论文高校办公室文秘工作的档案管理探究，本文是档案管理方面论文如何怎么撰写和文秘工作和档案管理和档案管理探究类论文写作参考范文.
白明
（内蒙古师范大学,内蒙古 呼和浩特 010022）
[摘 要] 高校办公室的文秘工作承担着大量与档案工作相关的内容,二者的衔接问题是做好高校文秘档案工作的重要环节.基于工作实践,对高校办公室文秘工作的档案管理问题进行初步探究,旨在为工作提供更为详细的理论与实践支持.
[关键词] 高校； 文秘工作；档案工作；管理
[中图分类号]G272
[文献标识码]A
[文章编号]1672-8610(2016)12-0042-02
一、高校办公室的文秘和档案工作的关系
文秘工作在整个学校的工作中具有不可或缺的地位,是实现学校部门职能的重要手段,对领导工作起着参谋和助手的作用,档案管理工作也文秘工作的重要内容之一,日常文秘工作起草的讲话、文件、议程、主持词等文字材料,在使用之后都要经过分类、整理、移交,成为文秘档案的重要来源.如果没有规范、齐全的文秘资料,就无法形成后期的文秘档案,可以说前者是后者的基础,后者是前者的归宿.
办公室的文秘资料是档案的重要来源.学校档案馆的文秘档案主要来自办公室日常公文材料,文秘工作通过对日常学校的公文进行分类整理形成相关的资料档案,由于文秘人员对文件的属性、职能和制发过程都很了解,是文秘档案形成的直接参与者,因此文秘工作的态度、工作水平等方面的因素对文书档案的质量、水平具有重要的影响.所以,办公室文秘人员在日常工作中首先应具备档案工作的大局观念,树立较强的档案意识,较好地掌握相关档案知识和整理档案的技术知识.文秘工作人员你在开展日常工作中,也应要有意识地做好各类文件、资料、材料、图片、实物等各类档案的归类和收集,以保证档案材料收集更加系统、准确、全面,建立完善的档案资料.
档案工作是办公室文秘工作的基础.办公室是学校信息的中心,国家、自治区的政策指令的贯彻落实,各级文件的上传下达,学校规划目标的决策部署,以及各学院部门的相关信息、各类资料、情况都要汇总到学校办公室,办公室文秘工作人员主要负责这些资料和文件的汇总和整理工作,同时要对资料进行整理、分析、研判,提出处理意见等等.而当这些文秘资料在形成后要移交到档案部门,档案部门要对收到的文秘资料进行分类、整理、编目等工作,并加以利用,为广大师生服务,为学校日常工作的开展和发展规划的制定等提供有效的档案服务.
办公室文秘工作是档案材料的使用者.办公室文秘人员在日常工作中,特别是起草学校发展规划、重要报告、相关文件、制度措施等过程中,会经常利用到过去的档案资料进行参考、比较、研究,以服务于新的工作.作为高校档案管理单位,也积极把握文秘人员的使用需求,为利用者提供具有深度、内涵的信息服务,把具有较大教育、文化、科技价值的档案信息资料作为主要利用服务方向和工作重点,探索信息服务的多样性以及技术服务手段的先进性,通过计算机、网络等现代工具为文秘工作提供丰富多彩的信息内容,以推动文秘工作的更好开展.
二、高校办公室文秘工作在档案管理方面存在的问题
在我们的日常工作中,文秘工作同档案一般是分别管理的.此类管理模式有其科学有效的一面,但也在一定程度上切断了文秘和档案工作的联系,如此一来,双方工作人员都无法站在对方的立场来开展工作和思考问题,致使出现一些脱节的现象.主要表现在以下几个方面的问题：
(一)文件材料的格式和处理方面不规范
一是纸张装订方面的问题.没有按照国家公文格式处理办法所规定的公文用纸质地、型号制发文件,由于纸张的质地和耐折度不达标的问题,致使文件保存时间受到严重的影响.此外,没有按照相关规定进行装订,致使在成档后出现掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题,对文件的标准性、美观性和完整性造成了影响.
