校系部行政秘书培养良好的职业意识是为提升职业能力在做必要的准备,除此之外,还要培养多元化的职业能力,练就过硬的业务能力.具体地说,系部行政秘书要培养以下职业能力：
（一）得体的语言表达能力.系部行政秘书在工作中接触的人员面广,在处理工作、交流经验等过程中要学会察言观色,懂得语言艺术,说话技巧,避免话语误会,提高交流效果.
（二）良好的沟通协调能力.系部行政秘书在工作中要与上下左右沟通行政事务,与不同部门协调事项,要掌握必要的沟通、协调技巧和方法,才能保证工作任务的顺利完成.
（三）合理的参谋协作能力.系部行政秘书既要服务系部领导,也要与本部门的同事共事,在处理特殊或突发情况时,要摆正位置,合理地提出工作建议,以供系领导参考；在工作中,积极与系部同事交流,协作办公,共同完成好各项任务.
（四）善于学习的能力.系部行政秘书要学习的东西很多,要坚持“学以致用”的原则,学习国家大政方针、基本法律法规,学习学校各项规章制度,学习秘书实务、办公室管理相关的理论和业务知识,学习档案管理相关知识、财务工作流程等.向领导学习部署工作、协调关系的方法；向同事学习业务知识、处理问题的技巧,在实践中积累工作经验,形成与工作相适应的知识结构和职业能力结构.
（五）优秀的科研能力.系部行政秘书在工作中会遇到许多特殊情况,处理许多棘手问题,每种现象的背后都隐藏着一种本质,只有善于培养问题意识,发现问题、解决问题,总结经验,培养科学的思维,把思考的现象上升到科研的层次,多动笔,就可以写出一些有深度的论文.
四、总结语
高校系部行政秘书提升自身的职业能力,是做好工作的保障,是适应高校发展的需要,同时对自身的成长发展也有很大帮助.高校系部行政秘书只有立足于自身的工作定位,结合多元的工作内容,培养职业意识,提升职业能力,才能提高工作效率,促进系部工作的顺利开展,为学校的整体发展贡献力量.
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参考文献：
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