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浅谈高校档案信息资源的开发利用
黄瑞霞
（广东外语外贸大学,广州 510091）
［摘 要］高校档案信息包含丰富的资源,需要对其进行精心提炼、深度开发利用来实现其价值.档案信息资源的开发利用工作在档案管理中占有重要的地位,如何开发利用档案信息资源,是一项重要的课题.本文就高校档案信息资源的开放利用展开探讨.
［关键词］档案,信息资源,开发利用
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.074
［中图分类号］G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2018）14-0-02
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引 言
在信息化应用程度越来越高的当今社会,人们对信息资源的需求越来越多,而档案信息作为信息资源的一部分,其使用也日益受到重视.档案管理工作的主要任务是建立档案信息资源,以及做好信息资源的开发与利用.档案信息是一种宝贵的资源,如何提高信息资源的开发与利用效率,为学校提供优质的信息服务,是高校档案管理工作的一项重要的任务.
在高校档案管理工作中,档案信息资源的开发利用是重要的组成部分.档案信息资源的开发利用包括开发、利用两个方面,开发是利用原来的档案信息资源,根据不同的需求与目的进行整理、加工,生成有用信息,利用是实现档案信息资源的价值,为学校各项教学、科研活动提供服务.下面就档案信息开发利用存在的问题及解决策略展开探讨.
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档案信息资源开发利用存在的问题
1.1 档案信息化应用程度不高
在档案信息化应用方面,多数高校的档案信息化程度不高,只注重硬件建设,缺乏软件方面的深度应用,只能满足基本的信息整理及目录查阅,未能实现高层次的信息化应用.同时,档案信息资源库的建设力度不足,已不能满足日常需要.
1.2 专业管理人才不足及服务意识不足
目前,档案管理工作人员的专业多数是管理类专业,而现在计算机信息技术在档案管理中的应用也很广泛,档案信息资源的开发利用也需要管理及计算机信息技术专业知识,但大部分高校缺乏综合类人员,从而影响档案信息资源的开发利用.同时,档案部门的服务方式还是基于传统服务观念,主要是等待用户上门,且提供的服务较为单一,智慧化、个性化、精准化不足,未能进一步满足用户的需求,从而造成用户利用档案的积极性不高.
1.3 档案信息开发利用的意识不强
目前,很多高校的档案信息资源开发利用的意识不强,不利于提高档案资源的利用率.档案的开发利用只注重日常的简单收集、整理、立卷、保管和借阅等工作,未能在深层次方面挖掘档案信息资源的价值,未能充分发挥档案的价值,从而会影响档案信息资源的开发利用效率.
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档案信息开发利用的策略
2.1 加大资源建设,丰富并优化档案馆藏信息
档案信息资源的开发利用,必须有丰富的档案馆藏资源,因而需要加大档案资源建设,而高校档案信息内容具有明显的特征,主要涉及教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和党群行政管理活动.为此,在进行资源建设的过程中,档案部门要根据高校档案信息的特征,采取积极、主动的方式,及时接收、保管、整理学校各方面的档案信息,提高档案信息的存储量.
为了提高档案信息的价值精度,档案管理部门要进一步优化馆藏档案信息,及时清理过时、利用价值不高的档案信息.同时,在接收学校各部门递交的档案时,档案管理人员也要做好过滤工作,把保存价值不高、利用价值不高的档案过滤掉,从而确保经过整理、加工后所保存的档案信息具有较高的利用价值.
2.2 开发档案馆藏信息资源,提高档案利用率
档案馆藏资源是宝贵的财富,为了提高其使用价值,应该进一步加大档案馆藏资源开发的力度.档案信息资源的开发要具有针对性的,首先,必须了解学校的需求,并应着眼于学校的工作重点及发展规划进行选题,确定明确的目标.其次,进一步提高档案编研工作力度.随着档案利用需求的日益增大,用户需要档案部门快捷、高效地提供多层面的档案信息.这就要求档案部门除了向用户提供原始资料,还要根据用户和单位的需要,提供加工处理过的档案信息,如一次处理、二次处理和多次深处理过的信息.最后,建立完善、性能优越的检索体系,最大限度地显示档案信息.档案的检索工具是查找、报告和记录馆藏资源的手段,是档案管理和利用必不可少的工具.它是全面揭示馆藏内容,快捷、准确地提供档案和检索档案的主要途径.构建系统、实用、多功能、多角度的档案检索工具,可减少档案的检索时间,提高档案查询的准确率和查全率.
2.3 做好档案编研工作,提高编研质量
在档案管理工作中,编研工作属重要一环,过去该项工作主要是在做一般编目工作,没有去挖掘、开发信息资源的价值.要体现档案信息的价值,档案管理人员需要对其进行开发及深度优化,将其包含的信息从静态转化为动态,从传统服务向提供综合档案信息的高层次服务转变,为利用者提供完整、系统及优化的档案信息资源.档案信息经过收集、分析、整理和提炼而成的编研成果,可让用户直接获得有用的信息,节省了时间,提高了效率,是为学校提供档案信息服务的重要方式,也是档案信息资源开发的重要手段.档案部门需加强编研工作力度,提高编研水平,确保编研工作的顺利进行,是促进档案信息资源开发利用的重要途径.
在档案信息资源的开发利用过程中,档案编研质量的高低对其影响深远,为此,档案管理人员须深入了解用户的真实需要,并根据其普遍性需求确立编研主题,实施具有针对性和实用性的编研.根据学校的工作实际需求,编研相关档案信息的汇编、摘编、年鉴等成果,使其具有较强的时效性、特色性、专业性和实用性.高质量的档案编研,可提高档案信息的价值,最大限度地满足学校决策层面以及广大师生的需求.