二是文种使用不当.没有按照国家公文格式处理办法所规定的规范的文种起草相关文件,出现文种混用、乱用、叠用等现象,常常出现在“公告”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”等几组邻近文种之间的混用.还有在国家规定的公文正式文种之外,自创公文行文的现象,如《……的思路>、《……的请求》等.给公文的接收单位的工作带来了很大的影响,甚至造成工作的失误,同时也会造成档案保存的问题,给后来的查找带来诸多的不便.
三是附件不合规.附件是在公文中对正文进行补充说明或参考的材料,往往通过文字、表格、图表等来表现,对正文起着补充说明、解释注释等作用.附件在使用过程中有着规范的格式要求和表述要求,其规范性直接影响着正文和整个文件的规范,但在日常的文秘工作中有时只重视正文的规范而忽视附件的规范,出现字号不标准、序号不规范、装订不严格等各类问题,有的将附件和正文的内容混淆,严重影响了公文的规范性和严肃性.
四是原件的归档齐全问题.文件原件的收集整理是文件处理的重要环节,在公文*过程中,原件以及之后的修改稿准确记录了文件形成、修改、完善的全过程,在归档时要同最终稿一并整理.修改稿特别是有领导批示修改的原稿更具有存档价值.还有的工作人员将传真件未经复印就直接归档,由于传真件墨迹的特点不宜长久保存,时间久了就会变得模糊,为档案查阅的人造成极大的不便.
(二)文秘人员的档案意识不强
档案意识是指工作人员对档案工作的认识和理解的程度,对档案工作的开展和档案价值的实现具有重要的影响.高校文秘人员在日常工作中积极形成、整理并有效利用档案是其工作的基本要求和重要保证.然而,一些文秘人员没有形成良好的档案意识,主要表现在以下方面：
一是文秘人员队伍稳定性不强.文秘人员的流动性往往较大,很难在一个岗位上持续工作,因此,不少工作人员对档案工作重要性的认识不足,只注重文件材料现行的利用,不重视档案的整理和保存,为今后工作的开展带来不便.
二是文秘人员从事档案工作动力不强.有相当一部分文秘人员对档案工作热情不高,工作积极性没有得到充分发挥.这既与自身因素有关,更主要的是由于岗位制度和机制制约其积极性发挥造成的原因.如文秘人员日常工作中往往承担大量的文字材料工作,经常加班加点,而做好档案工作又要付出额外的精力,却得不到认可,势必会造成工作动力的不足.
三是文秘人员缺乏专业的档案知识.文秘人员很少有学习档案专业的,也很少参加档案系统的专业培训,对档案管理的业务知识了解较少,对国家有关档案工作的各项法规和各种业务规定不熟悉,很难把档案法规、政策和档案专业基本知识运用于日常工作实际.
四是文秘人员档案整理的主动性较差.在日常工作中,由于文秘和档案工作采取的是分块管理,致使不少文秘人员档案意识不强,认为档案工作应该是专职档案人员的事,与自己没有关系,不愿意主动收集、整理、装订、移交相关档案.同时,也很少去主动查找、利用过去的档案,增加了档案管理的困难,对档案管理工作造成了很多不利的影响.
三、做好高校办公室文秘工作和档案工作的有效衔接
随着我国经济社会的不断发展,高校各项事业不断取得新的进步,办公室的工作任务量较过去都有了较大增长,各类文件材料也明显增多,这给档案工作的开展带来了一定的困难,因此要将办公室文秘工作和档案工作做到有效衔接,这样才能真正发挥两者在工作中的效能.要从以下几个方面人手：
一是提升文秘人员的档案意识.文秘人员作为档案的形成者和经办者,档案意识的强弱是做好档案工作、提高档案管理质量的基础和前提.文秘人员要认识到作为高校各类会议和活动的原始记录材料,文件档案具有其特殊性和不可替代性,除了能够提供查阅、参考之外,还能够真实、准确地反映高校的发展历史.文秘人员必须牢固树立档案意识,形成良好的工作习惯,为学校事业的发展和科学决策的形成提供可靠的依据和参考.
二是要强化文秘档案的过程管理.工作人员在文秘和档案工作的各个环节首先要保证质量,明确岗位职责,严格按照质量标准执行,要熟悉掌握国家机关公文处理规定的行文原则、格式、程序、公归档等要求,要找相关要求执行.还应建立严格有效的档案管理制度,严格执行规范的工作程序,按照严格了流程*公文和开展档案管理工作,并尽可能做到细致化、简洁化并具有可操作性.
三是要及时做好文秘档案的整理和归档.公文材料的立卷和归档工作是文秘工作的末端环节,同时也是档案工作的起始环节,文件材料在*完毕后应由文秘工作人员进行统一的管理,按照档案管理的相关规定,及时开展立卷工作.文秘工作人员应将立卷工作日常化,及时收集、完善、整理、归类、移交,因此,要在日常做好档案的管理移交,这样既方便工作人员的查阅,又方便于年终的归档移交,避免拖沓积压.
四是要科学利用现代化技术手段.文秘档案的整理工作非常繁琐,重复劳动多、强度大.文秘人员应不断学习先进的档案管理技术,有效利用计算机、信息系统、网络等现代化的手段对档案材料进行整理归档,减轻工作人员的工作强度、有效减少工作时间、提高工作效率.可以利用现有的档案管理软件,也可以根据本单位具体情况,开发研制相关的管理软件,应用到档案管理工作中,减少文件归档中出现的错误,发挥信息系统的管理优势和科技优势.
五是树立不断学习的意识.文秘人员的职责主要是为学校的决策进行服务,全力协助学校快捷、高效地开展工作,很多时候是通过档案材料来为决策服务的.要增强大局意识、管理意识、创新意识,要积极学习相关知识,适应不断变化的形势发展,做好文书与档案工作的有效对接.多向档案专业人员学习,积累相关工作经验,弥补专业不足,以更好地规范文书档案的管理,促进工作的持续健康发展.
六要不断提升服务工作水平.档案并非文件材料的简单排列,而是经过科学分类后的有机整体,只有具有查找利用价值的文件材料,才有入档保存的必要.因此,文秘人员要以广阔的视野、敏锐的判断、负责的态度认真做好档案工作,主动支持档案工作.不得随意破坏文件材料的真实性、完整性和系统性.要主动做好档案利用工作,要树立明确的服务思想,坚持在管理中开展服务,在服务中强化管理,为学校事业发展和决策提供服务,发挥档案的重要作用,更好地为高校教学、科研和管理等工作提供服务.
上文评论:本文是一篇大学硕士与档案管理本科档案管理毕业论文开题报告范文和相关优秀学术职称论文参考文献资料，关于免费教你怎么写文秘工作和档案管理和档案管理探究方面论文范文.
参考文献：
1、 基于大数据视野的高校档案管理探究 史丹妮（广西科技大学鹿山学院,广西柳州545616）摘要近年来,国家对教育事业的发展十分重视,对教育体系的要求也越来越高,高校作为高素质人才提供和培养的主要场所,需要其具有良好的管理水平,为人才的培养.
2、 高校办公室文秘人员素质和能力的提升方法分析 【摘要】在时展与社会进步的形势下,高校办公室文秘人员的素质应该提高,以便于更好地服务于管理工作,提升高校的质量和水平 本文主要就高校办公室的特点、高校办公室文秘人员素质与能力提升方法两个方面的内容进行.
3、 做好高校办公室秘书工作探究 【摘要】本文通过作者自身高校秘书工作的经历对高校办公室秘书的职责和特点进行分析,并对如何提高办公室秘书履职能力进行初步的思索与研究,从而为做好秘书工作提供些许参考 【关键词】高校；办公室秘书；秘书工作.
4、 初中班主任管理工作中学生自主管理探究 作为一种科学化管理方式,自主管理主要是借助自我约束、控制来发现、分析问题,最终解决问题,这需要借助个体分析来发现其中存在的问题,寻找更加有效的解决方式,提升班级管理效率 1初中班主任管理工作中学生自主.
5、 食品药品行政处罚案件的档案管理探究 一、食品药品行政处罚案件档案管理工作的意义食品药品安全一直是人们关注的热点话题,食药监部门依法开展各类专项整治活动,严厉打击了各类食品药品违法行为,有效规范了市场秩序,维护了人民利益 在监督执法过程中.
6、 医院档案管理中存在的问题与工作思路 档案管理工作作为当前医院管理的重要组成部分,在市场经济飞速发展的现代社会,有着其独特而重要的意义 当前,医疗改革日益深化,医院管理工作面临新的机遇和挑战,新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医.