2.4 提升档案信息化应用水平,构建共享资源库
在计算机信息化技术应用越来越广泛的当今社会,作为档案信息采集和处理中心的档案管理部门,需要跟上计算机技术发展的步伐,利用现代信息化技术,在档案管理业务自动化、档案信息网络化、档案信息资源化方面加强应用,提高档案信息化应用水平.建设智慧型的档案管理信息系统,提高档案信息的处理、检索和存储能力,从而进一步提高档案信息资源的开发利用效率.同时,为了提高馆藏信息的利用率,档案部门要充分利用计算机信息化技术手段,构建信息化程度高、具有统一标准的档案资源库,构造一个开放、统一的档案信息资源体系,为真正实现档案信息资源共享奠定基础.基于计算机信息技术开发的档案信息资源,并结合大数据分析技术,根据用户的习惯及需求,向用户推送精准化、个性化的服务,为学校的教学、科研管理提供高质量、智慧型服务,并为学校的发展提供决策支持.
2.5 提高管理人员的综合素质,优化服务职能
在档案信息化系统高度集成的环境下,档案信息开发利用涉及计算机信息应用技术、档案管理两个方面,除了在管理、技术层面加强建设外,还需要对人员的综合能力加强管理,进一步提高管理人员的综合素质.在现有人员的结构下,档案部门要加大档案管理、计算机信息技术两方面的专业技术知识培训,提高档案管理人员的档案综合能力应用水平,同时引进档案与计算机信息技术复合型专业人才,优化人员配置,提高人员整体管理水平.
为了进一步开发档案信息资源,档案部门要采用多种服务手段,将被动服务转变为主动服务,最大限度满足用户的需求,强化服务意识,加强与用户沟通,进一步了解其具体需求,用热情、贴心、积极的工作态度为用户提供优质的服务.在服务内容上,要贴近社会形势,了解学校的需求,及时开发档案资源,提供学校急需的高质量档案信息.
2.6 做好宣传工作,增强档案信息资源开发利用的意识
档案信息资源的开发与利用需要学校各部门的积极支持和参与,同时也需要进行各种形式和多种渠道的宣传.档案管理部门的职能、档案资源信息、档案工作的具体内容等,可以通过编撰《档案使用指南》、馆藏专题展览、档案信息咨询等多种途径进行宣传,以期达到以下两点效果：一是使师生了解档案部门的具体工作内容,清楚馆藏资源、利用档案的方法等,有目的地利用档案信息资源；二是进一步扩大档案工作的影响力,使档案走向校园,增强全校档案的利用意识,普及档案知识,可利用微信等公众平台向师生发布信息,吸引师生更好、有效地利用档案.
提高档案信息资源的开发与利用效率,关键在于宣传,加强宣传档案相关内容,让师生知道档案在各项社会经济活动中的价值,为档案信息的开发利用营造良好的氛围.
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结 语
高校档案信息资源开发利用是一项长期、艰巨的工作,需要学校各部门通力协助,根据实际需求充分利用先进的计算机信息技术与档案管理专业知识,建造智慧型档案信息管理系统,并在其基础上建立档案信息资源库,利用大数据技术深度挖掘信息资源的价值,并提供智慧化、精准化及个性化的服务,提高档案信息资源的开发与利用水平.
主要参考文献
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［3］赵珍珍.网络环境下档案信息资源开发的思考［J］.晋中学院学报,2011(5).
［4］孙冬梅.浅述档案信息资源开发利用的手段［J］.黑龙江史志,2013(9).
此文结论:本文论述了关于经典高校档案专业范文可作为档案和信息资源和开发利用方面的大学硕士与本科毕业论文高校档案论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献.
参考文献：
1、 探究档案信息资源商业性开发模式 【摘要】档案中记录的信息包括社会生活的方方面面,不仅涉及面广,信息的真实性也相对较高,属于比较珍贵的信息资源 与一般的信息相比,档案信息更加可信,因而,其价值就相对较高 在目前的情况下,档案信息资源开.
2、 论地震科技档案信息资源的开发利用 一、前言地震科技档案是在从事地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御……有关的基础理论和应用研究、地震观测仪器研制和基本建设……活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、磁盘（带）、.
3、 档案信息资源的开发和利用 在我国,随着科技的不断发展与前进,档案作为一种重要的信息采集和收集手段,在为人民服务当中发挥着非常重要的作用 近年来,各地机关逐渐重视起了对于档案的管理与开发研究 先后在档案管理的建设当中投入了非常大.
4、 档案信息资源开发和利用 【摘要】档案信息资源作为国家信息资源的组成部分,加大档案信息资源开发与利用的力度势在必行,具有良好的发展前景 本文对档案信息资源的开发与利用进行了分析与探讨,希望有助于提高档案信息资源的开发与利用力度.
5、 如何做好社保档案信息资源的开发利用工作 【摘要】近年来,我国社会保障制度越来越完善,社保档案信息资源的管理工作也取得了较好的成效,并加快构建社保档案利用体系,从而使社保档案信息资源能够更好地服务于人民,为改善民生及推动社保工作的持续性发展奠.
6、 技师学院档案信息资源开发利用之路径探析 【摘要】近年来,随着我国职业教育改革的不断深化和国家对职业教育的大力支持,技师学院迎来了前所未有的发展良机,而档案信息资源的开发利用对于促进技师学院的发展建设乃至社会经济的发展有着重要作用 本文通过研.